Eén van de opvallende kenmerken van V-eyeQ is de mogelijkheid collectieplannen te maken en te beheren. Deze functie wordt soms “rationeel collectiebeheer” genoemd: het “rationele” verwijst naar de mogelijkheid collectieplannen te maken en aan te passen op basis van “objectieve” gegevens in plaats van “subjectieve” meningen en kennis. Het is duidelijk dat gegevens die niet worden opgeslagen, niet beschikbaar zijn voor planningsdoeleinden, – één van de redenen waarom er relatief veel aandacht wordt besteed aan uitleenperformance.
In deze plannen worden (typisch per jaar) de doelen voor selecties (aanwinsten) en afschrijving gedefinieerd. Gebaseerd op de doelstellingen van de bibliotheek en “objectieve” data. Zo bepalen ze: gezien het beschikbare budget, hoeveel moet er worden gekocht en afgeschreven – en voor welke vestigingen?
Er zijn veel redenen om een collectieplan te maken. In dergelijke plannen kunnen doelen worden gedefinieerd om het collectiegebruik te optimaliseren. Typische voorbeelden zijn: afschrijven van (oude) exemplaren om collecties er aantrekkelijker te laten uitzien; de gewenste leenfrequentie verlagen, zodat er meer exemplaren op de plank staan, waardoor er meer exemplaren beschikbaar komen voor klanten; meer populaire titels kopen om een meer vraaggestuurd beleid te voeren. De bibliotheek bepaalt wat de antwoorden op deze vragen zijn en legt deze vast in het plan. In de volgende stap zal het plan de verschillen tussen het beschikbare en het benodigde budget zichtbaar maken. Op basis hiervan kan de bibliotheek beslissen hoe te handelen. Het plan is daarmee de vertaling van het beleid / de strategie van de bibliotheek. Het is de bibliotheek die beslist, niet de toepassing.
Er is een directe link tussen de collectieplannen en het selectieproces. Als zodanig zijn de plannen “sturend”: op basis van jaardoelen stellen ze wekelijkse doelen voor. Hoeveel titels (boeken, materialen) moeten er worden gekocht? De wekelijkse selecties hebben een direct effect op de jaardoelen, die dus dynamisch worden gewijzigd door de daadwerkelijke acties in de echte wereld.
Collectieregels
Collectieplannen zijn gebaseerd op (gestructureerd per) collectieregels. Dit zijn elementen van de collectie die relevant zijn voor het collectiebeheer. Deze regels “mappen” deze elementen naar definities die de applicatie kan begrijpen en interpreteren, gebaseerd op letterlijk elk beschikbaar metadata-element zoals materiaaltype, genre, taal, niveau of onderwerpcategorie. Voorbeelden van regels zijn: misdaad & avontuur, fantasie & sciencefiction, Engelstalige romans, filosofie, economie, kookboeken, reisgidsen, films op DVD, X-BOX-spellen, voorschoolse boeken, strips voor kinderen, DAISY-ROM’s voor volwassenen, muziek-CD’s, bladmuziek, enz. De applicatie ondersteunt collectieclusters, een mechanisme om de regels te “groeperen”. In de praktijk betekent dit: hoe kleiner een vestiging, hoe meer regels er worden geclusterd. Een typisch voorbeeld van zo’n cluster zou kunnen zijn: terwijl een grotere vestiging aparte regels (en aparte doelen) heeft voor misdaad & avontuur, fantasy & sciencefiction, detectives & thrillers, zouden deze voor een kleine vestiging geclusterd zijn in één enkele groep (bijv. avontuur).
Onderdelen van een plan
De bibliotheek bepaalt welke elementen in een collectieplan worden opgenomen. Per analyse (plan) kan worden bepaald welke data-elementen worden opgenomen (en in welke volgorde).Hierbij is er een keuze uit o.a. de volgende gegevens:
- lijst van opgenomen locaties
- periode waarvoor de analyse wordt uitgevoerd
- “scope” (display per locatie, per locatiecluster, per collectiecluster, totale systeem)
- collectieregel
- verwoording van de collectieregel
- collectiecluster (groot, klein, midden, …)
- percentage van uitleningen
- percentage van bezit
- balans (verhouding tussen percentage van uitleningen en percentage van bezit)
- uitleenfrequentie
- gewenst op de plank (KPI) (*)
- gewenst aantal exemplaren in collectie (KPI)
- gewenste aanschaf (KPI)
- gewenste afvoer (KPI)
- gewenste uitleenfrequentie (KPI)
- gewenste minimale collectieomvang (KPI)
- aantal exemplaren
- aantal exemplaren vaker dan n keer uitgeleend
- aantal exemplaren minder dan n dagen oud
- aantal exemplaren ouder dan n dagen
- aantal exemplaren ouder dan n dagen en 0 keer uitgeleend
- aantal uitleningen
- aantal nu uitgeleend
- aantal op de plank
- aantal exemplaren uitgeleend in de laatste n jaren.
Per analyserapport kan worden beslist welke van deze gegevens getoond moeten worden. Deze keuze kan ook worden vastgelegd in een profiel, dat dan op een later tijdstip opnieuw kan worden gebruikt.
Workflow
De workflow voor het maken van een collectieplan bestaat uit meerdere stappen:
- Het plan wordt bepaald door de bibliotheek, op basis van bovenstaande regels
- De applicatie verzamelt de gegevens
- De bibliotheek definieert de gewenste KPI’s (met betrekking tot leenfrequentie en afschrijfpercentage).
- Op basis van beschikbaar budget, gedefinieerde KPI’s en gemiddelde (boek)prijs berekent de applicatie de doelen voor wieden en aanschaf. Dit is een aanpasbaar voorstel.
- Ten slotte definieert de bibliotheek de uiteindelijke doelen. Indien gewenst kunnen doelen (aantal aankopen, aantal afschrijvingen) handmatig worden gewijzigd.
Stappen (2-5) kunnen zo vaak worden herhaald als u wilt.
(*) KPI = Key Performance Indicator
