Zugin kirjasto siirtyi käyttämään pilvipohjaista Quria-kirjastopalvelualustaa ja Arena-verkkokirjastoa 5. maaliskuuta 2020 – ensimmäisenä Sveitsissä. Lanseerausta edelsi perusteellinen arviointi ja intensiivinen valmistelu siirrettäviä tietoja ja toimintoja kattavasti mitanneilla testeillä. Kirjastolle jäi joitakin selviteltäviä asioita vielä jokunen viikko siirron jälkeen, mutta yksi asia oli selvä alusta asti: päätös käyttää Quriaa ja Arenaa oli täysin oikea ja kaiken vaivan arvoinen.
Mistä kaikki alkoi
Zugin kirjastossa oli tehty jo vuosia kovasti töitä kirjastojärjestelmän vaihtamiseksi. Vanha järjestelmä, BIBDIA, oli ollut käytössä vuodesta 1986 lähtien, ja kuten siihen kuuluva OPAC-verkkopalvelu, sekin vanhentui vähitellen. Ohjelmiston vaihtaminen oli kirjastonjohtaja Pia Rutishauserin ensimmäisiä isoja projekteja hänen aloittaessaan vuonna 2015.
Kuten monissa kirjastoissa kokemuksesta tiedetään, tällainen vaihto on monimutkainen prosessi, joka vaatii perusteellista selvitystyötä ja runsaasti sisukkuutta. Uusi kirjastojärjestelmä ei ole tarkoitettu pelkästään aineiston ja asiakastietojen käsittelyyn, vaan sen pitää myös toimia luotettavasti, olla helppo käyttää ja samaan aikaan vielä inspiroida asiakkaita tyylikkäällä ulkoasulla ja käyttäjäystävällisillä toiminnoilla – ja vähintään 10 vuoden ajan. Zugin kirjastolla oli kuitenkin tarpeeksi aikaa tuotteisiin tutustumiseen ja tietojen vaihtamiseen muiden kirjastojen kanssa, sillä moni sveitsiläinen kirjasto oli samassa tilanteessa. Näin voitiin järjestää yhteisiä tuote-esittelyjä ja keskustella tarpeista kirjastojen kesken ja toimittajien kanssa.
Zugin kirjasto on kunnallinen ja alueellinen kirjasto. Se ei ole pelkästään Zugin kaupungin virallinen kirjasto, vaan sen kokoelmiin kerätään kirjallisuutta koko kantonin alueelta, mikä osittain asettaa omanlaisiaan ja usein varsin haastavia vaatimuksia kirjaston käyttämille ohjelmistoille. Aika pian oli selvää, että markkinoilla oli suhteellisen vähän sopivia tuotteita ja että kaikki tarpeet kattavaa ratkaisua ei löytyisi, mutta yhdistelemällä eri järjestelmiä saataisiin koottua toimiva paketti.
Järjestelmien arviointi ja valinta
Uuden kirjastojärjestelmän arviointi- ja valintaprosessi käynnistettiin virallisesti syyskuussa 2017. Tällöin järjestettiin workshop, jossa Zugin kirjaston työntekijät ja kaksi ulkoista asiantuntijaa määrittelivät, mitä vaatimuksia tulevalle kirjastojärjestelmälle asetetaan. Lopulta Zugin kaupungin IT-asioista vastaavan yksikön kanssa laadittiin luettelo teknisistä tiedoista ja käyttövaatimuksista sekä muista hankittavista tarpeellisista asiakirjoista. Kun projektikustannukset oli saatu budjetoitua, tarjouspyyntö hankinnoista lähetettiin viidelle toimittajalle. Kolme näistä yrityksestä lähetti tarjouksen Zugin kirjastolle, ja ne kutsuttiin Zugiin pitämään tuote-esittelyjä.
Samanaikaisesti tehtiin tutustumiskäyntejä muihin kirjastoihin, joissa tarjotut järjestelmät olivat jo käytössä – kahdessa tapauksessa sveitsiläisten kollegojen luona. Axiell Quriasta saatiin esittely Skype-kokouksena, sillä tämä ohjelmisto otettiin ensimmäisenä käyttöön Norjassa Drammenissa keväällä 2018.
Esittelyjen ja kollegoiden kanssa käytyjen keskustelujen jälkeen oli tullut aika verrata tuotteita toisiinsa ja tehdä lopullinen päätös. Tämä oli helpommin sanottu kuin tehty, sillä jokaisella järjestelmällä oli omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Kahden Axiellin tuotteen eli Qurian ja Arenan yhdistelmä oli jonkin verran kilpailijoita kalliimpi, mutta se tarjosi myös paljon enemmän kuin mitä perinteiseltä kirjastojärjestelmältä voisi odottaakaan: kattavan pilvi- ja verkkoselainpohjaisen kirjastojärjestelmän ja asiakkaan päässä CMS:n avulla integroitavan verkkokirjaston. Tämä poisti erillisen verkkosivuston tarpeen, verkkokirjastoa lukuun ottamatta.
