Det er aldrig nemt at håndtere en flytning – det involverer ofte tunge møbler, og kræver planlægning af hvor tingene skal placeres i lejligheden. Men når Wien’s tekniske museum (Technisches Museum Wien – TMW) flytter til et nyt depot, er det en specielt stor udfordring: Tusindvis af genstande, heraf nogle, som vejer flere ton, skal flyttes. Dette kræver planlægning, planlægning og planlægning – og den rigtige software.
Mange store depoter
TMW har flere depoter. Disse er nødvendige, fordi museets inventar er betydeligt større end hvad der bliver udstillet: Hvor museet råder over ca. 160.000 genstande, bliver kun ca. 10 % udstillet. På grund af at lejekontrakten for depotet for store genstande ville udløbe i midten af 2017, var TMW tvunget til at finde et andet sted. Depotet opbevarede for det meste transportgenstande, herunder biler, motorcykler og cykler, men også tungere genstande, som f.eks. lokomotiver, et trykkeri og svævefly. Det store depot i Haringsee (Nedre Østrig), som dækker 8.500 m², var det nye sted. Bygningen blev opdelt i flere afsnit: For genstande, som f.eks. tog med en vægt på op til 30 ton, var der et område med et lagergulv, i et andet afsnit var der palethylder og i et tredje segment kunne transportgenstande, som f.eks. biler, køretøjer til specielle formål eller cykler, blive opbevaret. 
En pålidelig database
Mens ombygningen af depotet var en relativ simpel opgave, var selve flytningen en større udfordring. “Vi brugte mellem halvandet til to år inden den faktiske flytning fandt sted, og vi begyndte forberedelserne til flytningen mens vi stadig planlagde flytningen”, siger Harald Wendelin, leder af administration af digitale samlinger hos TMW. Det blev besluttet at bruge en stregkodeløsning til at flytte pakkerne, fordi det er mere effektivt og sikkert end andre metoder. Det første vigtige trin inden flytningen var derfor, at lave en omfattende inventarliste for depotet. Hver genstand blev registreret i Axiell Adlib databasen, TMW’s system til administration af samlinger. Genstandene – ca. 10.000 – blev distribueret i ca. 2.000 pakker, dvs. transportenheder, som f.eks. paletter, bakker eller bokse. Alle disse pakker fik derefter en stregkode. I denne manuelle proces blev transportenhederne eller deres stregkoder indtastet i databasen med Bluetooth-scannere, samtidigt med, at pakken blev undersøgt for deres fuldstændighed.
Når alle genstandene var registreret, var det muligt at planlægge transporten. Dette drejede sig ikke blot om timing, men også om den nøjagtige placering af genstandene og pakkerne i det nye depot, sammen med at udarbejde gitterzoner for opbevaring på gulvet. Disse nye tiltænkte placeringer blev også givet stregkoder. At planlægge de nye placeringer var en kompleks opgave. Det involverede ikke blot hvor specielt tunge eller store genstande skulle opbevares, men også at tildele paletter til de passende hylder. Genstandenes størrelse, vægt og bredde blev taget i betragtning i planlægningsprocessen. Dette lønnede sig, fordi TMW kunne nu opbevare dets genstande mere effektivt.
Konstant kontrol i realtid
En anden fordel af planlægningen af placeringen i forvejen var, at når lastbilerne forlod det gamle depot, forberedte TMW’s team ankomsten på det nye sted. Så snart en lastbil var ankommet, kunne dens indhold blive distribueret direkte til deres forudbestemte placering: Gangen og hylden var allerede tildelt. Ca. hver anden dag blev der udført kontrol i databasen for at sikre, at de forudbestemte placeringer stemte overens med de scannede placeringer.
TMW valgte også Axiell Move til flytningen af depotet, som allerede var blevet brugt til andre flytninger, f.eks. Softwaren kan bruges med CMS Adlib. Programmet viser derefter lagerdataene på en almindelig iPhone. Når en genstand ankom til det nye depot, scannede de ansatte stregkoden med en app og plug-in-scanner, hvorved ændringen af placeringen foregik i realtid. Samtidigt kunne indholdet af en transportenhed også blive tjekket på stedet, hvis det var nødvendigt, fordi alle oplysningerne om genstandene var tilgængelige via app’en. Dette betød, at oplysningerne i databasen var ajour med det samme efter flytningen.
Projektleder Helmut Lackner og hans team planlagde flytningen over ca. to år. Deres anstrengelser og præcision blev belønnet: Flytningen fandt sted inden for nogle få måneder – de første genstande blev flyttet i midten af december 2016 og de sidste omkring påsken 2017. Den præcise planlægning og brugen af Adlib, stregkoder og Axiell Move gjorde det ikke kun muligt at udføre flytningen hurtigt. Der var også ingen fejl i selve transporten. En komplet succes for TMW: “For en flytning er effektivitet, kontrol og en oversigt specielt vigtigt. Det skal altid ske hurtigt, fordi transporten udføres af tredjepartsvirksomheder, som koster en masse penge”, siger Harald Wendelin.
Kort sagt: Det samme gælder for når du flytter til et nyt hjem, som for når du flytter tusindvis af genstande: Planlægning er det vigtigste. Hvis de ansvarlige personer forbereder sig nøje overfor alle situationer, er der intet, som kan forhindre en succesfuld flytning – dette sparer tid, penge og, fremfor alt, stress.
