Hoe krijg je je (bibliografische) data in andere catalogi, andere bronnen, andere collecties? Want dat is in de context van data-uitwisseling toch het ultieme doel: het van elkaar losweken van data en applicatie / interface. Dat uw data niet opgesloten zit in uw lokale applicatie. De koppeling met zoekmachines (Google Search, Bing) is in dat opzicht veruit de meest essentiële. Het mooist daarbij is natuurlijk hoe deze oplossingen u vaak weer terugbrengen naar waar u uw klanten hebben wilt: op uw website, waar u de diensten die u aanbiedt onder de aandacht brengt.
Bibliotheken zijn immers zelden “eilanden. Ze zijn vaak verbonden in een netwerk, hebben partners of nemen deel aan oplossingen (collecties, catalogi van consortia,…) die elders worden onderhouden. Daartoe willen ze regelmatig (bibliografische) metadata uitwisselen. Deze behoefte bestaat in allerlei soorten instellingen: in academische bibliotheken is het bijv. uitwisseling met een CRIS (Current Research Information System), in archieven bijv. met Europeana, etc.
In het artikelen van januari en februari 2026 gingen wij dieper in op de mogelijkheden van het V-portfolio voor erfgoed: hoe Iguana DAM (Digital Asset Management) u in staat stelt via uitbreidingen zowel metadata (titel, auteur, trefwoorden, …) als binaire bestanden (audio, video, foto’s, kaarten, handschriften, brieven, manuscripten, boeken, tijdschriften, folders, brochures, …) te beheren via V-smart en content zowel lokaal (via uw website) als elders (via bijv. Europeana, Gallica, Termennetwerk, …) aan te bieden.
Maar erfgoed is slechts één voorbeeld van hoe u (onderdelen van) uw collectie elders kunt (laten) opnemen. Dit artikel bevat enkele concrete voorbeelden van geheel andere toepassingen in een vaak geheel andere context. Hoe dat kan, bijv. in een academische omgeving, leest u hier. Het betreft:
- Google Scholar
- Delivery services (EDS, Summon, WorldCat)
- CRIS: Pure
- LODS: Google Search en Bing
Dit wordt aangevuld met informatie over koppeltechnieken, triggers en metadatabeheer.
Google Scholar
Studenten die op zoek zijn naar informatie voor hun studie kunnen daartoe o.a. Google Scholar gebruiken. De interface lijkt erg op de bekende Google-interface, maar de content focust volledig op academische informatie: artikelen, dissertaties, proefschriften, tijdschriften, e.d. De ondersteuning voor Google Scholar in het V-portfolio wordt gerealiseerd via enerzijds de ondersteuning van de OpenURL-standaard en anderzijds een Google XML API.
Hoe de link in Google Scholar eruit ziet (kan zien), ziet u hier (links Google Scholar, rechts V-link):
“Google Scholar provides a simple way to broadly search for scholarly literature. From one place, you can search across many disciplines and sources: articles, theses, books, abstracts and court opinions, from academic publishers, professional societies, online repositories, universities and other web sites. Google Scholar helps you find relevant work across the world of scholarly research.” (zie bijvoorbeeld ook hier). De interface met V-link maakt OpenURL-ondersteuning in Google Scholar mogelijk: u kunt V-link aanbieden in de Google Scholar-interface en zo toegang bieden tot full-text.
De service werkt als volgt: V-link stelt uw tijdschriftenbezit (“holdings”) en sitespecifieke informatie beschikbaar in een Google XML-formaat. Google verzamelt deze informatie op regelmatige basis. In Google Scholar zal de link naar V-link verschillen, afhankelijk van de beschikbaarheid van de volledige tekst in de bibliotheek van de eindgebruiker.
De link met Google Scholar is -wat software betreft- onderdeel van V-link (vanaf versie 2), maar moet wel apart door Axiell worden geïnstalleerd en geactiveerd.
Delivery services
Meerdere academische bibliotheken (universiteiten, hogescholen …) complementeren hun lokale catalogus (Iguana) met wat “discovery” genoemd wordt. Dat neemt vele vormen aan: voor sommigen is het de opname in Google Scholar, voor anderen de opname in nationale catalogi (denk aan GGC of OAIster), Open Access databases (bijv. NARCIS) of een “delivery service” (bijv. EDS, Summon of WorldCat).
Al deze opties zijn operationeel met V-smart (of waren dat op een bepaald moment in de tijd).
