Autry Museum of the American West använder streckkoder för att spåra en komplex flytt av samlingar och frekvent förflyttning av konstprodukter
Autry Museum of the American West är ett museum i Los Angeles, Kalifornien, som är specialiserat på att undersöka den amerikanska västerns omfattande historia. I tre byggnader presenterar museet många utställningar och offentliga program, däribland föreläsningar, film och musik, teater och festivaler, och gör extern forskning och utbildning.
BAKGRUND
2003 slogs Autry Museum of the American West och Southwest Museum of the American Indian samman vilket gav en samling på mer än en halv miljon föremål. 2005 beslutades att flytta museet och en stor del av dessa samlingar.
Traditionellt hade museets personal en manuell process för att anteckna varje föremåls flytt skriftligt och att senare mata in denna information i databasen. Denna metod var inte bara tidsödande utan hade även en tendens till fel. Det mångåriga och mångfasetterade samlingsprojektet blev en drivkraft för museet att söka efter och implementera en effektiv och flexibel teknikbaserad lösning som skulle spara tid och minska felen vid spårningen av inventarierna.
UTMANINGEN
Autry fattade beslutet att använda ett endimensionellt streckkodsystem som för att klara inventariespårningsutmaningen. Den identifierade tre viktiga komponenter som den behövde för att få en lösning att fungera effektivt:
- Skapa streckkoder som fungerar med data.
- Säkerställa att objekten klarar av streckkodsmediet.
- Hitta ett tillförlitligt sätt att ladda upp data till databasen.
Dessutom uppstod ett ökat behov av att spåra containrar, till exempel brickor, lådor, vagnar och lårar, när samlingsföremålen flyttades och packades.
Autrys samlings- och konserveringspersonal samarbetade för att avgöra vilka etiketter, streckkodsteckensnitt, utskriftmetod och media som skulle användas. Etiketterna måste kunna läsas av skannrar och människor, vara hållbara och mediet måste vara naturligt och inte skada föremålen. Autrys samlingspersonal arbetade sedan med IT-avdelningen för att utveckla en metod där den skannade informationen kunde läggas in i databasen. I den historiska byggnaden där huvudparten av föremålen finns fanns inte någon trådlös åtkomst till IT-nätverket. Från 2006 till 2011 användes skannrar med Windows CE-operativsystem. Först anslöts de till lokala maskiner och därefter till nätverket med hjälp av dockningsvaggor. En flerstegsprocess användes för att ladda upp data till databasen. Det var en besvärlig process, men en avsevärd förbättring jämfört med manuell inmatning.
LÖSNINGEN
2003 valde Autry Axiells Mimsy XG samlingssystem på grund av dess rykte om enkel implementering och dess styrka för kulturhistoriska samlingar. Autry kan använda datafälten från Mimsy XG för att skapa streckkodsetiketter som kan läsas av både skanner och människa. 2011 kontaktade Autry Axiell för att få hjälp med att effektivisera datauppladdningsprocesserna. Det första steget var att sätta samman ett system som skulle möjliggöra direkt uppladdning från Windows CE-skannern till Mimsy XG databasen.
Som ett viktigt led i detta upptäckte Axiells dataexperter problem med behållare som var inkapslade i större behållare och utvecklade en lösning som organiserade dessa data och förhindrade att fel uppstod på grund av det. Denna effektiva datastruktur gjorde det möjligt för Autry att för första gången spåra tomma behållare.
2015 uppgraderade museet (som nu hade installerat ett trådlöst nätverk) till iOS-enheter och implementerade Axiell Move, ett program som kör på mobila enheter som exempelvis bärbara datorer eller smartphones för att skanna och spåra förflyttningarna av varje föremål i realtid över det trådlösa nätverket.
FÖRDELARNA
Axiell Move har varit enkelt att använda och personalen upptäckte genast att den nya processen var betydligt effektivare och lättare att förstå än de äldre enheterna och definitivt än effektivare än att mata in platserna för hand i databasen. Eftersom Autry har lagt till extra användargrupper har utbildningsprocessen blivit enkel och effektiv. Det bekanta iOS-gränssnittet har i väsentlig grad underlättat utbildningen.
Sedan implementeringen av streckkodsystemet har museet flyttat mer än hälften av samlingarna med en komplex tvåstegsprocess. Platserna har uppdaterats utan att behöva anställa mer personal för att klara datainmatningen.
Rebecca Menendez, chef för informationstjänster och -teknik på Autry Museum of the American West sade ”Axiells produkter är verkligen flexibla och enkla att implementera. Varje avdelning har specifika behov när det gäller att skapa och komma åt data och Axiell gör det möjligt för mig att anpassa detta. Data kan skapas och kommas åt på flera olika sätt och uppfyller flera behov samtidigt som de sparas i en enda databas. Processen som helhet sparar tid och resurser åt museet.”
