Een informatieve Webinar over de overstap van Adlib naar Axiell Collections door René van den Heuvel.
De webinar heeft een heel praktische insteek (“Hoe doe ik dat in Axiell Collections?”) en is gericht op alle gebruikers: van groot tot klein. René zal in de webinar in gaan op hoe Axiell Collections werkt, uitgaande van de werkwijzen in Adlib.
Zoals een collectiebeheerder het laatst omschreef: ik heb koudwatervrees, en ik wil daar graag doorheen, want ik zie echt de voordelen van werken met Axiell Collections!
Q+A
Wordt deze webinar opgenomen zodat ie later ook te zien is?
Ja, het wordt opgenomen, dus terugkijken kan via de blogpagina op onze website.
Ik heb gemerkt dat sorteren niet op objectnummer gaat maar op recordnummer. Dit is soms erg verwarrend
Standaard wordt het zoekresultaat weergegeven op volgorde van invoeren en dat is inderdaad meestal op recordnummer. Sorteren kan eenvoudig door op de kolomheader voor Objectnummer te klikken. Maar in flexibele applicaties (Private Cloud en lokale installaties) kan standaard sortering worden geconfigureerd. Dit zorgt dan wel voor een kleine vertraging in de presentatie van de records, afhankelijk van het aantal records dat gesorteerd moet worden.
Waar staat de data? Als je nu de applicatie en data gehoste hebt bv?
In ons datacentrum in Groenekan, Nederland.
Kan je meerdere sessies opstarten (dus Collections 2x draaien bv) per gebruiker?
Ja, je kunt net zoveel browserwindows/tabs open hebben als je wilt. De gebruiker telt dan nog steeds als één gelijktijdige gebruiker.
Waarom spreekt Collections nog steeds over verschillende bestanden? Ik was in de veronderstelling dat In Collections alles in één bestand staat.,
Het antwoord is afhankelijk van hoe de vraag bedoeld is. Daarom twee antwoorden:
1. De term ‘database’ kan zowel een technische als inhoudelijke betekenis hebben. We hebben het binnen de applicatie vaak over databases als we het over de verschillende entiteiten hebben. Dus bijvoorbeeld de thesaurus is een database en de collectie ook. Meer technisch georiënteerden denken bij het woord database aan de SQL database waar de applicatie gebruik van maakt.
2. Als de vraag betrekking heeft op de integratie van de bibliotheekcatalogus en de overige collecties (museum, archief), dan is het antwoord dat vanaf versie 5.0 van de Axiell Collections applicatie, inderdaad de bibliotheek is toegevoegd aan het centrale collectiesbestand. Dat betekent dat als men naar deze versie upgrade de bibliotheekitems op dezelfde manier worden beheerd als de rest van de collectie en dus ook gebruik gemaakt kan worden van alle procedurele modules als standplaatsbeheer, tentoonstellingen, collectiereview, etc.
In het nieuwe zoekformulier zoek je door de hele collectie. Bij ons mogen gebruikers alleen deelcollecties bewerken. Kan dat ook nog steeds in Axiell of kan alles wat wordt gevonden is ook worden bewerkt?
Het rechtensysteem van Axiell Collections is precies hetzelfde als dat van Adlib. Dat betekent dat als men resticties heeft configureerd in Adlib deze restricties ook in Collections gelden.
Kan ik bij de lijst zoekresultaten ook twee foto’s tegelijk laten zien?
In het resultaatscherm worden alle thumbnails getoond van afbeeldingen die aan het record gekoppeld zijn. Je kunt de kolom waarin de thumbnails worden getoond breder maken om er meer dan één te zien.
Groot gemis in Collections is het niet kunnen sorteren op niet-geindexeerde velden, dit doen mijn gebruikers zowat dagelijks (bv sorteren op credit line) in Adlib
Het is op dit moment nog niet mogelijk om op niet geïndexeerde velden te sorteren omdat voor sorteren (ivm snelheid) de index wordt gebruikt. We onderzoeken of we dit alsnog mogelijk kunnen maken. Totdat dit mogelijk is gemaakt, kunnen er natuurlijk wel meer indexen worden geconfigureerd zodat de velden waarop gebruikers willen sorteren dat ook kan.
Ik ben heel benieuwd naar de bibliotheekdata in Collections en hoe de workflow wordt ondersteund, zoals van bestellen, afhandelen binnengekomen boeken en hergebruik van bestelrecords bij catalogiseren. Ook uitlenen tijdschriftregistratie, holdings etc.
We nemen contact met jullie op om de mogelijkheden te bespreken.
Hoe veilig zijn onze bestanden.
Waarschijnlijk veiliger dan wanneer men bestanden in de eigen infrastructuur beheerd. Het datacentrum waar Axiell gebruikt van maakt is vanzelfsprekend ISO gecertificeerd. ISO certificering van onze operations is pending. Daarmee wordt aangetoond dat alle nodige veiligheidsmaatregelen en procedures zijn geïmplementeerd.
Waar staat bijvoorbeeld de cloudserver. Waar staat de backup. Kunnen we zelf ook een backup maken.
In onze SLA zijn details beschreven zoals locatie van het datacentrum (Groenekan, Nederland) and hoe de backups geregeld zijn. Er zijn zowel onsite als offsite backups. Wanneer men gebruik maakt van onze cloud service dan kan men vanuit de applicatie de data exporteren naar bijvoorbeeld XML bestanden. ”
Zijn de views verplaatsbaar naar een tweede scherm?
Ja, de meest view kunnen worden losgekoppeld van het hoofdscherm en vervolgens vrijelijk worden verschoven naar een andere plek op het scherm of naar een tweede scherm. Het losgekoppelde scherm blijft gesynchroniseerd met het hoofdscherm zodat de inhoud actueel blijft.
Kan ik bij het invoeren van gegevens ook komma’s in plaats van punten gebruiken bij decimale getallen (bijvoorbeeld formaten)
Dit hangt af van de configuratie van de applicatie. Standaard worden decimale punten gebruikt, maar de configuratie kan worden gewijzigd zodat de instellingen van de pc (locale) worden gebruikt.
Worden eerdere versies van entries opgeslagen? Zodat je informatie kan terugplaatsen als dat nodig is, of kan zien wat er gewijzigd is en door wie? (Vergelijkbaar met WordPress oid.)
Axiell Collections heeft een functie die er voor zorgt dat elke wijziging in elk veld in de gehele applicatie wordt gelogd met datum/tijd en naam van degene die de wijziging heeft gedaan. De gehele wijzighistorie van velden en records wordt op die manier vastgelegd en kan ook worden ingezien. Op dit moment kan men met copy/paste een veldwaarde uit de history weer terugzetten in een veld als huidige waarde. Mogelijk komt hiervoor in een toekomstige versie van Collections een speciale functie. Deze logfunctie moet wel eenmalige worden aangezet/geconfigureerd in de applicatieconfiguratie.
Wij werken met adlib museum basis 4.5 Kan dat zo over of zijn er extra acties nodig.
Ja, deze data kan zonder meer naar onze cloud service worden overgezet. Voor deze versie van Adlib is dat normaal gesproken binnen een dag gedaan.
Met hoeveel personen kun je tegelijk in collections werken. is dat abonnement afhankelijk.
Dat is inderdaad abonnement afhankelijk. Wij werken met concurrent use. 1 gebruiker, is 1 gebruiker tegelijkertijd online. 2 dus 2 tegelijkertijd online.
Bestaat er ook een sneltoets voor het weghalen van occurences (in Adlib control + L)?
Nog niet, maar deze sneltoetst staat op de roadmap dus die gaat in één van de volgende releases komen.
Bij de Bewaarde zoekacties: als je een SDI-definitie hebt daarbij en je wijzigt de bewaarde zoekactie, is dan ook de SDI-instellen (‘planning’ kwijt?
Het wijzigen van de zoekvraag in een bewaarde zoekactie is, net als bij Adlib, in feite het maken van een nieuwe bewaarde zoekactie met hetzelfde nummer. De applicatie kan niet weten of het de bedoeling is om de vorige instellingen te bewaren of een geheel nieuwe bewaarde zoekactie te maken. We zullen in ons ideeën-portaal een verzoek invoeren om het mogelijk te maken om alleen de zoekvraag in een bestaande bewaarde zoekactie te overschrijven. Deze functie wordt dan overwogen voor de roadmap van Collections.
