Yksityisyydensuoja
Termit
Dokumentissa käytetään seuraavia termejä:
- Taustajärjestelmä: Axiell Group AB:n kirjastomobiilisovelluksen taustajärjestelmä.
- Sovellus: Axiell Group AB:n kirjastomobiilisovellus, joka toimiakseen kommunikoi taustajärjestelmän kanssa.
- Asiantuntija: Axiell Group AB:n tai alihankintayrityksen asiantuntija.
- Palvelu: Sovelluksen ja taustajärjestelmän muodostama kokonaisuus sekä siihen liittyvä asiantuntijatyö.
- Kirjasto: Axiell Group AB:n asiakas, joka on tilannut palvelun.
- Kirjastojärjestelmä: Kirjaston tietojärjestelmä, joka sisältää kaikki kirjastopalveluiden tuottamiseen tarvittavat aineisto- ja henkilötiedot. Kirjastojärjestelmällä on oma rekisteriselosteensa.
- Käyttäjä: Kirjaston asiakas, joka käyttää palvelua sovelluksen kautta.
- Henkilötieto: GDPR:n mukainen tieto, jonka perusteella käyttäjä pystytään yksilöidysti tunnistamaan.
- Käyttäjätieto: Henkilötietojen lisäksi muut käyttäjäkohtaiset tiedot, jotka eivät kuitenkaan ole luonteeltaan tunnistetietoja.
Taskukirjasto-sovelluksen käyttämät ominaisuudet
Soitto: Soittaminen tapahtuu aina käyttäjän toimesta käyttöliittymän painikkeesta. Soitto-ominaisuudet ovat käytössä Yhteystiedot-näkymässä.
Paikannus/sijainti: Sovellus käyttää paikannusta kirjastojen sijaintien näyttämiseen puhelimen karttaohjelmistossa tai käyttöjärjestelmän selaimessa.
Internetin käyttäminen: Sovelluksen siirtämät tiedot on eritelty tarkemmin kohdassa Rekisteriseloste ja tietojen käyttö. Toimintoihin käytetään joko laitteen dataliittymää tai muuta verkkoyhteyttä.
Kamera: Käyttäjä voi hakea aineistoja lukemalla niiden viivakoodeja laitteen kameralla.
Rekisteriseloste ja tietojen käyttö
Rekisterin nimi
Axiell Group AB:n Taskukirjasto-palvelun käyttäjärekisteri
Rekisterin ylläpitäjä
Axiell Group AB
Fältspatvägen 4
Lund 224 78
Ruotsi
Yleistä
Palvelun käyttäminen vaatii tiettyjen henkilötietojen ja tunnisteiden tallentamista taustajärjestelmään ja/tai sovellukseen sekä tietojen välittämistä sovelluksen ja kirjastojärjestelmän välillä. Kirjautumalla sovellukseen käyttäjä antaa Axiell Group AB:lle luvan näiden tietojen tallentamiseen, välittämiseen ja käyttöön. Henkilötietoja käytetään vain siinä laajuudessa, kuin on ehdottomasti tarpeen palvelun tuottamiseksi.
Taustajärjestelmään tallennettavat henkilötiedot:
- kirjastokortin numero
- sähköpostiosoite
Taustajärjestelmän kirjastojärjestelmästä sovellukselle välittämät henkilötiedot:
- etunimi
- sukunimi
Käyttäjien tunnisteena palvelussa toimii kirjastokortin numero, johon muut taustajärjestelmässä säilytettävät tai sen kautta välitettävät tiedot kytketään. Lisäksi taustajärjestelmä luo jokaiselle sovellusinstanssille yksilöllisen tunnisteen, jota käytetään kyseiseltä laitteelta tulevien yhteyksien tunnistamiseen.
Taustajärjestelmässä säilytettäviä käyttäjätietoja
Taustajärjestelmässä säilytettäviä käyttäjätietoja ovat:
- Suosikit: Käyttäjän suosikkiaineistojen tunnisteet tallennetaan taustajärjestelmään. Poistamalla suosikkiaineiston siitä ei jää viittauksia taustajärjestelmään.
- Palautteet: Palautteista tallennetaan taustajärjestelmään lähetysten ja tilamuutosten päivämäärät, tila sekä ei-anonyymeistä palautteista käyttäjän sähköpostiosoite. Poistamalla palautteen siitä ei jää viittauksia taustajärjestelmään, mutta palaute on välitetty edelleen kirjaston nimeämälle vastuuhenkilölle tai -organisaatiolle.
- Kaverilainat: Kaverilainoista tallennetaan taustajärjestelmään nykyisen lainaajan kirjastokortin numero, kaverilainan pyytäjän kirjastokortin numero, aineiston nimi ja tunnisteet, luontipäivämäärä, kaverilainan tunniste, kaverilainan sessiotunniste, erääntymisaika sekä kaverilainan tila. Käyttäjien suljettua kaverilainan siitä ei jää viittauksia taustajärjestelmään.
