Upgrade Adlib naar Axiell Collections en profiteer van veel extra functionaliteit!

Upgrade Adlib naar Axiell Collections en profiteer van veel extra functionaliteit!

Axiell Collections
Train exhibit

Hoe het Technisch Museum Wenen een probleemloze verhuizing regelde

Een verhuizing is altijd een complexe taak – er zijn vaak zware meubelstukken en er moet worden gepland waar de meubels in het nieuwe huis moeten staan. Maar als het Technisch Museum Wenen (Technisches Museum Wien – TMW) naar een nieuw depot verhuist, dan is de uitdaging extra groot: duizenden objecten, waarvan sommige meerdere tonnen wegen, moeten worden verhuisd. Dit vereist een superstrakke planning – en de juiste software.

Verschillende grote depots

Het TMW heeft verschillende depots. Deze zijn nodig omdat de collectie van het museum aanzienlijk groter is dan de tentoonstelling doet vermoeden: de totale collectie bestaat uit ongeveer 160.000 objecten, maar slechts tien procent wordt gebruikt in de tentoonstelling. Omdat de huurovereenkomst voor het depot voor grote objecten halverwege 2017 verliep, moest TMW een andere oplossing zoeken. Het depot bevatte voornamelijk transportobjecten, zoals auto’s, motorfietsen en fietsen, maar ook zwaardere items als locomotieven, een printerlijn en een zweefvliegtuig. Het grote depot in Haringsee (Neder-Oostenrijk), met een oppervlakte van 8500 m² werd de nieuwe locatie. Het gebouw werd verdeeld in verschillende ruimtes: objecten als treinen met een gewicht tot 30 ton worden op de vloer gestald, in een andere ruimte zijn palletrekken, en een derde ruimte is voor transportobjecten als auto’s, speciale voertuigen of fietsen.
 

Een betrouwbare database
Het verbouwen van het depot was redelijk eenvoudig, maar de verhuizing zelf was een enorme uitdaging.“Het duurde ongeveer anderhalf tot twee jaar voordat we echt konden verhuizen, en we zijn al begonnen met de verhuizing toen we nog bezig waren met de planning,” vertelt Harald Wendelin, die de leiding heeft over het digitale collectiemanagement van TMW. We hebben toen besloten barcoderingen te gebruiken voor het verhuizen van de pakketten, omdat dat veiliger en efficiënter is dan andere methoden. De eerste belangrijke stap voor de verhuizing was dus het maken van een uitgebreide inventaris van het depot. Ieder object werd opgenomen in de Adlib database, het collectiemanagementsysteem van TMW. De objecten, dat waren er ongeveer 10.000, werden gedistribueerd in 2000 pakketten, dat wil zeggen transporteenheden als pallets, transportpallets of dozen. Deze pakketten werden vervolgens allemaal voorzien van een barcode, die handmatig in de database werden ingevoerd met behulp van Bluetooth-scanners, waarna het pakket op volledigheid werd gecontroleerd.

Zodra alle objecten ingevoerd waren, was het mogelijk het daadwerkelijke transport te plannen. Dit draaide niet alleen om de timing, maar ook om de exacte locatie van de objecten en pakketten in het nieuwe depot, en het tekenen van rasterzones voor opslag op de vloer. Deze nieuwe locaties kregen ook een barcode. Het plannen van de nieuwe locaties was een complexe taak, die draaide om meer dan alleen het bepalen waar zware of grote objecten geplaatst werden. Er moesten ook pallets aan de juiste planken gekoppeld worden. Tijdens het planningsproces werd rekening gehouden met het formaat, het gewicht en de breedte van de objecten. Dit was echt de moeite dubbel en dwars waard, omdat het TMW zijn collectie-items nu bijzonder efficiënt kon opslaan.

Voortdurende controle in real time
Een ander voordeel van het vooruit plannen van de locatie was dat toen de vrachtwagens het oude depot verlieten, het team van TMW hun aankomst op de nieuwe locatie kon voorbereiden. Zodra er een vrachtwagen aankwam, kon de inhoud ervan direct naar de juiste locatie gebracht worden: de rij en de plank waren al bepaald. Om de dag werden er controles uitgevoerd in de database om te zorgen dat de vooraf vastgestelde locaties overeenkwamen met de gescande locaties.

Het TMW koos ook Axiell Move voor de verhuizing van het depot, wat al eerder was gebruikt voor andere verhuizingen, zoals voor het Imperial War Museum in het Verenigd Koninkrijk. De software kan gebruikt worden in combinatie met Adlib. De applicatie geeft dan het inventarisoverzicht weer op een gewone iPhone. Op het moment dat een object in het nieuwe depot aankwam, scanden de medewerkers de barcode met een app en een plug-in scanner, waardoor de verandering van locatie in real time werd ingevoerd. Tegelijkertijd kon de inhoud van een transporteenheid, indien nodig, op locatie worden gecontroleerd, omdat alle informatie over het object in de app stond. Dit betekende dat de database-informatie direct na de verhuizing up-to-date was.

Project Manager Helmut Lackner en zijn team hebben in totaal twee jaar aan de planning voor de verhuizing gewerkt. Hun inzet en precisie werden beloond: de verhuizing is binnen een paar maanden afgerond; de eerste objecten werden half december 2016 verhuisd, de laatste rond Pasen 2017. Door de nauwkeurige planning en het gebruik van Adlib, barcodes en Axiell Move was het niet alleen mogelijk de verhuizing zo snel af te ronden, er vonden ook geen fouten plaats in het transport zelf. Een compleet succes voor het TMW: “Voor een verhuizing zijn vooral efficiëntie, controle en overzicht van belang. Het moet altijd snel gebeuren, omdat het transport door externe bedrijven wordt uitgevoerd, wat veel geld kost”, vertelt Harald Wendelin.

Samenvatting: net als bij het verhuizen naar een nieuw huis geldt ook voor het verhuizen van duizenden objecten: alles draait om een goede planning. Als men goed voorbereidt is op alle mogelijke scenario’s, dan staat niets een succesvolle verhuizing in de weg – dit spaart tijd, geld en, bovenal, stress.

Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief

Wij gebruiken cookies en verzamelen andere persoonlijke informatie op onze website. Om te zien hoe, waarom en wat kunt u ons Online privacybeleid lezen. Door onze site te blijven gebruiken, accepteert u ons Online privacybeleid.