Ein CMS-Upgrade ist immer ein Grund zur Freude, kein Anlass zur Sorge. Wenn Sie als Systemnutzer*in oder IT-Team die folgenden Schritte beachten, meistern Sie die Organisation und Umsetzung des geplanten Upgrades stressfrei.
Geht es um die Aktualisierung einer Software mit Kernfunktion, wie beispielsweise einer Inventarisierungssoftware, sind Planung und Vorbereitung der Schlüssel zu einem reibungslosen CMS-Upgrade. Es reicht nicht, einfach eine Datei herunterzuladen und auf „Installieren“ zu klicken. Ein wenig mehr gehört schon dazu, das sollte Ihnen aber kein Kopfzerbrechen bereiten.
Orientieren Sie sich einfach an den sogenannten drei Ks der erfolgreichen CMS-Upgrade-Planung:
- Kommunikation: Kommunizieren Sie klar. Alle internen Stakeholder, wie z. B. die Systemnutzer*innen und die IT-Abteilung, müssen über die Aktivitäten auf dem Laufenden gehalten werden. Zu Verzögerungen kommt es deshalb ist, wenn einige Abteilungen nichts von dem Upgrade wussten und auch nicht darauf vorbereitet waren.
- Kalender: Versichern Sie sich, dass sich die Beteiligten über die geplanten Termine für die Arbeiten im Klaren und auch einig sind. Das gilt ebenso für geplante Ausfallzeiten oder Implementierungstermine.
- Kapazität: Versichern Sie sich, dass die Ressourcen zu den vereinbarten Terminen verfügbar sind. Allzu oft werden Upgrades gestoppt, weil die Kapazitäten zur Bewältigung des Upgrades nicht ausreichen, wenn es ansteht.
Wie gehen Sie nun konkret vor?
So sollten sich Systemnutzer*innen auf das CMS-Upgrade vorbereiten:
Lesen Sie die Versionshinweise
Die Versionshinweise werden nach der Ankündigung eines Upgrades zur Verfügung gestellt. Lesen Sie diese sorgfältig durch, um nachzuvollziehen, wie sich die kommende Version auf Ihre Arbeit auswirken wird. Welche Funktionen haben sich geändert? Wurden Änderungen an einem Teil des Systems vorgenommen, den Sie angepasst haben? Notieren Sie sich alles, was Ihrer Meinung nach für Ihr System von Bedeutung sein könnte.
Bestimmen Sie den Entwicklungsbedarf
In Gesprächen mit Axiell werden Sie feststellen, ob Entwicklungsarbeiten erforderlich sind. Die Axiell-Entwickler benötigen Zeit, um alle Änderungen vorzunehmen und zu implementieren, intern zu testen und das Release zu erstellen.
Nutzen Sie ein Testsystem
Wie bei einer Generalprobe vor der vollständigen Einführung entscheiden sich einige Unternehmen dafür, die Updates auf einem Testsystem durchzuführen. Axiell erstellt das Testsystem, indem es an dem Tag, für den das Test-Upgrade geplant ist, einen „Schnappschuss“ Ihrer Systemdateien und Daten macht.
Die Systemnutzer*innen müssen Termine für die Tests vereinbaren und entscheiden, wer die Tests durchführen soll. Sollen es Datenbankadministrator*innen, Systemnutzer*innen oder andere Personen sein?
Erstellen Sie einen Testplan
Sie müssen planen, was Sie sowohl in der Testumgebung als auch im Produktivsystem testen wollen, sobald die Aktualisierung abgeschlossen ist.
Dieser Plan sollte Folgendes beinhalten:
- Überprüfung der Suchergebnisse/Anzahl der Treffer
- Identifizierung einer Stichprobe von Datensätzen und Überprüfung, ob die Daten korrekt angezeigt werden
- Eine Prüfung, ob neue Funktionen wie in der Spezifikation angegeben aussehen und sich auch so verhalten
- Test einer Stichprobe von Berichten/Exporten, um die reibungslose Funktion zu bestätigen
Durchführung von Nutzer*innentests
Nach dem Upgrade des Testsystems steht Ihnen ein Zeitraum von bis zu zwei Wochen für Nutzer*innentests zur Verfügung. Während dieser Zeit sollten Sie Ihren Testplan verwenden und die Datenintegrität sowie die ordnungsgemäße Durchführung der Änderungen überprüfen.
Holen Sie sich die Freigabe für die Durchführung des Upgrades ein
Sobald die Tests abgeschlossen sind, müssen Sie die Genehmigung für das Upgrade einholen. Die anhand Ihres Testplans gesammelten Erkenntnisse sollten Ihnen und Ihren Vorgesetzten das nötige Vertrauen geben, um grünes Licht zu geben.
Arrangieren Sie das Upgrade
Ihre Kommunikation, Ihre Termine und Ihre Kapazitäten sind dabei der Schlüssel. Die Teams in Ihrem Unternehmen müssen ein Datum und eine Uhrzeit festlegen, an denen es keine Überschneidungen im Kalender gibt und die Mitarbeiter die Kapazität haben, das Upgrade durchzuführen.
Dies erfordert jedoch eine gewisse Ausfallzeit, also eine Zeit, in der Nutzer*innen nicht mit dem System arbeiten können.
Versichern Sie sich deshalb, dass alle Abteilungen über das geplante Upgrade informiert sind.
Sobald ein Termin für das vollständige Upgrade feststeht, sollten Sie dafür sorgen, dass dieser Termin allen Nutzer*innen des Systems mitgeteilt wird. Immerhin kann jede Ausfallzeit ihre Arbeit beeinträchtigen.
So sollte sich die IT-Abteilung auf das CMS-Upgrade vorbereiten:
Ist die IT bereit?
Die IT-Abteilung sollte nicht nur informiert sein, sondern in alle notwendigen Gespräche eingebunden werden.
Die IT-Abteilung und die Systemnutzer*innen müssen miteinander kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne aufeinander abgestimmt sind. Außerdem sollten sie über die erforderlichen Ressourcen verfügen, damit das Upgrade zum geplanten Zeitpunkt durchgeführt werden kann. Da dies möglicherweise die Ausführung von Software- oder Desktop-Installationen auf zahlreichen Rechnern beinhaltet, sollte genügend Zeit eingeplant werden. Darüber hinaus sollten die Nutzer*innen darüber informiert werden, wann ihr Rechner für das Upgrade zur Verfügung stehen muss.
Ist auch die Technik bereit?
Hardware und Software müssen ebenfalls für das Upgrade gerüstet sein. Für größere Upgrades stellen wir Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, damit Sie sich ein Bild von den Mindestanforderungen machen können. Es ist wichtig, dass Sie die Checkliste verstehen und vor dem Upgrade abarbeiten.
Das können spezifische Überprüfungen von Software und Hardware umfassen:
- Entsprechen die Server und Zielrechner den Mindestanforderungen?
- Ist auf dem Server ausreichend Speicherplatz vorhanden? Die Upgrade-Skripte erstellen temporäre Kopien der Datendateien, die den gesamten vorhandenen Speicherplatz ausfüllen können.
Gibt es eine Sicherungskopie?
Zur Vorbereitung des Upgrades müssen Sie eine Sicherungskopie erstellen lassen, für den seltenen Fall, dass Daten beschädigt werden. In der Regel handelt es sich dabei um eine nächtliche Sicherung, so dass wir ohne Datenverlust ein Rollback durchführen können.
Manchmal lohnt es sich auch, eine Wiederherstellung aus dem Backup zu testen. So haben Sie denkbare Probleme im Blick und sind für eine reibungslose Umstellung gerüstet sind, falls es nötig sein sollte.
Hat Axiell Fernzugriff?
Axiell benötigt für die Durchführung des Upgrades einen Fernzugriff auf Ihre Datenbank. Sprechen Sie uns gerne an, damit wir diesen einrichten.
Wird das CMS-Upgrade mit Ihren IT-Richtlinien kollidieren?
Alle Aktualisierungen sind unterschiedlich, und alle Organisationen und IT-Abteilungen haben unterschiedliche Richtlinien, die berücksichtigt werden müssen. Ist das nicht der Fall, kann es zu einer Verzögerung des CMS-Upgrades kommen. Beispiele:
- Erlangung von Fernzugriff auf den Server
- Kopieren der Daten aus dem Livesystem auf die Testumgebung
- Hochladen der Upgrade-Dateien
Weitere Überlegungen
Seien Sie auf kleinere Störungen vorbereitet
Viele Faktoren können den regulären Betrieb stören. Befolgen Sie jedoch die oben genannten Schritte, lassen sich die meisten davon vermeiden. Einige Dinge sind jedoch schwerer zu umgehen oder zu planen:
- Wird Ihre Sammlung im Internet veröffentlicht, muss Ihre Website während des Upgrades offline sein. Sorgen Sie also dafür, dass die Webmaster informiert sind und eine Halte-Seite auf der Website einrichten können.
- Es besteht ein geringes Risiko, dass Webschnittstellen nach dem CMS-Upgrade aufgrund von Code-Änderungen nicht mehr funktionieren. Halten Sie ein Auge darauf, damit wir entsprechende Probleme schnell beheben können.
- Nutzer*innendefinierte „Berichte“ können von Änderungen an der Datenstruktur betroffen sein, achten Sie also darauf.
- Möglicherweise müssen Sie einige Softwarepakete aktualisieren, darunter die Perl-Module auf dem Server und die Bildwiedergabeprogramme auf dem Desktop. Dies wird in den Versionshinweisen angegeben.
Verkomplizieren Sie den Prozess nicht
Gestalten Sie den Upgrade-Prozess nicht zu kompliziert: Setzen Sie Prioritäten und machen Sie es sich einfach. Jede Änderung des Codes muss besprochen werden, Konfigurations- und Einstellungsänderungen hingegen sollten auf einen weniger kritischen Zeitpunkt verschoben werden, um zusätzliche Risiken sowie Ausfallzeiten zu vermeiden.
Machen Sie sich keine Sorgen!
Wenn Sie Ihr Upgrade gut planen, brauchen Sie sich kaum Sorgen zu machen: Es handelt sich dabei um Routinevorgänge. Wenn Ihre Daten gesichert und alle Beteiligten an Bord sind, sollte Ihr Upgrade reibungslos verlaufen.
Freuen Sie sich lieber schon auf die Erleichterungen durch neue Funktionen oder auf die Klicks, die Sie dank der veränderten Nutzer*innenoberfläche einsparen werden.
Falls Sie aber noch weitere Fragen haben, können Sie sich gerne hier mit uns in Verbindung setzen.
