När Kalmar stadsbibliotek stod inför ett systembyte växte projektet snabbt till att omfatta hela Kalmar läns tolv kommuner. Det som började som ett lokalt initiativ utvecklades till ett regionalt samarbete, där kommunerna tillsammans tog sig an utmaningen att implementera ett nytt, molnbaserat bibliotekssystem; Quria. Ett systembyte kan vara både komplext och resurskrävande oavsett storlek på kommun eller organisation och det gemensamma arbetet har därför bidragit till att projektet blev framgångsrikt.
Här får du följa hur Kalmar län gick till väga för att byta system, vilka hinder de mötte och vilka lösningar som banade väg för ett lyckat projekt. Vi tittar närmare på konkreta förbättringar som Quria och ärendehanteringsmodulen Quria Case Management har inneburit för både personal och besökare, samt hur Kalmar stadsbibliotek idag fungerar som ett stöd för andra kommuner som står inför samma resa.
Bakgrund
I Kalmar kommun finns ett stadsbibliotek i centrala Kalmar, nio filialbibliotek samt en biblioteksbuss. Utöver detta har de övriga elva kommunerna i Kalmar län egna bibliotek.
När Kalmar stadsbibliotek stod inför ett systembyte växte projektet snabbt till att inkludera alla kommuner i länet. Det beror dels på ett bra regionalt samarbete i länet mellan kommunerna men också på att det kan vara utmanande för en liten kommun att genomföra en sådan komplex förändring på egen hand. Att genomföra ett systembyte innebär en rad tekniska och organisatoriska utmaningar, från att definiera funktionella och icke-funktionella krav till att säkerställa att systemet fungerar i praktiken.
Genom att samarbeta har man kunnat och kommer kunna dra nytta av varandras erfarenheter, kompetenser och perspektiv. Som Christoffer Carlsson Schött, digitaliseringsledare i Kalmar kommun, uttrycker det:
“Det är en resa med många aspekter att tänka på. Att kunna göra det här tillsammans och dra nytta av varandras insikter är väldigt värdefullt.”
Utmaningen
Kalmar län beslutade att uppgradera till ett modernt och användarvänligt bibliotekssystem för att bättre möta dagens krav på tillgänglighet och effektivitet i den dagliga verksamheten. De behövde en mer flexibel och intuitiv lösning för att förenkla bibliotekspersonalens arbete.
Dessutom kunde man ringa in ett annat område med förbättringspotential som även skulle underlätta arbetet för bibliotekspersonalen; kommunikationen mellan biblioteket och låntagarna. Traditionellt har biblioteken i Kalmar län använt mejl, vilka inte alltid når alla, men någon annan kommunikationslösning har de tidigare inte haft.
Lösningen
Efter en veckas stängning var Quria implementerat och Kalmar stadsbibliotek var redo att öppna. Resultatet har varit mycket positivt.
“Det här är ett väldigt viktigt system eftersom det är kopplat till många av våra arbetsprocesser. Det var svårt att veta i förväg hur allt skulle fungera, men nu har vi fått till en bra struktur och jobbar effektivt med det nya systemet”, säger Linda Sohlberg, Bibliotekschef Kalmar stadsbibliotek.
Quria har gjort det enklare för bibliotekspersonalen att hålla sig uppdaterad om vad som händer, särskilt kring evenemang. Informationen syns tydligare, vilket gör att de har bättre koll på den dagliga verksamheten. För låntagarnas del är det med det nya systemet fortsatt enkelt att söka efter böcker och göra reservationer, vilket biblioteksbesökare värdesätter.
En tydlig fördel som Kalmar stadsbibliotek upplevt med att arbeta i ett molnbaserat system är att det förenklar kommunikationen när något inte fungerar som det ska. Det blir lättare att identifiera om problemet ligger hos användaren, till exempel i webbläsaren, eller om det är något som behöver åtgärdas av leverantören. Tidigare, med lokalt installerade system, fanns det många potentiella felkällor, olika versioner och specialanpassningar, vilket ofta försvårade felsökning och support. Med en molnbaserad lösning blir det också enklare för leverantören att underhålla och vidareutveckla systemet, eftersom det finns en gemensam test- och produktionsmiljö. Det frigör resurser som kan användas till att förbättra funktionalitet och användarupplevelse, snarare än att hantera underhåll av äldre, lokala installationer.
En annan förändring är det inbyggda ärendehanteringssystemet (Quria Case Management, red. anm.) som innebär att bibliotekspersonalen kan kommunicera internt direkt i Quria och ha en bra intern dialog istället för att använda mejl. Linda;
När vi får en fråga som rör till exempel vår mediepolicy, och jag svarar på den i ärendehanteringssystemet, så kan alla se mitt svar. Det gör att vi lär oss tillsammans och bygger kunskap i organisationen, till skillnad från mejl som lätt försvinner i inkorgen och inte når alla
Utöver att bibliotekssystemet inneburit en positiv förändring poängterar både Christoffer och Linda att själva införandeprocessen och övergången till Quria varit mycket bra. En av flera framgångsfaktorer menar de båda är att man avsatt tid och tagit projektet på allvar. Rätt personer har varit involverade i projektet, med rätt kompetens, tydligt ansvar och stöd från sina organisationer.
“Vi satsade verkligen på att det skulle fungera. Vi tog in många vikarier, både för enskilda personer och hela grupper, och stängde till och med biblioteket under en period för att kunna testa systemet ordentligt och utbilda oss samtidigt. Vi tog systembytet på allvar, och jag tror att det är en viktig framgångsfaktor”, säger Linda.
Vi tog systembytet på allvar, och jag tror att det är en viktig framgångsfaktor
Alla kommuner i länet har ännu inte implementerat Quria, vilket innebär att fler installationer väntar framöver. I det arbetet fungerar Kalmar stadsbibliotek som ett stöd för andra kommuner som står inför samma process. Utöver det är digital signering ännu inte infört i Kalmar, men planeras att implementeras under hösten.
“Det är också viktigt att lyfta hur otroligt bra det här projektet har gått och hur nöjda vi är med Quria som system. Visst finns det delar som vi gärna ser förbättras, men det är något vi vill bidra till i den fortsatta utvecklingen. Överlag är det här ett typexempel på ett projekt som verkligen lyckats”, säger Linda och fortsätter;
Men här ser vi ju ett projekt som fungerat exemplariskt och superbra längs hela vägen
Sammanfattning
Kalmar kommuns resa med Quria och Quria Case Management visar hur ett genomtänkt systembyte kan skapa verklig förändring i biblioteksverksamheten. Genom att välja en molnbaserad lösning har Kalmar kommun fått tillgång till ett modernt och användarvänligt system som förenklar det dagliga arbetet för personalen. Införandet av Quria Case Management har dessutom lett till en mer transparent och effektiv kommunikation mellan medarbetare, vilket i sin tur har stärkt samarbetet och främjat kunskapsutbytet.
Den positiva utvecklingen är inte enbart ett resultat av tekniken, Kalmar kommuns framgång bygger också på ett strukturerat arbetssätt, tydlig ansvarsfördelning och en målmedveten satsning på utbildning. Tillsammans visar dessa faktorer hur rätt förberedelser, i kombination med rätt digital lösning, kan leda till ett lyckat och hållbart resultat.
