Postupy, které vám pomohou udržet vaši evidenci kvalitní a zajistí efektivní fungování vašeho sbírkového evidenčního systému
Autor původního článku: Ben Doty (konzultant pro softwarová školení, Axiell Global), překlad a rozšíření článku: Veronika Vacková, Jana Macháčková (konzultantka a analytička, Axiell CZ)
Systém pro správu sbírek (CMS) je nástroj – a jako každý nástroj potřebuje být dobře nastavený a udržovaný. Jeho funkčnost přímo závisí na kvalitě dat, která do něj vkládáte. Nekvalitní nebo neúplná data mohou vést ke zpomalenému vyhledávání, duplicitní práci, zbytečnému zadávání stejných údajů, plýtvání časem a v konečném důsledku k nekvalitním nebo neúplným výstupům, jako jsou reporty nebo sbírkové portály, které nedokážou efektivně zprostředkovat informace veřejnosti. Jak si můžete ověřit, že svými postupy nesnižujete kvalitu dat?
Než začnete data do systému zadávat, ujistěte se, že vaše organizace má jasně definované standardy. Ať už standardy vycházejí z oborových norem jako je SPECTRUM, nebo jsou výsledkem interní metodiky, pomáhají vám lépe kontrolovat, jaká data do systému vstupují. Jakmile máte standardy nastavené, zajistěte, aby zadávaná data splňovala těchto šest klíčových charakteristik:
- Konzistentnost
Jedním z nejdůležitějších znaků kvalitních dat je jejich konzistentnost. Znamená to používat stejná pole, stejné výrazy a stejný formát napříč celou databází. K dosažení konzistence pomůže buď vlastní katalogizační manuál, nebo dodržování oborového standardu. Díky konzistenci je práce v systému přehlednější – slovníky a další části systému obsahují méně variant týchž údajů a snáz se v nich vyhledává. Zároveň umožňují efektivnější využití nástrojů pro hromadné úpravy v CMS, když je potřeba provést opravy nebo změny. Čím konzistentnější data máte, tím snáze se odhalují a řeší další možné problémy. - Smysluplnost
Každý záznam v systému zabírá místo v databázi, je potřeba ho udržovat a jeho vytvoření vyžaduje čas i úsilí. Stejně jako byste měli mít jasno v tom, proč do sbírky zařazujete konkrétní objekt, měli byste také vědět, proč zaznamenáváte určitý údaj. Data by se neměla evidovat jen ze zvyku nebo bez jasného účelu. Zamyslete se nad tím, proč vyplňujete jednotlivá pole ve vašem CMS a jaký má jejich obsah přínos pro vás, kolegy nebo veřejnost. A nezapomeňte – některá pole opravdu nemusíte vyplňovat! - Vhodnost pro daný účel
Kromě toho, že má každé pole v systému svůj smysl, je potřeba také ověřit, zda plní svou funkci správně. Pole v CMS obvykle spadají do jedné ze dvou kategorií:
Indexační pole – používají se pro vyhledávání klíčových slov, časových údajů nebo jmen osob. U těchto polí je zásadní zachovat konzistenci. Například i když umělec svá díla podepisoval různými způsoby, v poli „autor“ by mělo být jeho jméno uvedeno vždy jednotně – to usnadní vyhledávání.
Záznamová pole – slouží pro volnější texty, například popisy objektů, přepisy nápisů, popisek nebo zaznamenávání jiných odborných informací. U těchto polí je naopak klíčová přesnost. Pokud tedy umělec používal různé varianty podpisu, měly by být zaznamenány přesně tak, jak se vyskytují u konkrétních děl. - Přizpůsobení cílovému publiku
Pro koho jsou daná data určená? Nezapomeňte, že údaje nemusí zůstat jen uvnitř CMS – často se exportují pro různé účely a různé skupiny uživatelů. Například pole s popisem, které má sloužit jen pro interní potřeby, může obsahovat poznámky jako „nutno doplnit“ nebo „chybí ověření“. Pokud ale plánujete stejný popis zveřejnit na webu nebo použít v katalogu výstavy, měli byste jeho znění upravit tak, aby bylo srozumitelné a vhodné pro veřejnost. - Integrovanost –> ucelenost
CMS je navržen tak, aby usnadňoval každodenní práci se sbírkovými daty. Centralizuje informace, čímž pomáhá předcházet duplicitnímu zadávání nebo – což je ještě horší – vzniku vzájemně si odporujících záznamů. Sleduje často používané termíny a nabízí je při zadávání, kontroluje unikátnost identifikačních čísel a mnoho dalšího. Aby však tyto funkce fungovaly správně, musí být data zadávána v souladu s tím, jak je systém navržen. Pokud například chcete pracovat se standardizovanými termíny, zvolte pole, které umožňuje používat pouze schválené výrazy – nebo zvažte úpravu systému, aby tuto funkci podporoval.Pokud máte pocit, že se vám s CMS nepracuje hladce, udělejte krok zpět. Možná je vhodné nahlédnout do nápovědy, uživatelských příruček, poradit se s kolegou nebo se přihlásit na školení – abyste si byli jistí, že daný úkon provádíte správně. - Realističnost a dosažitelnost
Pokud vás při čtení tohoto článku napadá: „Tohle přece nemůžu všechno stihnout!“, nezoufejte. Klíčem je najít rovnováhu mezi ideálem a tím, co je reálně proveditelné. Možná opravdu nemáte čas vyplnit dvě stě polí pro každý objekt podle těch nejvyšších standardů (např. SPECTRUM) – ale zvládnete pět nebo deset klíčových polí, která mají největší přínos. Zaměřte se právě na ně. Pokud si nastavíte příliš ambiciózní cíle, může vás to od zadávání záznamů úplně odradit – a to systému ani sbírce neprospěje.
Dobrá data mohou mít mnoho podob. Nejpodstatnější však je, že jejich kvalitu máte ve svých rukou – a spolu s ní i efektivnější a lépe využitelný systém. Zastavte se a zamyslete se, co můžete udělat pro to, aby vaše data byla konzistentní, smysluplná, vhodná pro daný účel, přizpůsobená cílovému publiku a dobře zaevidovaná do systému.
Pracujete-li v systému MUSEION, může vám s nastavením minimálního rozsahu katalogizačních údajů pomoci funkcionalita Povinné údaje systematické evidence.
Díky této funkcionalitě lze:
- definovat, které údaje na katalogizační kartě jsou „povinné“ (aby bylo možné kartu považovat za zkatalogizovanou),
- identifikovat povinné údaje na kartě pomocí zelené hvězdičky u názvu datové položky,
- automaticky vyhodnocovat vyplněnost karty příznakem PÚN (povinné údaje nevyplněny) a snadno filtrovat neúplné karty,
- případně také nastavit příznak „Není katalogizováno“ u nedostatečně vyplněných záznamů.
Tato funkcionalita je dostupná jako placená.
Pokud potřebujete pomoc, nabízíme školení k produktům Axiell i individuální odbornou podporu. Neváhejte nás kontaktovat a zjistit, co pro vás můžeme udělat.
