Kun Kalmarin kaupunginkirjasto oli järjestelmänvaihdon edessä, projekti laajeni nopeasti kattamaan koko Kalmarin maakunnan kaksitoista kuntaa. Se, mikä alkoi paikallisena aloitteena, kehittyi alueelliseksi yhteistyöksi, jossa kunnat yhdessä tarttuivat haasteeseen ottaa käyttöön uusi, pilvipohjainen kirjastojärjestelmä: Quria. Järjestelmänvaihto voi olla sekä monimutkainen että resurssia vaativa riippumatta kunnan tai organisaation koosta, ja yhteinen työ on siksi ollut avain projektin onnistumiseen.
Tässä artikkelissa seuraamme, miten Kalmarin maakunta toteutti järjestelmänvaihdon, millaisia esteitä he kohtasivat ja mitkä ratkaisut loivat pohjan onnistuneelle projektille. Tarkastelemme konkreettisia parannuksia, joita Quria ja sen sisältämä ominaisuus Viestinnän hallinta ovat tuoneet sekä henkilökunnalle että asiakkaille, sekä sitä, miten Kalmarin kaupunginkirjasto toimii nykyään tukena muille kunnille, jotka ovat saman matkan edessä.
Tausta
Kalmarin kunnalla on pääkirjasto ja yhdeksän lähikirjastoa sekä kirjastoauto. Lisäksi muilla yhdellätoista kunnalla Kalmarin maakunnassa on omat kirjastonsa.
Kun Kalmarin kaupunginkirjasto oli järjestelmänvaihdon edessä, projekti laajeni nopeasti kattamaan kaikki maakunnan kunnat. Tämä johtuu osittain hyvästä alueellisesta yhteistyöstä kuntien välillä, mutta myös siitä, että pienelle kunnalle voi olla haastavaa toteuttaa yksin näin monimutkainen muutos. Järjestelmänvaihto sisältää joukon teknisiä ja organisatorisia haasteita, aina toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten määrittelystä siihen, että järjestelmä toimii tuotannossa.
Yhteistyön avulla on voitu ja voidaan hyödyntää mukana olevien kirjastojen kokemuksia, osaamista ja näkökulmia. Kuten Kalmarin kunnan digitalisaatiojohtaja Christoffer Carlsson Schött toteaa:
Tämä on matka, jossa on monia näkökulmia huomioitavana. Mahdollisuus tehdä tämä yhdessä ja hyödyntää toistemme oivalluksia on erittäin arvokasta.
Haaste
Kalmarin maakunta päätti päivittää moderniin ja käyttäjäystävälliseen kirjastojärjestelmään, jotta se vastaisi paremmin nykypäivän vaatimuksiin saavutettavuudesta ja tehokkuudesta päivittäisessä toiminnassa. Kirjastot tarvitsivat joustavamman ja intuitiivisemman ratkaisun helpottaakseen kirjastohenkilökunnan työtä.
Lisäksi tunnistettiin toinen kehityskohde, joka helpottaisi henkilökunnan työtä: viestintä kirjaston ja asiakkaiden välillä. Perinteisesti Kalmarin maakunnan kirjastot ovat käyttäneet sähköpostia, joka ei aina tavoita kaikkia, koska muuta viestintäratkaisua ei aiemmin ollut.
Ratkaisu
Viikon kiinni olon jälkeen Quria otettiin käyttöön ja Kalmarin kaupunginkirjasto oli valmis avaamaan ovensa. Tulokset ovat olleet erittäin positiivisia.
”Tämä on erittäin tärkeä järjestelmä, koska se liittyy moniin työprosesseihimme. Oli vaikea tietää etukäteen, miten kaikki toimisi, mutta nyt meillä on hyvä rakenne ja työskentelemme tehokkaasti uuden järjestelmän kanssa”, sanoo Linda Sohlberg, Kalmarin kaupunginkirjaston johtaja.
Quria on helpottanut henkilökunnan pysymistä ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu, erityisesti tapahtumien osalta. Tiedot näkyvät selkeämmin, mikä antaa paremman kokonaiskuvan päivittäisestä toiminnasta. Asiakkaille kirjojen haku ja varaaminen on edelleen helppoa, mikä on kirjastonkävijöille tärkeää.
