Workflow automatisering: een belangrijke schakel in het verbeteren van de digitale processen binnen uw culturele instelling

Workflow automatisering: een belangrijke schakel in het verbeteren van de digitale processen binnen uw culturele instelling

Lees meer

Overstappen van Adlib naar Axiell Collections – Hoe kan ik mijn collectiedata aanleveren ter voorbereiding op de migratie naar Axiell Collection?

Axiell Collections-expert, Ben Doty, legt in dit artikel uit waarom het opschonen van uw Adlib-data geen problemen hoeft op te leveren zodra overstappen naar Axiell Collections gepland is

Bij Axiell zijn we enthousiast over Axiell Collections en de mogelijkheden die het biedt om met uw collectiedata te werken. We kijken ernaar uit om Adlib-gebruikers snel en efficiënt over te laten stappen op Axiell Collections, zodat u de vele nieuwe functies ervan kunt gebruiken.

Een veel voorkomende vraag in het migratieproces is: “Wat kan ik doen om mijn gegevens goed aan te leveren?” Het lijkt logisch dat u denkt dat u veel voorbereidend werk moet verrichten om uw gegevens door ons te laten migreren. Maar omdat Adlib en Axiell Collections dezelfde backend-databasestructuur hebben, kunt u uw ongewijzigde gegevens aan ons aanbieden en kunnen wij deze collectiedata overzetten naar Axiell Collections.

Er zijn een paar stappen voor het opschonen van gegevens die u vóór de migratie van uw gegevens kunt uitvoeren en die u later in het project tijd kunnen besparen, maar ze zijn niet verplicht vóór de migratie, dus u hoeft uw project er niet door laten vertragen:

  • Datums: Axiell Collections kan een foutmelding geven als er verkeerd geformatteerde datums aanwezig zijn, dit vooraf controleren kan het testen vergemakkelijken. Zorg ervoor dat alle datumvelden correct geformatteerd zijn (standaard is dit JJJJ-MM-DD, JJJJ-MM, of JJJJ).
  • Afbeeldingen/Documenten: Axiell Collections vereist dat alle afbeeldingen en documenten gekoppeld aan records op één locatie te vinden zijn. Zorg ervoor dat al uw afbeeldingen en bijgevoegde documenten in één map staan (zonder submappen), en werk het veld reproduction.reference bij zodat het overeenkomt met deze map.
  • Te weinig gebruikte velden: is er een veld waarmee u hebt geëxperimenteerd of getest, maar die u uiteindelijk niet heeft gebruikt? Het kan het project later sneller laten verlopen als u gegevens verwijdert uit deze velden die u niet actief gebruikt.

Laten we eens kijken wat het migratieproces voor u betekent en waarom het opschonen van uw gegevens geen problemen hoeft te geven.

Om u naar Axiell Collections over te kunnen stappen, moeten we uw gegevens vinden. Gelukkig maakt het ontwerp van het systeem dit gemakkelijk. Alle gegevens in een Adlib-systeem staan op één plek – een zogenaamde SQL-database of, in oudere systemen, een Windows-map genaamd ‘data’. Een van de eerste dingen die gebeuren bij een migratie is dat wij om een kopie hiervan vragen. Indien nodig kunnen wij u precies uitleggen hoe u dat moet doen. Deze map bevat al uw gegevens, dus u hoeft niet te gaan zoeken op harde schijven of vergeten servers om er zeker van te zijn dat u alles heeft.

Gebruikers maken zich vaak zorgen over het opschonen van hun gegevens voordat ze overstappen op Axiell Collections. De waarheid is echter dat dit veel lijkt op een grote voorjaarsschoonmaak voor een verhuizing: het maakt de verhuizing uiteindelijk makkelijker – het scheelt wellicht een paar dozen die niet verhuisd hoeven te worden – maar het allerbelangrijkste is dat u door deze actie zonder extra stress de verhuisdag goed doorkomt. Het is hetzelfde verhaal met Axiell Collections. Omdat Collecties dezelfde datastructuur gebruikt als Adlib, zouden alle gegevens die in Adlib worden bewaard, naar Collecties moeten kunnen overgaan. We zullen uw gegevens nauwkeurig bekijken, dus als er plaatsen zijn waar iets absoluut niet werkt, kunnen we u dat laten weten. Over het algemeen is het beter om de gegevens ongewijzigd te verplaatsen en, als u eenmaal met Collections werkt, uw data op te schonen.

We willen er ook voor zorgen dat als uw Adlib systeem maatwerk bevat, de aanpassingen die u wilt behouden waar mogelijk behouden blijven*. Ze zijn niet allemaal nodig – u heeft wellicht ooit een veld toegevoegd dat later een standaard onderdeel van de model-applicatie is geworden. In dat geval kunnen we het nieuwe, standaardveld gebruiken. Om dit uit te zoeken, hebben we alleen een kopie van het volledige Adlib-systeem nodig. Nogmaals, dit zou allemaal op één plek moeten staan: de Adlib-map. Ook daar kunnen wij u bij helpen. Wij beschikken over ‘tools’ waarmee we snel een overzicht kunnen krijgen van eventueel aanwezig maatwerkvelden, die we dan graag met u doornemen.

*De Axiell Collections Cloud Service wordt geleverd als standaardconfiguratie en kan niet worden aangepast.

Met al deze input zouden we de migratie goed moeten kunnen uitvoeren. Na de migratie, die wij hebben uitgevoerd, krijgt u natuurlijk de mogelijkheid om de overgezette data in Axiell Collections te bekijken en te testen, zodat we er allemaal zeker van kunnen zijn dat alles correct is verlopen. Als die laatste controle-ronde achter de rug is, heeft u een Collections-systeem met uw eigen data!
Hierna kunt u desgewenst, in alle rust, beginnen met het opschonen van uw gegevens: u heeft ook gelijk de beschikking over tools, die u kunnen helpen om die opschoning uit te voeren!

Meer informatie over upgraden naar Axiell Collections

Ga voor meer informatie over upgraden van Adlib naar Axiell Collections, waaronder de voordelen van upgraden, veelgestelde vragen, een vergelijking van functies en casestudies, naar de Upgraden naar Axiell Collections-omgeving.

Upgraden naar Axielll Collections-omgeving

Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief