Alhoewel V-smart op diverse manieren uitleenberichten (herinneringen, reserveringsberichten, terugvorderingen, …), kan printen en mailen, verloopt dit voor de gebruiker in alle gevallen eenvoudig en transparant, omdat de techniek die met die verschillende manieren gepaard gaat voor de gebruiker verborgen blijft. In wezen zijn er drie technieken:
- tekstgebaseerd printen
- mailmerge
- printen via de nieuwsbriefapplicatie
V-smart biedt standaard de eerste twee methodes. De derde optie is ook mogelijk indien Iguana Newsletters in gebruik is.
Mailmerge is de veruit meest gebruikte optie en komt hier het meest aan bod. (Het gaat hierna dan ook vooral over mailmerge via XSLT, wat heden ten dage veruit de meest gebruikte manier van printen in V-smart is. XSLT is geschikt voor zowel printen als e-mailen; beide kunnen hier dan ook transparant worden gelezen.)
Kort door de bocht verloopt het in alle gevallen zo: eenmalig definieert de bibliotheek sjablonen (templates, stylesheets); bij het eigenlijke printen of mailen wordt informatie die opgeslagen is in de sjablonen vervangen door de “echte” data (een fictief voorbeeld: in het sjabloon staat “achternaam”; in de daadwerkelijke print-out wordt dat vervangen door “Broeders” of “Jansen” of …).
Tekstgebaseerd printen
Van oudsher ondersteunt V-smart een tekstgebaseerd exportformaat dat gebruik maakt van de geïntegreerde rapportgenerator van V-smart, SSP (Selecteren – Sorteren – Publiceren). Inmiddels is deze techniek vervangen door het krachtigere en rijkere mailmerge via XSLT, maar de optie blijft wel nog beschikbaar.
Mailmerge (XSLT)
Heden ten dage is het printen dus gebaseerd op Mailmerge. Waar dit in het verleden (technisch) gebaseerd was op Microsoft Office (sommigen onder ons kennen het bijv. van Word of Excel), is dit inmiddels vervangen door een techniek die flexibeler (en “moderner”) is, maar die in wezen volgens min of meer dezelfde principes werkt: XSLT.
XSLT staat voor Extensible Stylesheet Language Transformations. Het is geen programmeertaal, maar voert sjabloon‑gebaseerde transformaties uit: het zet XML om naar iets anders (HTML, PDF, “platte” tekst, een ander XML‑formaat, JSON, CSV, wat je maar wilt). In het sjabloon beschrijf je de “regels ” die bepalen hoe de omzetting verloopt (in zijn eenvoudigste vorm: als je A tegenkomt, maak er dan B van).
XSLT is een op XML gebaseerde W3C‑standaard voor het transformeren van (als XML gestructureerde) data. De transformaties worden uitgevoerd door een zgn. XSLT‑processor.
XSLT is niet alleen geoptimaliseerd voor transformaties, maar het is ook krachtig: ook als de datasets groot zijn is het snel en gaat het efficiënt om met computergeheugen. XSLT is dus een W3C-standaard en niet gekoppeld aan één leverancier. Er is geen vendor-lock‑in.
XSLT is dé standaard voor datamapping (veldmapping, structuurconversie, filteren, normalisatie) en voor de koppeling met printprocessors.
Er zijn diverse voordelen t.o.v. het eerder genoemde tekstgebaseerde printen. Naast de al genoemde zijn dat ook: XSLT is een breed geaccepteerde standaard voor outputgeneratie (printen, e-mailen, ..) en de opties voor de opname van grafische elementen (plaatjes, audio, video) zijn vele malen groter.
Kort door de bocht ziet de werkwijze in V-smart er technisch gezien als volgt uit:
- V-smart genereert SQL-tabellen met daarin bijv. naam en adres van de klanten.
- De informatie in deze tabellen wordt opgepikt door de printprocessor (een stuk software dat op de server draait en waar V-smart mee “praat”), die dan op basis van het gedefinieerde sjabloon de data transformeert
- en de output e-mailt of print (als PDF) (voor het versturen van emails communiceert de printprocessor met de gedefinieerde mailserver).
Het hierna volgende schermvoorbeeld geeft een beeld van hoe een XSLT-sjabloon (hier een deel van een reserveringbericht) eruit ziet:
Zoals gezegd, voor de gebruiker is de werkwijze bij enerzijds tekstgebaseerd printen en anderzijds printen via XSLT gelijk: de techniek verschilt, de werkwijze / workflow niet.
Waar wordt XSLT voor gebruikt: welke berichten kunt u printen of e-mailen?
Het gaat primair om uitleengerelateerde berichten. Dat zijn met name reserveringen, automatische verlengingen, herinneringen (“courtesy notices”), achterstallige betalingen, facturen, beëindiging van het lidmaatschap en SEPA-verlengingen.
Daarnaast wordt XSLT ook gebruikt voor klantbrieven (welkomstbrieven, brieven voor specifieke groepen leners), alle IBLV-etiketten en -meldingen, rugetiketten en innamebonnen.
Printen via de nieuwsbriefapplicatie
Voor bibliotheken die de applicatie Iguana Newsletters gebruiken is printen via die nieuwsbriefapplicatie ook mogelijk. Weer zijn de principes (“tokens” in sjablonen worden vervangen door de daadwerkelijke data) hetzelfde.
Alhoewel Iguana Newsletters primair bedoeld is voor zowel periodieke, volledig geautomatiseerde nieuwsbrieven (denk aan nieuwsbrieven voor volwassenen, nieuwsbrieven voor specifieke doelgroepen [kinderen, ouderen, nieuwe klanten, jarigen, etc.] als voor ad-hoc nieuwsbrieven (op basis van willekeurige selecties uit het klantenbestand in zowel V-smart als V-insight) biedt het ook de mogelijkheid uitleenberichten uit V-smart te versturen als nieuwsbrief. De definitie gebeurt via een WYSIWYG-interface (“What You See Is What You Get [Wat je ziet is wat je krijgt]”).
Meer over Iguana Newsletters leest u hier: https://www.axiell.com/nl/oplossingen/product/iguana-newsletters/.