Hoe worden afbeeldingen en documenten gekoppeld bij het aanmaken van een nieuw record?
Als er geen DAM systeem gebruikt worden, worden de digitale bestanden van afbeeldingen en documenten in een map op de server opgeslagen. In het record zelf wordt alleen de verwijzing naar deze bestanden opgeslagen. De digitale bestanden worden dus niet in de database zelf opgeslagen.
Is er ook een aparte webinar voor Adlib Archief in Collections?
Er staan vooralsnog geen webinars gepland, dus ook niet speciaal voor archief. We kunnen echter de vragen die je hebt ook direct met jou behandelen. Je hoeft dan niet te wachten op een eventueel webinar.
Kan je ook even aanstippen wat in Axiell Coll. niet meer kan?
Dat kan. Er is een kort lijstje van functies die in Collections niet geïmplemteerd zijn. Dit zijn voornamelijk dingen die helemaal niet (meer) in gebruik zijn in Adlib of die in Collections op een andere (betere) manier werken. We zullen het lijstje delen. Overigens is Axiell Collections een geheel nieuwe software en niet een één op één vertaling van Adlib. Er zullen dus altijd verschillen blijven. In de praktijk van het implementeren van Collection bij klanten in de afgelopen jaren zijn we hiaten tegengekomen in de functionaliteit van Collections in vergelijking met Adlib die we vervolgens alsnog in Collections hebben ingebouwd. Hierdoor zijn de verschillen met Adlib nog kleiner geworden.
Is de inhoud/volgorde van velden in zoomschermen ook zelf aan te passen (via Designer).
Ja, in Axiell Designer kunnen de schermen, ook zoomschermen, helemaal aangepast worden.
In de lijstweergave is de tekst in de kolommen groter dan de zichtbare tuimte, dus deels onzichtbaar. Is dit niet herschaalbaar?
Ja, de breedte van de kolommen kan men aanpassen. Net als in Excel kun je ook dubbel klikken op de verticale scheidslijn tussen de kolommen. De breedte wordt dan automatisch aangepast. Maar je kunt ook zelf met drag&drop met de muis de kolom breder maken.
Hoe werkt, in het bibliotheekdeel, het uitlenen en de lenersdatabase/-administratie? Nu een Adlwin/Adloan applicatie?
Adloan is niet beschikbaar in Collections. Een lenersdatabase is wel beschikbaar. Neem voor de mogelijkheden van uitlenen contact met ons op. We kunnen hiervoor een alternatieve oplossing bieden binnen Collections.
Kan je Collections en Adlib naast elkaar blijven gebruiken?
Hoewel dat binnen bepaalde technische beperkingen zou kunnen, raden we dit al geruimte tijd af. Er zijn functies binnen Collecties die het onmogelijk maken om Adlib ook nog te gebruiken omdat Adlib die functies met de bijbehorende datastructuren of applicatieconfiguratie niet kent. Daarbij geldt dat we in onze cloud service Adlib sowieso niet meer zullen aanbieden na de overstap op Collections. Daarnaast zullen er steeds meer functies aan Collections worden toegevoegd die Adlib niet zal herkennen. Als je dan Adlib ernaast zou gebruiken, betekent het dat je geen gebruik kan maken van nieuwe Collections functies.
Onze digitale leeszaal op onze eigen website haalt gegevens via een API uit Adlib. Welke aanpassingen moeten we doen bij een overschakeling naar Collections?,
Ook voor Axiell Collections is de API beschikbaar. Het kan zijn dat er kleine aanpassingen in de API configuratie nodig zijn, maar de details daarvan kunnen we pas bepalen als bekend is hoe het overstaptraject eruit ziet. Het is ook mogelijk dat er niets hoeft te wijzigen.
Hoe kunnen wij achteraf contact opnemen voor eventuele bijkomende vragen?”
Als het vragen betreft om de overstap in gang te zetten, neem dan contact op met onze sales afdeling. Via email kan dat via alm.sales@axiell.com. Als de overstap in gang is gezet, dan heb je een projectbegeleider voor alle vragen.
