Uanset om du bestyrer en kulturarvsinstitution, en privat samling eller et virksomhedsarkiv, skal du gøre de samme grundlæggende overvejelser, inden du vælger en løsning til registrering af dine samlinger.
Det er en kolossal opgave, når du skal vælge software til administration af dine samlinger, og noget, som mange kun gør én eller to gange i løbet af deres karriere. Din samlingsdatabase er den centrale informationskilde for hele din samling. Derfor er katalogiseringssystemet (Content Management System’et) som regel den vigtigste software i din organisation. Men det er både tidskrævende og dyrt at skifte system. Så det er vigtigt, at du træffer den rigtige beslutning for din institution, både nu og fremadrettet.
I løbet af årene har vi samarbejdet med tusindvis af institutioner og fulgt dem i forbindelse med valg af ny software. Vi har både set meget vellykkede processer, der endte med et fornuftigt valg af software, også på langt sigt. Men der har været andre, som aldrig rigtigt fandt den helt rigtige løsning. Vi har talt med vores kunder og netværk og undersøgt, hvad der gør forskellen, når det drejer sig om at vælge den rigtige software. Vi har sammenfattet deres erfaringer i en lille håndbog. Vi håber, at den kan være til hjælp, hvis din organisation selv står over for at skulle vælge nyt system.
Vi observerede, at de institutioner, som har haft succes, gjorde brug af de nedenstående seks trin. På dette grundlag har vi udarbejdet en gratis vejledning med tips til, hvordan man bedst muligt finder det rigtige CMS.
-
- Forstå dine behov
- Sæt klare mål
- Sæt prioritet på dine behov
- Undersøg hvad der er tilgængeligt
- Evaluér dine muligheder
- Træf beslutning, når din organisation giver den endelige tilladelse
Du kan downloade pdf-vejledningen her.
