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Online-Sammlungen zu einem Budget – 6 Lektionen für kleinere Institutionen

In unserem jüngsten Whitepaper haben wir untersucht, wie Archive, Galerien und Museen neue Ebenen der Auseinandersetzung mit ihren Sammlungen vorantreiben. Objekte, die von überall auf der Welt entdeckt oder durch Apps und Interpretationen zum Leben erweckt werden können.

Doch für Organisationen mit begrenzteren Budgets bleibt vieles davon entweder eine Fantasie oder ein unnötiger Luxus. Glücklicherweise enthielt das Whitepaper auch viele Lektionen und Erfahrungen, die Organisationen dienen, deren Ressourcen begrenzter sind.

Wir werden hier einige der Möglichkeiten erörtern, wie die Veröffentlichung von Sammlungen im Internet kleineren Sammlungsteams helfen kann, einige ihrer Kernziele mit einem begrenzten Budget zu erreichen.

Die Veröffentlichung von Sammlungen im Internet kann kleineren Teams helfen, effizienter zu arbeiten

In der Regel gilt: Je kleiner das Team ist, desto breiter ist der Aufgabenbereich der einzelnen Mitglieder. Dies bedeutet, dass Effizienz der Schlüssel ist. Durch die Online-Bereitstellung von Sammlungen kann das Sammlungspersonal Zeit bei der Beantwortung von Anfragen sparen und das Risiko für die physische Sammlung verringern.

Fiona Bourne, Betriebsleiterin des Archivs, vom Royal College of Nursing (RCN), sagt:

„Unser digitales Archiv enthält Aufzeichnungen von Informationen, die von der besten beruflichen Praxis über historische Dokumentation bis hin zu Interviews mit Krankenschwestern reichen.

„Es kommen immer noch viele Leute, die die Aufzeichnungen durchsuchen wollen, aber unser digitales Archiv hilft uns zunehmend dabei, die Bedürfnisse von Besuchern aller Art zu befriedigen, indem es uns Zeit spart und ihre Fragen effizienter beantwortet.

Ihre Prioritäten kennen und klare Ziele setzen

Mit den begrenzten verfügbaren Ressourcen ist die Digitalisierung und Veröffentlichung von Tausenden von Objekten leichter gesagt als getan. Die Träume (oder Wahnvorstellungen), alles online verfügbar zu machen, verschwinden. Jetzt ist die Prioritätensetzung der Schlüssel. Und die Grundlage dafür sollte ein gutes Verständnis Ihrer Kernziele sein.

Für Hannah Lowery, Archivarin und Managerin für Sondersammlungen an der University of Bristol Library Special Collections, bestand das Ziel darin, das Bewusstsein für die Sammlungen zu erhöhen.

„Wir verfügen über rund fünf Kilometer Material, von Archiven bis hin zu Objekten und Büchern. Wir haben lange und intensiv darüber nachgedacht, was wir online stellen sollten, und nicht alle unsere Sammlungen sind digitalisiert, was zum Teil auf Ressourcen und Urheberrechtsbeschränkungen zurückzuführen ist.

„Es war jedoch eine Priorität, alle unsere Papierlisten online zu stellen, um Menschen auf der ganzen Welt eine Vorstellung vom Umfang unserer Sondersammlungen zu geben.

Kostenlose Nutzung für die Erstellung von Aktivitäten wie Veranstaltungen, Workshops, Blogs und Videos zur Einbeziehung des Publikums

Ein Vorteil, den kleinere Organisationen gegenüber den kulturellen Monolithen aus Marmor und Stein, die unsere Großstädte schmücken, haben, ist, dass Ihr Publikum konzentrierter oder lokaler ist. Sie müssen nicht jeden ansprechen. Dies ist ein Segen.

Dieses Publikum zu erreichen und einzubinden, kann immer noch eine echte Herausforderung sein. Aber wenn Sie Ihrem Publikum eine Anlaufstelle und einen Grund geben, dorthin zu gehen, ob persönlich oder online, können Sie beginnen, das Beste aus Ihrer digitalen Sammlung herauszuholen. Und mehr denn je steht die Technologie zur Verfügung, um schnell und kostengünstig Inhalte, Veranstaltungen und mehr zu produzieren und zu teilen.

Hannah Lowery, Archivarin und Managerin für Sondersammlungen an der University of Bristol Library Special Collections, erklärt, wie sie Nutzer anziehen und ansprechen.

„Unsere Mitarbeiter der Sondersammlungen schreiben die Inhalte für unseren Blog, und die Leute werden das sehen und sich entscheiden, auf unsere Archive zuzugreifen. Wir stellen unsere wichtigsten Sammlungen auch auf den Archive Hub, und die Leute kommen von dort zu uns, oder indem sie eine Suche im National Register of Archives durchführen.

