Workflow automatisering: een belangrijke schakel in het verbeteren van de digitale processen binnen uw culturele instelling

Workflow automatisering: een belangrijke schakel in het verbeteren van de digitale processen binnen uw culturele instelling

Lees meer

V-eyeQ

Beter collectiebeheer voor bibliotheken

Intuïtie, persoonlijke voorkeuren of een beperkt overzicht van collecties zullen niet langer de investeringen van de bibliotheek bepalen. Door kengetallen toe te voegen aan selectieprocessen, prestaties te volgen, inkoop te verbeteren en te wieden op dagelijkse basis op zowel lokaal als globaal niveau, levert V-eyeQ een essentiële bijdrage aan het collectiebeheer met objectieve en inzichtelijke data over collecties, budgetten en klanttevredenheid.

ContactDownloaded product sheet

Basis van de bibliotheekbehoeften

Vier pijlers om uitdagingen op het gebied van collectiebeheer te ondersteunen

De componenten van V-eyeQ zijn gerelateerd aan elkaar, maar kunnen zowel apart als gecombineerd worden gebruikt, afhankelijk van de behoeften en doelstellingen van de bibliotheek. De componenten zijn:

  • Planningshulpmiddelen – Het aansturen van het collectiebeheer op basis van plannen.
  • Prestatieanalyse – Gedetailleerde analyse van wat werkt en niet werkt.
  • Adviseur – Advies voor wieden, kopen, verplaatsen en promoten.
  • Selectieondersteuning – Integratie met besteladministratie, die ook een uitstekende oplossing biedt voor centraal collectiebeheer.

Elk onderdeel beantwoordt een kernvraag. De componenten meten ook (per vestiging) wat de bibliotheek op basis van het budget kan betalen en ondersteunen de besluitvorming op basis van data. De applicatie kan gemodelleerd worden volgens de wensen en doelstellingen van de gebruiker.

Collectieplan

De workflow

Op basis van de vooraf gedefinieerde collectieregels (zie hierna) worden de doelstellingen voor het collectiebeheer voor een fiscaal jaar vastgelegd in een plan. Ook worden de daaraan gekoppelde doelen (Key Performance Indicators) vastgelegd om de voortgang gedurende het jaar te meten. Op die manier ondersteunt het plan de verbeteringen in uw aankoop- en afvoerbeleid.

Het plan is niet statisch en kan op elk moment in de tijd worden bijgewerkt. Als de verwachte resultaten niet worden behaald, de strategie wijzigt, budgetten evolueren of KPI’s veranderen, zal V-eyeQ automatisch de berekeningen van de doelen dienovereenkomstig aanpassen.

Collectieregels

Coördinatie van collectie- en locatieplannen

De toepassing biedt opties waarmee u hetzelfde plan voor alle vestigingen kunt toepassen of op basis van het globale collectieplan voor elke vestiging een apart locatieplan kunt definiëren. Berekeningen zijn gebaseerd op verschillende elementen: het gewenste vervangings- en afvoerpercentage, de gewenste leenfrequentie, de gemiddelde prijs (voor de regel) en het totale beschikbare budget voor het filiaal.

U kunt ook parameters definiëren die de gewenste leenfrequentie maximaliseren. U kunt bijvoorbeeld instellen dat de leenfrequentie binnen 1 jaar met niet meer dan 0,5 mag stijgen (omdat dan teveel afvoer nodig is) en met niet meer dan 2 mag dalen (want dan moet u teveel aankopen, – waarvoor u doorgaans onvoldoende budget zult hebben).

Krachtige mogelijkheden

Performance-analyse

De krachtige analysemogelijkheden van V-eyeQ bieden de mogelijkheid de performance te meten via automatisch gemaakte lijsten en via specifieke ad-hoc-zoekopdrachten. “Performance” meet de relatieve populariteit van een werk in het uitleenproces, op basis van instelbare leen- en aanvraagcriteria. Vragen als: “Wat is het meest populaire werk van Jamie Oliver?”, “Wat zijn de populairste wandelgidsen?” of “Wat zijn de populairste onderwerpen?” worden bijna moeiteloos binnen enkele seconden beantwoord.

Lijsten van populaire werken kunnen voor de hele collectie worden bekeken, of worden opgesplitst volgens categorie, auteurs, onderwerpen of om het even welke gedefinieerde collectieregel. Zoeken is mogelijk via een breed scala aan bibliografische en authorityindexen, inclusief de mogelijkheid zoekresultaten met facetten te beperken.