Selkeä etu, jonka Kalmarin kaupunginkirjasto on kokenut pilvipohjaisessa järjestelmässä, on viestinnän helpottuminen, kun jokin ei toimi. On helpompaa tunnistaa, johtuuko ongelma käyttäjästä, esimerkiksi selaimesta, vai onko kyseessä toimittajan ratkaistava asia. Aiemmin, paikallisesti asennetuissa järjestelmissä, oli monia mahdollisia virhelähteitä, eri versioita ja erikoismuokkauksia, mikä usein vaikeutti vianmääritystä ja tukea. Pilvipohjainen ratkaisu helpottaa myös toimittajan ylläpitoa ja jatkokehitystä, koska käytössä on yhteinen testi- ja tuotantoympäristö. Tämä vapauttaa resursseja, joita voidaan käyttää toiminnallisuuden ja käyttökokemuksen parantamiseen sen sijaan, että ylläpidettäisiin vanhoja paikallisia asennuksia.
Toinen muutos on sisäänrakennettu viestinnän hallintajärjestelmä, jonka avulla henkilökunta voi viestiä sisäisesti suoraan Quriassa ja käydä hyvää sisäistä dialogia sähköpostin sijaan. Linda;
Kun saamme kysymyksen, joka koskee esimerkiksi aineistopolitiikkaamme, ja vastaan siihen asianhallintajärjestelmässä, kaikki näkevät vastaukseni. Tämä auttaa meitä oppimaan yhdessä ja rakentamaan tietoa organisaatiossa, toisin kuin sähköpostit, jotka helposti katoavat postilaatikoihin eivätkä tavoita kaikkia
Uuden järjestelmän etujen lisäksi sekä Christoffer että Linda korostavat, että käyttöönottoprosessi ja siirtyminen Quriaan sujuivat erittäin jouhevasti. He ovat yhtä mieltä siitä, että yksi keskeinen menestystekijä oli vakava sitoutuminen aikaa ja resursseja kohtaan. Mukana olivat oikeat ihmiset, joilla oli oikeat taidot, selkeät vastuut ja vahva organisaation tuki.
”Panostimme todella paljon projektin toimivuuteen. Otimme käyttöön monia sijaisia – sekä yksilöitä että kokonaisia tiimejä – ja suljimme jopa kirjaston joksikin aikaa, jotta voimme testata järjestelmää perusteellisesti ja kouluttaa itseämme samalla. Suhtauduimme järjestelmän siirtymiseen vakavasti, ja mielestäni se on tärkein syy menestykseemme”, Linda sanoo.
Kaikki kunnat eivät ole vielä ottaneet Quria-järjestelmää käyttöön, joten lisää asennuksia on tulossa. Tässä prosessissa Kalmarin kaupunginkirjasto toimii nyt tukikeskuksena muille kunnille, jotka valmistautuvat omaan siirtymiseensä. Digitaalista allekirjoittamista ei ole vielä otettu käyttöön Kalmarissa, mutta sen käyttöönotto on suunniteltu tehtäväksi myöhemmin tänä syksynä.
”Tämä on todella oppikirjaesimerkki projektista, joka on toiminut poikkeuksellisen hyvin alusta loppuun”, Linda sanoo ja lisää:
On tärkeää korostaa, kuinka hyvin tämä projekti on sujunut ja kuinka tyytyväisiä olemme Quria-järjestelmään. Tietenkin on aina alueita, joita haluaisimme parantaa, mutta olemme innokkaita osallistumaan Quria-järjestelmän jatkuvaan kehittämiseen. Kaiken kaikkiaan tämä on erinomainen esimerkki todella onnistuneesta projektista.
Yhteenveto
Kalmarin kunnan matka Quria-järjestelmän ja Viestinnän hallinta -ominaisuuden kanssa osoittaa, miten harkittu järjestelmänvaihto voi luoda todellista muutosta kirjastotoiminnassa. Valitsemalla pilvipohjaisen ratkaisun Kalmarin kunta on saanut käyttöönsä modernin ja käyttäjäystävällisen järjestelmän, joka helpottaa henkilökunnan päivittäistä työtä. Viestinnän hallinta -ominaisuuden käyttöönotto on lisäksi johtanut avoimempaan ja tehokkaampaan viestintään työntekijöiden välillä, mikä on vahvistanut yhteistyötä ja edistänyt tiedonvaihtoa.
Positiivinen kehitys ei ole pelkästään teknologian ansiota – Kalmarin kunnan menestys perustuu myös jäsenneltyyn työskentelytapaan, selkeään vastuunjakoon ja määrätietoiseen panostukseen koulutukseen. Nämä tekijät yhdessä osoittavat, miten oikeat valmistelut yhdistettynä oikeaan digitaaliseen ratkaisuun voivat johtaa onnistuneeseen ja kestävään lopputulokseen.