Axiellin tuotteet vaikuttivat olevan selvästi paremmin tulevaisuuteen varautuneita useilla eri tasoilla kilpailijoihin verrattuna. Niissä oli FRBR-rakenne ja luettelotietojen täysi RDA-tuki kirjastojärjestelmätapahtumien käsittelyyn sekä selkeästi ja responsiivisesti suunniteltu Arena-verkkokirjasto. Tuotteet saivat korkeat pisteet arvioinnissa, mikä kompensoi niiden hieman korkeampaa hintaa vallan mainiosti. Zugin kaupungin IT-asioista vastaava yksikkö halusi myös pilvipohjaisen ratkaisun, ja kun kantonin tietoturvavastaava hyväksyi EU:ssa sijainneen palvelimen, päätös oli valmis: Zugin kirjasto käyttäisi tulevaisuudessa Axiellin Quriaa ja Arenaa.
Eteneminen ja toteutus
Suunnitelmissa oli ottaa Arena-verkkokirjasto käyttöön jo projektin ensimmäisessä vaiheessa ja käyttää sitä BIBDIA-kirjastojärjestelmän kanssa. BIBDIA oli sitten tarkoitus vaihtaa Quriaan ”taustalla”. Näin Arena-projekti alkoi jo syyskuussa 2018 ja vuoden loppua kohden käynnistettiin myös Quria- projekti, molemmat aloituskokouksella Zugissa. Näissä kokouksissa palattiin Zugin kirjaston tarjouspyynnöissä esittämiin vaatimuksiin, joita konkretisoitiin tai sovitettiin tarpeen mukaan. Seuraavien kuukausien ajan koko projekti oli kuitenkin jäissä, lähinnä molemmilla puolilla ilmenneiden henkilöstöongelmien vuoksi. Nämä ongelmat ratkaistiin kuitenkin nopeasti, ja Arenan yhdistäminen BIBDIA-järjestelmään jatkui kesällä 2019. Syksyllä useiden viikkojen testauksen ja yksityiskohtaisten säätöjen jälkeen kävi kuitenkin ilmi, että tämä yhdistelmä ei toimisi Zugin kirjaston laatuvaatimusten edellyttämällä tavalla. Tämä johtui siitä, että kaikkia kirjaston omien sääntöjen mukaan rekisteröityjä bibliografisia luettelotietoja ei voitu näyttää kokonaisvaltaisesti Arenassa UNIMARC-muodossa, ja siksi hakutulokset olivat puutteellisia. BIBDIA-/Arena-yhdistelmän kustannukset vaikuttivat kohoavan siinä määrin, ettei niitä voitu perustella ratkaisulle, joka olisi käytössä vain muutaman kuukauden. Siksi marraskuussa päätettiin, että siirtoa BIBDIAsta Quriaan aikaistetaan ja että Arena otetaan käyttöön vain uuden kirjastojärjestelmän kanssa.
Tämä päätös johti projektirakenteen ja -suunnitelmien uusimiseen, mutta osoittautui jälkikäteen oikeaksi ratkaisuksi. Axiell Sverigen Mathias Löövin asiantuntevassa johdossa laaditussa uudessa projektisuunnitelmassa Zugin tietojen ensimmäinen testisiirto ajoitettiin joulukuulle 2019 ja toinen testisiirto helmikuulle 2020. Axiell järjesti myös viiden päivän koulutuksen tammikuussa Zugissa. Axiellin ja Zugin kirjaston väliseen, lähinnä Skypen tai Microsoft Teamsin kautta käytyyn viestintään piti totuttautua hetki, mutta kaikki alkoi toimia oikein hyvin projektin edetessä ja nettikokouksista tuli pian projektitiimin arkipäivää.
Keskeisimmiksi haasteiksi osoittautuivat luettelotietojen siirto ja Bibliothecan RFID-yksiköiden liittäminen. UNIMARC-tiedot piti muuntaa BIBDIAsta Qurian FRBR-rakenteeseen sopiviksi, ja joissakin tapauksissa muunnossa oli täytetty muita kuin alkuperäisformaatin mukaisia kenttiä. FRBR:ää käytettiin saman teoksen eri versioiden (esim. kirja, äänikirja, video, e-kirja ja digitaalinen äänikirja) yhdistämiseen. Tästä on apua niin kirjaston henkilökunnalle kuin asiakkaillekin, joiden on helppo löytää yhden teoksen eri muodot (ekspressiotyypit) Arenasta. Ensimmäinen testisiirto saatiin tehtyä joulukuussa niin, että Zugin kirjaston tiimi pystyi testaamaan ”uutta” tietorakennetta perusteellisesti. Suurin osa palautteesta saatiin mukaan jo toiseen testisiirtoon helmikuussa, ja kun siirto oli tehty, suurin osa joulukuisista vioista oli korjattu. Vaikka intensiivinen datatestaus vei aikaa, se kannatti tehdä, ja sitä pitää ehdottomasti suositella kaikille vastaavassa tilanteessa oleville kirjastoille. Uusia virheitä ilmenee toki edelleen. Tietoja siivotaan jälkitoimenpiteinä yhä, mutta ongelmia tulee enää harvakseltaan vastaan, ja ne liittyvät enenevässä määrin vain pieniin yksityiskohtiin.
