Bibliotheken beseffen maar al te goed hoezeer een goede service ook afhangt van goede datakwaliteit. V-smart biedt diverse mechanismen die bij goed gebruik leiden tot die consistentere en betere data.
Maar hoeveel aandacht dit ook krijgt, het is vrijwel onmogelijk te vermijden dat ongewenste vormen worden geïmporteerd of op een andere manier ontstaan. Hoe deze op te lossen?
Beide aspecten, fouten voorkomen én herstellen, komen in dit artikel aan bod, waarbij er wat dit laatste betreft vooral wordt ingegaan op globaal wijzigen en bulktransacties.
Fouten voorkomen
Hiertoe zijn er diverse mechanismen. De voornaamste zijn waarschijnlijk:
- Alle velden (ook de lokale velden) beschikken over een (soms vrij definieerbare) Error checking, wat inhoudt dat “foutieve” antwoorden worden geweigerd en het nieuwe (“betere”) antwoord kan worden ingetikt
- De meeste formulieren beschikken over een “Sla op als default”-functie; dit betekent dat de antwoorden (per gebruiker) worden opgeslagen en bij hergebruik niet opnieuw moeten worden ingetikt; niet alleen levert dit veel tijd op, ook worden hierdoor uiteraard veel (tik-) fouten voorkomen
- Het afdwingen van formaten en waardes: dit omvat diverse principes, – denk aan de definitie van een type (datum, tekst, numeriek, …), het tonen van niet-muteerbare velden (beschermen van data die niet mag worden gewijzigd), de verplichte keuze uit een (authority) lijst en de definitie van een specifiek formaat (bijv. “moet beginnen met een hoofdletter”)
- Alle tekstvelden beschikken over een Autocomplete-functie waardoor eerdere antwoorden uit een voorgestelde lijst kunnen worden geselecteerd (uiteraard voorkomt dit tikfouten)
- Specifiek voor Globaal wijzigen gelden principes als “werk altijd op basis van records in een savelist” en “voorzie ook dummy-conversies”; zie de eerdere toelichtingen over bulkverwerkingen (waar deze principes iets uitgebreider worden toegelicht)
Fouten herstellen
Bijzondere functies in deze zijn:
- V-insight is (ook) geschikt om de diverse ingevoerde waardes te tonen en zo dus fouten (bijv. ongewenste varianten) te reveleren (hierna volgt een schermvoorbeeld). Mensen slagen erin om (bijv.) een ogenschijnlijk niet eens zo “moeilijke” plaatsnaam als “Oosterhout” op vijf manieren te spellen. V-insight reveleert dit soort situaties.
- Globaal wijzigen: de optie om “verkeerde” invoer met één actie te corrigeren (zie hierna de informatie over bulktransacties en globaal wijzigen voor details)
“Foute” records kunnen worden verzameld in savelists en van daar uit kan data manueel of globaal worden gewijzigd (deze lijsten -savelists- kunnen op allerlei manieren worden gecreëerd, bijv. manueel, via zoeken, analyse of rapportage)
Welke bulktransacties zijn beschikbaar?
Het V-portfolio ondersteunt bulktransacties op verschillende plekken in meerdere producten, o.a.
- globale wijziging van metadata in V-smart
- globale verwijdering van records in V-smart (de mogelijkheid om een set records in een lijst op te slaan en deze records “in bulk” te verwijderen)
- globale opties in de bestelmodule van V-smart, zoals: globale ontvangst of globale registratie van facturen
- bulkimport en -export in V-smart, – de mogelijkheid om set records in één handeling te importeren en exporteren
- bulkimport in Iguana DAM, wat in feite de mogelijkheid is om (in één actie) grote hoeveelheden paginascans als individuele bestanden te importeren en automatisch meerdere bibliografische records en de relaties te creëren
V-smart heeft globaal wijzigen-functies voor:
- metadata i.v.m. bezit, zoals (voornamelijk) plaatskenmerken
- bibliografische metadata
- authorities
- metadata van klanten (leners).
In dit document concentreren we ons op het globaal wijzigen van (bibliografische) metadata.
Globaal wijzigen
Globaal wijzigen is veruit de krachtigste methode om gegevens binnen het systeem te wijzigen. Met deze functie kunnen gebruikers allerlei soorten gegevens in meerdere records tegelijk wijzigen. V-smart ondersteunt de volgende global-wijzigenfuncties:
- gegevens vervangen (wijzigen in (sub)veld X “A” naar “B”)
- gegevens transformeren (dit zijn typografische wijzigingen, bijvoorbeeld de wijziging in (sub)veld X “a” naar “A”)
- kopieer (sub)veld (kopieer de inhoud van (sub)veld X naar (sub)veld Y)
- (sub)veld verplaatsen (verplaats de inhoud van (sub)veld X naar (sub)veld Y)
- flip (sub)veld (verplaats de inhoud van (sub)veld X naar (sub)veld Y en de inhoud van (sub)veld Y naar (sub)veld X)
- verwijder (sub)veld (verwijder (sub)veld X uit het record)
- (sub)veld toevoegen (voeg (sub)veld X toe aan het record)
- volgorde (sub)veld (wijzig de volgorde van het (sub)veld binnen het record; alleen voor bibliografische records en autoriteiten)
Met de functie ‘gegevens vervangen’ kan de gebruiker ook gegevens aan een (sub)veld toevoegen en gegevens uit een (sub)veld verwijderen.
