Efficiënter samenwerken in een netwerk

De applicaties worden steeds vaker gebruikt in cloudomgevingen, waar vaak een enkele applicatie (een instantie van de software) wordt gedeeld door meerdere bibliotheken, vaak met meerdere vestigingen. Door de implementatie van de concepten van meta-instellingen en instellingen/locaties kan elke vestiging zijn eigen parameters hebben, – ook in een consortium.

Bibliotheken kunnen op allerlei manieren informatie “delen”, voor elk van de modules (bijvoorbeeld circulatie, bestellen, abonnementen, collectiebeheer, etc.). Typische voorbeelden van het delen van data zijn: in de uitleenmodule het “delen” van klanten en exemplaren en in de bestelmodule het “delen” van bestellingen, leveranciers en budgetten. (Het concept kan bijvoorbeeld inhouden dat twee instellingen de bibliografische metadata delen, maar wel ieder een afzonderlijk uitleensysteem hebben.)

Eenvoud in gebruik gecombineerd met flexibiliteit en kracht

meta-instellingen, instellingen en locaties

Samen en toch uniek

V-smart is gebaseerd op het concept van meta-instellingen, waaraan alle onderliggende instellingen hun basisparameters ontlenen. De drie vermelde begrippen representeren een hiërarchische structuur en hebben de volgende betekenis:

een instelling is een rechtspersoon (typische voorbeelden zijn een gemeente, een universiteit, een stichting, een bedrijf, enz.)
een locatie is een fysieke vestiging binnen een instelling (een “filiaal”)
een meta-instelling is een groep instellingen/locaties die informatie delen.

Meta-instellingen

Een meta-krachtig concept

Dankzij het wat abstracte “meta- instellingen” concept kunnen instellingen en locaties binnen één omgeving “leven” en tegelijk toch als het ware onzichtbaar zijn voor elkaar.

Hierdoor wordt het mogelijk dat instellingen de bibliografische metadata delen, maar een volledig gescheiden exemplaren-, leners- en transactiebestand hebben. Zo verbinden wij eenvoud in gebruik met maximale flexibiliteit en kracht,

Samen realiseren de vermelde concepten een vrijwel maximale flexibiliteit. Omdat men van elk concept zoveel waardes kan hebben als nodig is, leggen de applicaties ook geen beperkingen op.

(Onder het locatieniveau liggen nog andere niveaus [sublocatie, plaatskenmerk], maar deze spelen vooral een rol bij de bewegwijzering en zijn conceptueel van veel minder belang.)

OOK IN consortium of MFO toegang tot eigen data en parameters

Verbonden maar zelfstandig

Dankzij deze concepten zijn de meest diverse combinaties mogelijk en is er ruimte voor allerlei combinaties van bibliotheken, archieven, musea, bussen en scholen, al dan niet verenigd in consortia en / of MFO’s (multifunctionele organisaties).

Delen betekent niet dat iedereen overal toegang toe heeft. Dus ook als bijv. exemplaren worden gedeeld (wat inhoudt dat exemplaren van bibliotheek A kunnen worden uitgeleend bij bibliotheek B), is het mogelijk autorisaties in te stellen die dergelijke toegang beperken. In alle gevallen is de algemene regel: “de lokale parameters zijn van toepassing” (d.w.z. parameters per locatie). Dit betekent bijv. in de bovenstaande situatie: A en B kunnen hun eigen set parameters hebben.