Hoe de oplossing er ook uitziet, ze lijdt vrijwel altijd aan hetzelfde probleem: het lokale aanbod dat ondergesneeuwd wordt in het grote geheel; daarom is het vrij essentieel ook toegang te bieden tot de lokale collectie via een dedicated interface (Iguana) in combinatie met een link resolver (V-link), die toegang biedt tot bijv. andere catalogi, IBL of full-tekst (dus: het eigenlijke artikel en niet alleen de metadata).
Bovendien is de aangeboden functionaliteit in wezen de “grootste gemene deler” (Web of Science, Scopus, EBSCOhost, PubMed, etc. bieden significant “rijkere” functionaliteit aan dan vele van deze tools); in de praktijk betekent dat bijv.: voor iemand met een medische interesse is PubMed aanzienlijk relevanter dan een “delivery service”. Kortom, “best of breed” heeft in sommige contexten echt wel toegevoegde waarde. In de afweging gebruiksgemak en verdieping wordt hier gekozen voor het eerste.
Tenslotte zijn sommige van deze oplossingen (een aantal delivery services) ook nog eens erg duur.
Desalniettemin zijn er vele voorbeelden van de opname van data die beheerd wordt in V-smart (en lokaal wordt aangeboden via Iguana) in een “delivery service”. Hierna volgen drie voorbeeelden: EDS (EBSCO), Summon (Clarivate) en WorldCat (OCLC).
EDS
De koppeling met EDS is operationeel bij meerdere bibliotheken. Bijvoorbeeld hier, bij HAN (oorspronkelijk Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, nu “HAN University of Applied Sciences”) kunt u deze indexer en de link met Iguana bekijken:
- voer als URL https://www.han.nl/over-de-han/organisatie/bedrijfsonderdelen/bibliotheek/ in
- kies HANQuest en zoek op “winter frederick lionni”
- al u bij het eerste record uit de resultaatlijst klikt op “More information” brengt dat u (in een aparte TAB) naar de beschrijving in Iguana.
Summon
De link met Summon is operationeel bij GreenI (de “online bibliotheek voor het groene hbo “of “de gezamenlijke website van de mediatheken van Aeres Hogeschool, HAS green academy en Hogeschool Van Hall Larenstein.”, citaten van de GreenI-website). Een voorbeeld ziet u hier:
- voer als URL https://www.greeni.nl/iguana/www.main.cls?surl=greeni&theme=greeni in
- opteer voor Zoeken in Greeni Global Search en zoek op “rozen winter’
- als u bij het eerste record uit de resultaatlijst op de titel klikt, brengt dat u naar (volledige beschrijving in) Iguana.
WorldCat
Tot slot een voorbeeld van de integratie met WorldCat. Hier ziet u hoe materialen van de Zeeuwse Bibliotheek worden aangeboden:
Hoe worden gegevens uitgewisseld?
In wezen verloopt de koppeling via ofwel file-export, ofwel OAI-PMH, ofwel via een specifieke API (in dit geval is dat de zoek-API die Axiell aanbiedt). Meer over de (technische) manier van koppelen leest u hierna. Bij deze en vergelijkbare koppelingen is de flexibiliteit van de aangeboden Import- en exportmodule van groot belang: u kunt bij export nl. “formaatvertalingen” toepassen: beschrijvingen die lokaal opgeslagen zijn in (bijv.) UNIMARC kunnen worden geëxporteerd in (bijv.) MARC21. Voor import uit bestand en voor online ontlenen (bijv. via Z39.50, SRU) geldt hetzelfde. Eigenlijk worden dus alle formaten ondersteund. Ook over de flexibiliteit en het metadatabeheer in V-smart leest u hierna meer.
CRIS: Pure
Het Institutioneel Repository (VUBIR) is een databank die door de Universiteitsbibliotheek van de VUB wordt aangeboden in samenwerking met het departement Research and Data Management van de universiteit en exclusief wordt gevoed door Pure, het CRIS (Current Research Information System) van de VUB. Regelmatig wordt VUBIR geüpdatet vanuit Pure@VUB. VUBIR bevat de wetenschappelijke publicaties zoals ze geregistreerd staan in Pure en bevat aldus de academische bibliografie van de Vrije Universiteit Brussel. Ontsluiting verloopt via Iguana.
Indien full text beschikbaar is zal dit via V-link aangeboden worden. Mogelijke opties zijn:
- bestand zoals aangeboden door Pure@VUB
- DOI-link zoals aangeboden door Pure@VUB
- externe link zoals aangeboden door Pure@VUB
- gebaseerd op de licenties van de Universiteitsbibliotheek van de VUB
- Open Access versie via unpaywall (Open Access wordt aangegeven door het oranje Open Access icoon, zie de VUBIR hulppagina voor meer informatie.)
In VUBIR is er ook een link naar het originele record in de Pure@VUB Portal.
Google Search en Bing: vertrouwd en courant
Uiteindelijk zijn mensen het meest gewend aan zoeken met Google of Bing. Daar vinden ze de bulk van de informatie waarnaar ze zoeken. Het is dan ook essentieel dat bibliotheken hun collectie (of onderdelen daarvan) kunnen aanbieden via courant gebruikte zoekmachines.
In de V-smart-context bieden wij daartoe de LODS-interface aan: de mogelijkheid (onderdelen van) uw collectie op te nemen in bijv. Google of Bing.
In tegenstelling tot het eerder toegelichte Google Scholar gaat het hier om de “gewone” Google, zoals we die dagdagelijks gebruiken op onze telefoon of laptop.
Het grote voordeel van de aangeboden interface is uiteraard dat uw collectie niet meer opgesloten zit in een silo, maar dat de data toegankelijk (vindbaar) is op het “gewone” Internet.
Meer over de LODS-interface leest u op meerdere pagina’s, waarvan dit de voornaamte is: Uw bibliotheekcollectie in Google Search en Bing: LODS
Hoe werkt dat technisch?
De koppelingen zorgen voor het bijwerken van de externe systemen, op basis van de toevoegingen, veranderingen, en verwijderingen die u maakt in V-smart. Hoe gaat dat in zijn werk?
- U gebruikt V-smart voor het invoeren, wijzigen en verwijderen van titels en exemplaren. (Eventueel is er ook import vanuit GGC, NBD/Biblion, via Z39.50 / SRU en dergelijke.)
- De wijzigingen aan titels en exemplaren zetten een proces in gang dat leidt tot de (automatische) export van die wijzigingen. Tijdens het werk worden de signalen hiervoor bijgehouden en opgeslagen (zie hierna voor een lijst van dit soort signalen,-”triggers”).
- Meestal één keer per 24 uur draait een achtergrondprogramma (“daemon”) die de signalen oppakt en de export van de betrokken records in gang zet. De titels in deze exportbestanden zijn inhoudelijk vaak in MARC21-formaat en zijn geformatteerd in XML of ISO2709.
En dan?
- Na de export draait er een FTP-script dat de updatebestanden verzendt.
- De externe leverancier (bijv. EBSCO, OCLC of Clarivate) leest de bestanden in, en na enige tijd zijn de wijzigingen te zien in bijv. EDS, Worldcat of Summon.
- Voor de koppelingen met GGC en Worldcat geldt, dat OCLC lijsten retourneert met hun ID-nummers. Voor de GGC is dat het PPN, voor Worldcat het OCN. Deze lijsten worden via FTP beschikbaar gesteld, en het inlezen ervan kunnen we weer automatiseren.
Alhoewel het bovenstaande de meest courante manier van data-uitwisseling is, is het niet de enige. Heel algemeen: links worden nl. onderhouden via ofwel leveranciersspecifieke koppelingen, ofwel export/import in/uit bestand, ofwel het OAI-protocol. Het eerste is doorgaans leveranciers- of applicatiespecifiek, de laatste twee doorgaans generiek.
Leveranciersspecifieke API’s: Deze zijn doorgaans gebaseerd op REST/JSON (of op SOAP/XML). De koppeling die wij bieden om AquaBrowser te updaten is een voorbeeld van een dergelijke API. De eerder genoemde XML-API van Google Scholar is een ander voorbeeld.
Bestanden: Essentieel hierbij is dat zowel bij export als bij import formaten kunnen variëren (zie m.n. het eerder vermelde voorbeeld: records lokaal beheerd in formaat X worden geëxporteerd in MARC21). Zie ook hierna in de sectie “Metadatabeheer” (o.a. voor de ondersteunde formaten).
Generieke API’s, doorgaans op basis van OAI: OAI is een API voor uitwisseling van metadata tussen repositories. Open Archives Initiative (OAI) verloopt via het Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Via OAI-PMH-ondersteuning in V-smart kunnen bibliotheken eenvoudig hun (erfgoed-)databases en e-printarchieven ontsluiten zonder dat er software van derden nodig is.
Meer informatie over de OAI-ondersteuning vindt u in dit product sheet en o.a. op deze pagina.
Welke signalen zijn er?
V-smart ondersteunt vele soorten ”triggers”: signalen die leiden tot de automatische export van bepaalde records.
De signalen voor deze mutaties kunnen bijv. zijn:
- Nieuwe records
- Gewijzigde records
- Verwijderde records
- Eerste exemplaar instelling/locatie
- Verwijderen laatste exemplaar instelling/locatie
- Toevoegen plaatskenmerk instelling/locatie
- Verwijderen plaatskenmerk instelling/locatie
- Wijziging locatie van exemplaar
- Wijziging status van exemplaar
- Nieuw exemplaar
- Verwijderen exemplaar
- Wijziging uitleenbaarheid
- Wijziging plaatskenmerk
- Toevoegen / verwijderen / wijzigen PPN
Metadatabeheer
De oplossing is “formaat-agnostisch”, wat inhoudt dat u zelf uw eigen recordformaat kunt definiëren. Standaard worden 3 formaten geleverd (MARC21 [Marc21/B, Marc21/A, Marc21/C, Marc21/H, Z39.71], UNIMARC en Smart [een vereenvoudigd UNIMARC]), maar u kunt ook uw eigen formaat (formaat “X”) creëren of een geleverd formaat naar eigen inzichten aanpassen (“MyMARC21”). Hierbij geldt:
- De voornaamste functies zijn: invoeren, wijzigen en verwijderen van bibliografische metadata en authorities voor om het even welk soort materiaal: boek, e-book, brief, bladmuziek, kaart, video, audio, oude druk, manuscript, enz.
- Meerdere formaten kunnen naast elkaar worden gebruikt (op 1 systeem bijv. 3 databases: 1 voor muziek in MARC21, 1 voor archieven in Dublin Core en 1 voor boeken in het eigen formaat “X”); in dat geval kunnen indexen ook “over bestanden” (en formaten) heen worden gebouwd. Kortom: u kunt dan met 1 zoekvraag gelijktijdig in de diverse databases zoeken. (Hier leest u meer over formaten en formaatonafhankelijkheid.)
- Export en import kunnen variëren (bijv. records lokaal beheerd in formaat X worden geëxporteerd in MARC21).
- Vrijwel geen beperking op de ingevoerde metadata: u definieert velden en subvelden en legt de kenmerken ervan (bijv. formaat, verplicht, herhaalbaar, …) vast.
- Invoer via een onbeperkt aantal (indien gewenst ook persoonlijke) sjablonen.
- Import van externe data is mogelijk (uit bestand of online via SRU of Z39.50).
- Er is een brede ondersteuning voor vele standaarden; enkele voorbeelden (naast de al genoemde): “andere” metadataformaten (CDWA, ISAD(G), Dublin Core [DC], CHIN); import / export (MarcXchange, MarcXML, ISO2709, DC-XML, RIS, RSS, …); ontsluiting & harvesting (Z39.50, SRU, OAI-PMH).
Mogelijk is ook het volgende van belang:
- ondersteuning voor FRBR (“soft-coded” relaties die door de applicatie worden gelegd op basis van door u gedefinieerde parameters) – dit is het zogenaamde “clusteren”
- catalografen kunnen ook “hard-coded” relaties tussen records leggen
- voor erfgoed: automatische koppelingen tussen bibliografische metadata en technische metadata (dit regelt ook de koppeling met viewers via IIIF)
- mogelijkheid tot het linken van bibliografisch record aan een URL (bijv. een e-book in PDF)
- geavanceerd authoritybeheer; authorities (bijv. trefwoorden of auteurs) hebben een apart beheer met als voornaamste voordeel: een wijziging in het authorityrecord wordt meteen gereflecteerd in alle gekoppelde bibliografische beschrijvingen
- export van bibliografische beschrijvingen op basis van profielen
- “matching & merging”: identieke beschrijvingen opsporen en eventueel samenvoegen
- SSP: een geavanceerde rapportgenerator om selecties te maken, ook ter ondersteuning van het beheer
- globaal wijzigen: het globaal wijzigen van (onderdelen van) de collectie op basis van profielen (zowel voor bibliografische beschrijvingen als voor exemplaren) – ook voor “lokale” formaten. Voor bibliografische metadata omvat dit o.a. vervangen, samenvoegen, schrappen en toevoegen
- geen (functionele) beperkingen op het aantal talen, materiaaltypes, objectcategorieën, locaties, sublocaties, gebruikers, e.d.
Meer weten?
Neem contact op met uw accountmanager.