Muutosjohtaminen ja tiimien osallisuus
Tällaiset järjestelmävaihdot edellyttävät aina muutosprojektia. Olikin tärkeää saada koko kirjaston henkilöstö mukaan. Työntekijät olivat mukana innokkaasti alusta alkaen, eikä järjestelmävaihto aiheuttanut juurikaan eriäviä mielipiteitä. Projektitiimissä oli mukana eri osastojen väkeä, ja tiimin ulkopuolisille tiedotettiin edistymisestä ja suunnitelmista säännöllisesti. Kaikki työntekijät saivat mahdollisuuden tutustua Quriaan ja Arenaan ja antaa palautetta vaihdon ja sen lanseerausta edeltäneen testivaiheen aikana ennen varsinaista siirtoa.
Viimeiset valmistelut ja lanseeraus
Helmikuun puolivälissä tehtiin lopullinen päätös, jota kaikki olivat malttamattomina odottaneet: lanseerauspäivä olisi 5. maaliskuuta, kuten oli suunniteltukin! 20. helmikuuta alkaneen luettelotietojen siirron vuoksi uutta mediaa ei voitu rekisteröidä, eikä aiempia tietoja voitu muuttaa. 29. helmikuuta kello 16.00 päättyi Zugin kirjaston ”BIBDIA-aikakausi”. Kirjasto sulki ovensa ja OPAC-verkkosivunsa järjestelmävaihdon ajaksi 4. maaliskuuta saakka. Seuraavana maanantaina aloitettiin jäljellä olevien tietojen siirto, ja Zugin kirjastossa alkoi (suljettujen ovien takana) koulutus ja testaus ja kaiken tarvittavan määritys ja asennus.
Axiellin tiimi oli paikalla huolehtien oheislaitteistoista ja koko RFID-infrastruktuurista. Keskiviikkoiltaan mennessä ihan kaikkea ei ollut saatu vielä kuntoon, mutta tiimi ja infrastruktuuri olivat koko lailla valmiita. Kaikki vain odottivat malttamattomina suurta päivää. 5. maaliskuuta kello 9.00 se sitten tapahtui: kirjasto avattiin Quria ja Arena käytössään. Ensimmäisiä asiakkaita opastettiin uuden kirjastojärjestelmän käytössä. Osa tiimistä jatkoi työtä taustalla Axiellin ja kaupungin IT-yksikön kanssa. Kun viimeiset Axiellin työntekijät lopulta palasivat Ruotsiin ja Saksaan perjantai-iltapäivänä, oli suurin osa akuuteista ongelmista ratkaistu. Kaikki osalliset olivat täysin tyytyväisiä siirron toteutukseen ja helpottuneita onnistuneesta startista.
Loppu
Projekti on yhä tietysti kesken, vielä yli kaksi kuukautta lanseerauksen jälkeen. Tällaisessa siirrossa on ihan tavallista, että työ jatkuu jonkin aikaa – tietoja on siivottava, asiakkaiden kysymyksiin on vastattava ja kaikenlaisia lisätoimintoja on otettava käyttöön. Alku ei ollut ihan helppo, mutta projekti sujui loppujen lopuksi erittäin hyvin. Mikä tärkeintä, kirjastotiimi oli ehdottomasti sitä mieltä, että vaihto BIBDIAsta Quriaan ja Arenaan oli oikea päätös. Kirjastojärjestelmä osoitti arvonsa ja pystyi vastaamaan ennalta-arvaamattomiin haasteisiin jopa pandemian aikana kaikkine alasajoineen, palvelujen käyttökatkoksineen ja lukemattomine kokoonpanomuutoksineen – ja iso kiitos siitä kuuluu Axiellille. Aktiivinen yhteistyö koko kirjastotiimin kanssa oli varsin tärkeässä osassa niin projektin aikana kuin lanseerauksen jälkeisinä kuukausinakin. Zugin kirjasto puolestaan huomasi, että järjestelmävaihto onnistuu parhaiten huolellisella ja pitkäjänteisellä, koko tiimin osallistavalla suunnittelulla, intensiivisellä testauksella ja kokonaisvaltaisella koulutuksella. Myös Zugin kaupungin IT-yksiköllä oli ratkaiseva rooli tässä suurimittaisessa projektissa. Heidän laaja-alainen osaamisensa auttoi koko hankintaprosessissa ja myös esimerkiksi tietoturvan määrittämisessä. Kirjaston johto osoitti rohkeutta hankkimalla uudenkarhean järjestelmän, jota vain harva kirjasto oli vielä ottanut käyttöön. Riski kannatti ehdottomasti – Qurian ja Arenan myötä Zugin kirjasto on nyt valmiina tulevaisuuteen.
Susanne Manz.
Zugin kirjaston sisäisistä palveluista ja projekteista vastaavan osaston johtaja sekä uuden kirjastojärjestelmän arvioinnista ja sitä seuranneesta siirtoprojektista vastuussa ollut projektijohtaja.
