Nu har ytterligare en före detta LIBRA.SE-kund konverterat till BOOK-IT. Hedemora stadsbibliotek blev BOOK-IT-användare i slutet av januari. Här delar bibliotekschef Tommy Larsson med sig av sina råd.
Hur förberedde ni er?
När vi fick tidsplanen av Axiell så började vi med att avsätta tid för att förbereda oss inför konverteringen. Det innebar att de två systemansvariga Gun-Marie Bergström och Ewa Björk har under en längre tid fått fokusera på konverteringen och att de varit befriade från en del av den ordinarie tjänstgöringen veckorna innan själva konverteringen. Att vi har varit så noga planerade och strukturerade samt avsatt planerad tid för detta har gjort att konverteringen blev så lyckad som den blev.
Vad ska man tänka på?
Förutom att ge de systemansvariga gott om tid att förbereda både sig själva och biblioteket så är det bra att kontakta andra BOOK-IT bibliotek och göra studiebesök där för att på plats se hur systemet fungerar.
Det är också viktigt att de systemansvariga går en BOOK-IT Administrationskurs så att de lär sig systemet på ett grundligt sätt. Vi rekommenderar att man går den så nära i anslutning till konverteringsdagen som möjligt, eftersom man annars riskerar att glömma en del. Gun-Marie och Eva gick kurs redan i oktober och det var en aning för tidigt.
Tänk också på att det är bra att förbereda kommunens egna IT-avdelning också så att de i god tid känner till förändringen och kan planera för den oavsett var BOOK-IT:s server är placerad. Det handlar ju om att t ex öppna brandväggar osv.
Hur förlöpte själva konverteringen?
Vi hade stängt två dagar, bland annat dagen innan konverteringen då all personal utbildades av en utbildare från Axiell. Det var mycket bra att ha utbildningen på plats hos oss. Det kan jag rekommendera. Vi hade också i god tid gått ut med information i alla våra kanaler om att biblioteket skulle vara stängt dessa dagar p g a byte av biblioteksdatasystem. Glöm inte att skriva informationen på fler språk än svenska så att även besökare med andra modersmål förstår. Vi kompletterade i efterhand med information på engelska.
Under själva konverteringsdagen öppnade vi biblioteket som vanligt men hade så kallat startstödshjälp. Martina Edwardson från Axiell Sverige var på plats hela dagen och det var guld värt för våra systemansvariga.