Workflowprincipes
De workflow is in essentie dit: een groep records wordt opgeslagen in een lijst (“savelist”) en deze records worden vervolgens “globaal” gewijzigd met behulp van een conversieprofiel.
De workflow is zo ingericht dat deze gebruiksgemak combineert met een aantal ingebouwde veiligheidsmarges. Omdat deze optie de mogelijkheid biedt om in één proces (actie) alle records in de database te wijzigen, kunnen de gevolgen van een foutieve conversie zeer frustrerend zijn. Om deze potentiële risico’s te voorkomen, bevat het systeem een aanzienlijk aantal veiligheidsmaatregelen die een deel van de risico’s helpen vermijden. Deze principes zijn:
Principe 1: voer globaal wijzigen nooit uit op het basisbestand, maar altijd op een bewaarlijst (savelist)
De globaal wijzigen “draait” nooit op een basisbestand (bijvoorbeeld een bibliografische database) maar op een lijst die een geselecteerd aantal records bevat (bijvoorbeeld bibliografische records). Dit geeft de gebruiker een extra beveiligingslaag (als zijn actie niet het verwachte resultaat oplevert, weet hij altijd precies om welke records het gaat, omdat deze in de bewaarlijst worden opgeslagen).
Principe 2: definieer de werkzaamheden die gedaan moeten worden in een profiel
Er kunnen meerdere globaal-wijzigenprofielen worden gedefinieerd en deze kunnen op elk moment worden hergebruikt. De profielen bevatten een lijst met de gegevens die moeten worden gewijzigd (verander bijvoorbeeld elke “A” in “B” in veld XXX). Houd er rekening mee dat één profiel wijzigingen in meerdere velden of subvelden kan bevatten.
Principe 3: bied meerdere wijzigingsmethoden aan en laat dummywijzigingen toe
De oplossing maakt een onderscheid tussen drie soorten wijzigingen:
- dummy-conversie: imiteert het conversieproces, maar voert feitelijk geen conversie uit (dat wil zeggen dat de records ongewijzigd blijven, maar men kan wel het verwachte resultaat bekijken, in een poging fouten in het conversieprofiel aan het licht te brengen zonder het risico te lopen de wijzigingen daadwerkelijk aan te brengen in de bestanden);
- zonder bevestiging: converteert de records in de bewaarlijst (zonder bevestiging);
- met bevestiging: converteert de records in de bewaarlijst en vraagt om een bevestiging per record.
Voordat de conversie daadwerkelijk wordt uitgevoerd, kan men met behulp van de ‘dummy-conversie’ fouten in de conversietabel aan het licht brengen, zonder het risico te lopen dat de wijzigingen daadwerkelijk in de “echte” bestanden worden aangebracht. Daarom wordt aanbevolen altijd een dummy-conversie uit te voeren totdat de conversie volledig correct is.
Voor het converteren van een klein aantal beschrijvingen/objecten is de optie “Met bevestiging” zeer geschikt. Aangezien het systeem om bevestiging per record vraagt, is deze optie niet handig voor het converteren van een groot aantal records.
Principe 4: bied rapporten en andere controlefuncties aan
Elke globaal-wijzigingactie levert een rapport op met de (verwachte) resultaten van de actie, zodat de gebruiker de effecten van zijn conversie kan beoordelen.
Principe 5: “uniformiteit” van testen
Nadat een record via globaal wijzigen is aangepast, voert de applicatie een aantal recordcontroles uit. Deze tests zijn in principe identiek aan de tests die worden toegepast als een record individueel (manueel) wordt gewijzigd. Als men bijvoorbeeld een geautoriseerd (sub)veld in een bibliografisch record zodanig wijzigt dat het verandert in een vorm die niet in een record mag worden gebruikt (bijvoorbeeld een afgewezen vorm), krijgt men een foutmelding en wordt de wijziging niet uitgevoerd.
Records opslaan in een savelist
Zoals vermeld worden de records die globaal worden gewijzigd opgeslagen in een lijst (een zogenaamde bewaarlijst of savelist). Er zijn meerdere manieren om records in zo’n bewaarlijst op te slaan, maar over het algemeen komen ze op één van deze neer:
- individuele selectie van records (bijvoorbeeld door een barcode te scannen of door een record te selecteren tijdens het zoeken naar records)
- globale selecties in de rapportgenerator van V-smart genaamd SSP (Selecteren, Sorteren, Publiceren)
- globale anayses in V-insight (zie o.a. hier voor meer info over V-insight: V-smart inzichten juni 2025: Haal meer uit je data met V-insight – Statistische analyse voor meer inzicht en betere beslissingen en V-insight: analyseren en presenteren).
