Att välja rätt program för hantering av samlingar nu och i framtiden
1. Lever systemet upp till standarder för museer och arkiv?
Branschen har utvecklat olika standarder och praxis för samlingsförvaltning för att säkerställa bästa praxis och enhetlighet hos de olika institutionerna vad gäller hur samlingar hanteras. Genom att följa dessa standarder kan institutioner samarbeta och dela information med varandra, och många system för bidrag, finansiering och utvärdering av samlingar på nationell nivå kräver att vissa standarder uppfylls.
Ta reda på vilka standarder som är viktigast för er institution och identifiera sedan vilka system som följer dem och därför är till störst hjälp för att uppnå era mål.
2. Tänk på vem som använder systemet nu och vem som kan använda det i framtiden
En central drivkraft bakom teknikutveckling i alla branscher är behovet av tillgänglig, användbar och integrerad information. Ni kommer att lagra stora mängder data i ert system och det är viktigt att tänka på vem som behöver få tillgång till den informationen både nu och i framtiden.
Om ni är en avdelning inom en större institution är chansen stor att det kommer att drivas igenom en utveckling av en enhetlig praxis för alla avdelningar och samlingstyper och centralisering av data i en lagringsplats. Om ni har ett system som är mycket specialiserat för er samlingstyp men som inte kan skalas upp mer kommer det troligen att bytas ut och ni behöver börja om på nytt. På samma sätt bör ni, om ni ingår i en organisation som hanterar flera institutioner, tänka på hur programvaran kan skalas upp för att möta behoven i hela koncernen.
Överväg att investera i programvara som kan skalas upp för att inkludera en mängd samlingstyper, arkiv etc. och bli huvudkällan till data i framtiden.
3. Hur väl kommer det att integreras med annan teknik?
Tänk även på vilka andra system som ni måste integrera det med. Just nu tänker ni kanske bara på att lagra era samlingsdata, men i framtiden vill ni kanske integrera med andra system, inklusive digitala underhållssystem, kundvårdssystem (CRM), webbsidor och onlinepublicering, appar och teknik för utställningsinteraktivitet osv. Om ert system för samlingsförvaltning inte har ett öppet API kan det vara svårt att integrera det med en större teknikstrategi.
Mer information om hur man förstår API:er finns här.
4. Utvecklas programvaran aktivt?
Har ni valt programvara som utvecklas aktivt? Finns det bevis på att utvecklaren investerar i nya produkter, tjänster och uppgraderingar? Ny utveckling är ett bra tecken på att säljaren aktivt investerar i programvarans framtid. Behoven hos samlingsförvaltare, museer och arkiv utvecklas ständigt och att köpa ett system som inte hänger med i tiden innebär i praktiken att köpa ett system med ett utgångsdatum. Det kan uppfylla era behov nu, men det är bara en tidsfråga innan det inte längre passar sitt syfte och ni måste gå tillbaka till ritbordet. Kontrollera att säljaren aktivt utvecklar sin programvara. Mer råd om hur man hittar rätt säljare finns här.
5. I vilken grad kan systemet expanderas i framtiden?
När ni har ett samlingsförvaltningssystem som fungerar kan ni vilja titta på nästa steg i att utveckla ert museum eller er institution. Ni vill kanske hantera en flytt av en större samling, eller öka interaktiviteten i utställningarna, eller lägga lite större fokus på att hantera era digitala tillgångar, eller är kanske ert nästa steg att publicera era samlingar online. Har det system som ni överväger att skaffa tilläggsprodukter som kan hjälpa er att uppnå framtida mål, eller kommer ni att behöva hitta flera leverantörer för framtida projekt?
Titta på de tilläggsprodukter som skulle kunna ge mervärde till ert system och se om de kommer att vara användbara för framtida utveckling.
Om ni letar efter en skalbar mjukvarulösning för samlingsförvaltning kan vi hjälpa er
Vi är världens största leverantör av mjukvara för samlingsförvaltning och vi har arbetat med några av våra kunder i över 30 år. Detta har varit möjligt eftersom våra lösningar är extremt skalbara och kan utvecklas tillsammans med våra kunders behov. Vi arbetar med all från mycket små institutioner som håller på att utvecklas, till några av de största och mest prestigefulla i världen, och vår produktportfölj utvecklas och expanderas ständigt.
Om ni söker efter en partner på lång sikt för er mjukvara kan ni tala med oss om era behov och vi kan ge er ett prisförslag baserat på era krav.