- Tunnistetiedot kirjautuneesta käyttäjästä: Kirjastokortin numero, laitetunniste, salasanan suolattu tiiviste, kirjastojärjestelmän käyttäjäkohtainen token salattuna sekä kirjastojärjetelmän käyttäjätunnus, laitteen käyttöjärjestelmä (iOS, Android, Windows Phone), laitteen push-viestiosoite, sovelluksen käyttöliittymäkieli.
- Sovelluksen tekemän push-viestitilauksen tiedot tallennetaan palveluun push-viestien välittämiseksi joko tietylle käyttäjälle tai laitteelle.
Taustajärjestelmässä säilytettäviä tietoja varmuuskopioidaan säännöllisesti, jotta tiedot voidaan tarvittaessa palauttaa vakavassa virhetilanteessa. Varmuuskopiotiedostot kiertävät, joten poistetut käyttäjätiedot ja henkilötiedot katoavat ajallaan myös varmuuskopioista.
Asiantuntijat saattavat käsitellä tietoja ylläpito- tai virheenselvitystarkoituksissa. Asiantuntijoita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tietoja säilytetään EU/ETA-alueella.
Luovutamme tietoja pyydettäessä kirjastolle tai henkilölle itselleen. Muille tahoille ainoastaan voimassaolevan lainsäädännön tai tuomioistuimen päätöksen seurauksena.
Taustajärjestelmän kautta välitettäviä käyttäjätietoja
Taustajärjestelmän kautta välitettäviä käyttäjätietoja voidaan hakea ennakoivasti tai tallentaa tilapäisesti välimuistiin palvelun toiminnan nopeuttamiseksi. Välitettäviä käyttäjätietoja ovat:
- Kaverilainapyynnöt toiselle käyttäjälle: Kaverilainapyynnöt välitetään taustajärjestelmästä toiselle sovelluksen käyttäjälle, jolla kyseinen aineisto on sillä hetkellä lainassa. Toiselle käyttäjälle ei välitetä pyytäjän henkilötietoja.
- Lainatiedot kirjastojärjestelmästä: Lainalistojen hakeminen, lainojen uusiminen, lainojen siirtäminen kaverilainauksen yhteydessä.
- Varaustiedot kirjastojärjestelmästä: Varauslistojen hakeminen, varausten tekeminen, varausten peruuttaminen.
- Palautteet kirjastolle: Taustajärjestelmässä säilytettävät palautteet toimitetaan myös kirjaston määrittämälle yhteyshenkilölle tai organisaatiolle, joka käsittelee saadut palautteet. Käyttäjän yhteystiedot välitetään palvelusta eteenpäin vain hänen niin halutessaan.
- Kirjautuneen käyttäjän nimi välitetään kirjastojärjestelmästä sovellukselle.
- Aineistosuositukset: Aineistosuosituksia haetaan Suosittelija-palvelusta ja välitetään käyttäjälle. Henkilötietoja ei välitetä Suosittelija-palveluun.
Taustajärjestelmän kautta välitettäviä tietoja ei varmuuskopioida palvelussa.
Lokitiedostot ja palaute
Taustajärjestelmän virhetilanteissa taustajärjestelmässä säilytettäviä ja palvelun kautta välitettäviä tietoja saattaa tallentua lokitiedostoihin. Näitä lokitiedostoja tutkitaan vain tarvittaessa asiantuntijoiden toimesta. Lokitiedostot poistetaan määräajoin.
Jos käyttäjä lähettää suoraan Axiell Group AB:lle palautetta sovelluksen/palvelun toiminnasta, Axiell Group AB tekee tarvittaessa sähköpostista toimeksiannon asiantuntijalle. Tähän toimeksiantoon liitetään käyttäjän sähköpostiosoite (tai muu käyttäjän ilmoittama yhteystieto), jonka avulla asiantuntija pystyy kysymään lisätietoja toimeksiantoon liittyen tai ilmoittamaan selvityksen tilasta.
Analytiikka
Käyttäjistä tallennetaan anonyymiä analytiikkaa, joka toimitetaan kirjastolle tai kirjaston valtuuttamalle taholle analysoitavaksi. Axiell Group AB saattaa käyttää tätä analytiikkaa virheiden selvittelyyn sekä palvelun parantamiseen. Analytiikka ei sisällä henkilötietoja.
Suosittelija
Suosittelija-palveluun ei välitetä käyttäjätietoja vaan suosittelu tehdään aineiston tunnisteen perusteella.
Oikeus
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojasi tarkastettavaksi tai poistettavaksi. Koska henkilötiedot tulevat kirjastojärjestelmästä, tulee korjauspyynnöt osoittaa kirjastolle.
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi haltuusi koneluettavassa muodossa.
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Axiell Groupiin: mobiilikirjasto@axiell.com.