reserveringsberichtenverkeer

Nooit meer alleen

V-smart beschikt over vele mogelijkheden die het samenwerken in consortiumverband meerwaarde geven. Een goed voorbeeld hiervan is het zeer krachtige (optionele) reserveringsberichtenverkeer. Dit berichtenverkeer stuurt een bericht naar de “best mogelijke leverancier (vestiging)”. Dit gebeurt op basis van diverse parameters en statussen. Globaal gezien werkt dit als volgt:

het systeem kijkt welke vestigingen een bepaald materiaal kunnen leveren, welke van die vestigingen open zijn, etc.
er wordt dan een bericht gestuurd naar die “best mogelijk leverancier”, waar het materiaal uit de kast wordt gehaald
dit berichtenverkeer heeft allerlei parameters die er voor kunnen zorgen dat berichten bij voorkeur naar grote vestigingen worden gestuurd (en minder naar de kleine)
er kan ook rekening worden gehouden met “routes” binnen het netwerk (bijv. met een busje dat tussen de vestigingen rijdt en materialen verhuist tussen vestigingen); er wordt dan rekening gehouden met de route die het busje maakt (op welke dagen welke vestigingen worden bezocht).

De grote voordelen van dit optionele reserveringsberichtenverkeer zijn uiteraard: een nog betere service aan klanten en een efficiëntere verwerking voor het personeel.

Het reserveringsberichtenverkeer is een uitbreiding van het standaard-reserveren. Daarnaast zijn ook IBL-aanvragen mogelijk. De IBL-module van V-smart ondersteunt zowel de ISOILL-standaard als koppelingen met diverse externe IBL-systemen. Dit is mogelijk door de implementatie van diverse andere standaarden (bijv. XML, SIP2, NCIP, e.a.).

Unieke mensen

Geen eenheidsworst

Niet alleen bibliotheken en hun vestigingen, maar ook mensen zijn uniek. Wij bieden dan ook geen eenheidsworst. Hoe de structuur van instellingen en vestigingen er ook uitziet, elke gebruiker kan werken met zijn eigen voorkeuren. En dit geldt voor zowel klanten van de bibliotheek als voor personeelsleden. Zo kunnen klanten gebruik maken van functies als autocomplete (biedt de meest voor de hand liggende zoektermen aan), best match (probeer nooit “0 treffers” te tonen, maar biedt aan wat het meest lijkt op de ingetikte zoekterm) en zoekvoorkeuren (ik kan bijvoorbeeld instellen dat ik geen materialen in het Frans aangeboden krijg als ik die taal toch niet begrijp). Wie liefst met een app werkt, kan dat.

PERSOONLIJKE VOORKEUREN

Verhoog uw productiviteit met eigen voorkeuren

Voor personeelsleden gelden vergelijkbare principes: ze kunnen hun voorkeursbrowser kiezen (we ondersteunen Chrome, Firefox, Edge en op Apple-apparatuur ook Safari) en ze kunnen ook op telefoon en tablet werken (dankzij het zogenaamde “responsive design”). Voorkeuren worden per gebruiker opgeslagen, een principe dat zowel voor vormgeving (kleuren, achtergrondfoto, taal) als de inhoud (bijv. antwoorden op vragen) geldt. Als dit laatste principe slim wordt toegepast, faciliteert het een grote versnelling van de werkprocessen. Het gebruik van de muis is niet verplicht. Shortcuts zijn bewust eenvoudig gehouden. Knippen en plakken zijn natuurlijk mogelijk. Er zijn filters voor dropdowns en lijsten zijn standaard voorzien van opties voor springen, filters en facetten. Blinden en slechtzienden kunnen werken met diverse oplossingen voor ondersteunende technologie“.

Zowel SAAS als “on premise”

Hosting en cloud

De applicaties kunnen zowel “on premise” (in uw instelling) als in de cloud (elders) “draaien”. In dit laatste geval worden het beheer van de hardware en het nemen van de back-ups ook voor u verzorgd. Met het opereren in de cloud kunnen SAAS-betaalmodellen gepaard gaan.

Ontzorging

Minder kosten, minder lasten, meer baten

De diverse aspecten van de geschetste opzet kunnen, mits goed gebruikt, leiden tot een grote tijdwinst. Zonder in te boeten op flexibiliteit, kunnen daardoor de kosten significant lager uitvallen.