„Letztes Jahr führte eines unserer Archive, das Feministische Archiv Süd, eine Reihe von Workshops durch, um das 100-jährige Bestehen einiger Frauen zu feiern, die das Wahlrecht erhielten.

„Es hat den Forschern wirklich geholfen, online Zugang zu unseren Katalogen zu haben, so dass sie sich darauf konzentrieren konnten, welche Aspekte der Sammlung am besten zu nutzen sind. Die Inhalte unserer Sammlung wurden im ganzen Land besichtigt, und der Grad der Kontaktaufnahme mit jungen Menschen war erstaunlich.

In diesem Fall unterstützt die Online-Aktivität die Offline-Aktivität und umgekehrt. Was uns zu unserem nächsten Punkt führt.

Einmal erstellen, überall veröffentlichen

Die Kernaussage des Whitepapers war, dass Organisationen beginnen müssen, ihr Online- und Offline-Denken zu verbinden und einen ganzheitlicheren Ansatz zu verfolgen.

Wie oben erwähnt, bedeutet ein ganzheitlicher Ansatz, dass man so arbeitet, dass die Veröffentlichung von Inhalten sowohl das Engagement online als auch, wenn Ihre Sammlung öffentlich ausgestellt ist, den physischen Raum unterstützen kann.

Dies bedeutet, dass die Zahl der Fälle, in denen sich die Bemühungen wiederholen, verringert wird. Das könnte bedeuten, dass man sicherstellen muss, dass die Erzählungen im CMS aufgezeichnet werden, so dass Recherchen, die um ein Objekt für eine Ausstellung herum durchgeführt wurden, in Zukunft wiederverwendet werden können.

Oder es könnte bedeuten, mit Systemen zu arbeiten, die sich leicht in andere integrieren lassen, so dass Aufgaben nicht wiederholt oder Beschreibungen neu geschrieben werden müssen, wenn neue Systeme eingeführt werden.

Axiell-Anwender treffen sich jährlich, um ihre Erfahrungen und besten Praktiken auf der Anwenderkonferenz auszutauschen.

Zusammenarbeit mit anderen Institutionen und Abteilungen

Pete Herbst, Entwickler am Field Museum in Chicago, räumt ein, dass selbst bei großen Institutionen die Notwendigkeit besteht, zusammenzuarbeiten, um Einsparungen zu erzielen, wo immer dies möglich ist. Für kleinere Teams ist dies jedoch noch wichtiger.

„Im Allgemeinen haben Museen tendenziell begrenzte Ressourcen. Die Menschen suchen immer nach Lösungen, die institutionenübergreifend sind und an denen wir gemeinsam arbeiten können. Wir können zum Beispiel bewährte Verfahren austauschen und die Systemanbieter bitten, uns gemeinsame Lösungen anzubieten, die von mehreren Museen genutzt werden können.

„Als Einzelne haben wir weder die Zeit noch die Ressourcen, um so schnell zu handeln, wie wir es gerne hätten. Gemeinsam können wir alle besser auf die Schaffung effektiver Online-Sammlungen hinarbeiten.“

Ob es sich um die Arbeit an gemeinsamen Projekten oder den Erfahrungsaustausch bei Nutzerveranstaltungen und Foren handelt, die Zusammenarbeit hat die Kulturerbebranche immer ausgezeichnet. Sie ist der Schlüssel, um das Beste aus Ihren Ressourcen zu machen.

Gute CMS-Daten sind das Herzstück des Ganzen

Das ist ein offensichtlicher Punkt, aber man sollte ihn wiederholen. Die Grundlage für eine effiziente Veröffentlichung der Sammlung ist ein gutes Sammlungsverwaltungssystem.

Wenn Sie Zeit in die Bereinigung der Daten und die Verfeinerung Ihrer Katalogisierung investieren, wird es einfacher sein, auf neue Technologien und Systeme umzustellen, sobald diese verfügbar sind.

Es ist wichtig, sich bei der Auswahl der Anbieter an die Industriestandards zu halten und empfohlene Formate zu verwenden, um Datenverluste zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Medien nicht mit der Zeit unbrauchbar werden.

Um mehr darüber zu erfahren, können Sie unseren Blog 2018 lesen –https://www.axiell.com/de/blog-post/6-qualities-of-good-collections-management-system-data/

Sammlungen ohne Grenzen

Lesen Sie das Weißbuch: ‚Sammlungen ohne Grenzen: Wie Online-Sammlungen die Zugänglichkeit, den Genuss und die Interpretation unseres globalen Erbes verbessern können‘.

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