Collectieregels en clusters

De basis van het collectieplan

Alle onderdelen van de collectie die relevant zijn voor het management, worden gedefinieerd als ‘regels’. Deze regels ‘mappen’ de componenten van de collectie in definities die V-eyeQ kan begrijpen en interpreteren. Gewoonlijk bevat een systeem tussen 50 en 150 regels. Berekeningen worden gemaakt voor elke component van de collectie (elke regel). Bijvoorbeeld: hoeveel exemplaren “moeten” we aanschaffen, hoeveel exemplaren “moeten” we afvoeren en hoe populair is het onderdeel van de collectie.

De applicatie suggereert ook welke exemplaren moeten worden verwijderd of vervangen, voor welke titels extra exemplaren moeten worden gekocht, welke titels u moet verplaatsen of promoten en welke nieuwe titels u “moet” aankopen.

Een oplossing voor grote en kleine bibliotheken

V-eyeQ is geschikt voor zowel grote als kleine bibliotheken. Zijn “collectieclusters”-functie is een mechanisme voor het “groeperen” van regels. Als een vestiging een beperkt aantal exemplaren in zijn collectie heeft, is het zinvol subcategorieën te combineren, terwijl een grote bibliotheek met duizenden materialen per categorie zal willen filteren op een meer gedetailleerd niveau.

Bijvoorbeeld: terwijl een grote locatie “Detectives & Thrillers”, “Avontuur” en “Fantasy & Science Fiction” als categorieën heeft, zal een kleinere vestiging deze drie regels misschien willen “clusteren” in één enkele “Misdaad & Avontuur”-categorie.

Adviseur

De “adviseur” is het onderdeel van V-eyeQ dat suggesties doet over onder andere “dode exemplaren” (exemplaren die niet worden uitgeleend) en “te veel gebruikte exemplaren”. Er is ook aankoopadvies gebaseerd op een gedefinieerde reserveringsratio en advies over ‘niet populair hier, maar populair elders’.

Dit toont materialen die niet populair zijn in een bepaalde vestiging, terwijl ze dat elders wel zijn. Een stimulans om het te weinig gebruikte materiaal te verplaatsen of te promoten dus. Deze gegevens kunnen niet alleen per vestiging worden bekeken, maar ook per collectieregel, waardoor er een directe link met het collectieplan ontstaat.

Neem contact op

Vijf stappen om een collectieplan op te stellen

Definieer het plan

Op basis van collectieregels.

Verzamel

Alle relevante gegevens voor de meting (aantal exemplaren, leenfrequentie, uitgeleend in de afgelopen n jaren) met V-eyeQ.

KPI's definiëren

Op basis van gewenste leenfrequentie, gewenste afvoerpercentage, verwacht aantal uitleningen.

V-eyeQ helpt u

Bij het berekenen van doelen voor wieden / kopen, op basis van uw beschikbare budget, gedefinieerde regels en de gemiddelde boekprijs.

Definieer doelen

Voor aanschaf en afvoer en pas deze handmatig aan indien nodig.

Integratie met V-smart

De analyses gegenereerd door V-eyeQ zijn geïntegreerd in de besteladministratie van V-smart. Zowel performancegegevens als doelstellingen uit de collectieplannen zijn zichtbaar in de module. De doelstellingen van de plannen kunnen worden omgezet in aankoopquota’s per collectieregel (“hoeveel thrillers moet ik deze week kopen?”).

De resultaten van de V-eyeQ gegevensanalyse kunnen worden opgeslagen in V-smart savelists om exemplaren te beheren, te verplaatsen, te wijzigen of zelfs globaal te verwijderen. Directe export van gegevens via V-smart’s selecteren, sorteren en publiceren (SSP) of naar Microsoft® Excel® is ook mogelijk.

Meer informatie over V-smart

Elk onderdeel beantwoordt een kernvraag

Planningshulpmiddelen

Hoeveel zullen we kopen en wieden?

Prestatieanalyse

Wat gaan we kopen?

Adviseur

Wat gaan we kopen, wieden, verplaatsen of promoten?

Selectieondersteuning

Wat gaan we kopen voor wie (d.w.z. voor welke locaties)?

Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief