Workflow-Automatisierung: So steigern Kultureinrichtungen ihre Leistung

Workflow-Automatisierung: So steigern Kultureinrichtungen ihre Leistung

Jetzt Bericht runterladen

Wie die Museen von Colchester und Ipswich mit Axiell Collections die Benutzerzufriedenheit verbesserten und die CMS-Einführung vorantrieben

Rory McDaid, Collection Information Officer bei den Museen von Colchester und Ipswich, erläutert, wie die Einführung von Axiell Collections die Nutzerzufriedenheit drastisch verbessert hat. Rory spricht darüber, wie es ihnen gelungen ist, die Zustimmung der Institutionen zu erlangen und wie sie die Benutzer einbinden konnten, während sie gleichzeitig auf ein neues Sammlungsmanagementsystem umstellten und ihre Sammlungen online stellten.

Rory McDaid:

In den Museen von Colchester und Ipswich sind wir etwas ungewöhnlich, da wir uns über zwei Städte und zwei verschiedene lokale Behörden erstrecken, was eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringt. Wir decken mehrere Sammlungsarten ab, von den Kunst- und Naturwissenschaften über eine ausgewiesene Sammlung zur römischen Archäologie bis hin zur modernen Sozialgeschichte. Insgesamt haben wir etwa 220.000 Objektdatensätze, aber der Gesamtumfang unserer Sammlung ist wesentlich größer, da wir viele Massenzugänge haben, wie z. B. einen einzigen Objektdatensatz für Hunderte oder Tausende von Schmetterlingsexemplaren.

In den letzten drei Jahren sind wir von unserem alten CMS-Lieferanten, der uns nur eine sehr begrenzte Funktionalität und kaum Möglichkeiten bot, mehr mit unseren Daten zu machen, zu Axiell Collections gewechselt.

Wir haben Axiell Collections im Oktober 2019 eingeführt und Axiell Internet Server im Dezember 2020 implementiert, was für uns ein recht kompakter Zeitraum ist, da wir ein kleines Team haben.

Die Bedeutung der Umstellung auf ein neues Collections Management System

Vor der Umstellung auf Axiell Collections hatten wir Daten in 10 verschiedenen Datenbanken. Wir hatten keine Leih- oder Ausstellungsdatenbank, nur Objekte. Die Daten von Ipswich befanden sich in einer Datenbank und die von Colchester in den anderen neun. Wenn man nach Objekten eines bestimmten Standorts suchen wollte, von denen die meisten eine Mischung aus verschiedenen Sammlungstypen enthielten, musste man diese Suche immer wieder wiederholen.

Die Umstellung auf Axiell Collections erfolgte, weil wir eine zuverlässige, extern gehostete Lösung brauchten und weil die meisten Benutzer mit dem alten System nicht so vertraut waren. Daher war die Akzeptanz ziemlich gering.

Unsere Daten waren in einem ziemlich schrecklichen Zustand. Der Zugang war massiv eingeschränkt, so dass nur eine Handvoll Leute Daten eingeben konnte. Wir hatten eine Kultur des Nicht-Engagements mit dem CMS, weil es nicht wirklich Teil der Arbeit der Mitarbeiter war. Und wenn die Leute dann doch Zugang bekamen, waren die Daten ziemlich schlecht. Und das hat das Engagement noch weiter gedämpft. Hinzu kam, dass unser vorheriges System nur über eine Remote-Desktop-Einrichtung zugänglich war. Dadurch war es unglaublich langsam, sehr unzuverlässig und einfach ein Alptraum in der Bedienung. Auf diese Weise litt unsere Dokumentation. Außerdem wurde viel in Excel gearbeitet, aber nichts davon auf strukturierte Art und Weise.

Inside Colchester Castle @Colchester Museums
Inside Colchester Castle @Colchester Museums

Beschaffung von Finanzmitteln und institutioneller Unterstützung für die Umstellung auf ein neues Sammlungsmanagementsystem

Es war eine Herausforderung, die Umstellung auf ein neues System zu begründen. Da wir eine sehr desinteressierte Benutzerbasis hatten, war es ein harter Kampf, zu argumentieren, dass wir Geld für etwas ausgeben sollten, um ein System zu ersetzen, das nicht genutzt wurde.

Ein großer Teil dessen, worauf ich und andere Kollegen sich sofort konzentrierten, war also der Versuch, die Einstellung gegenüber dem CMS und dessen Zweck zu ändern. Selbst so grundlegende Dinge wie die Art der Sprache, die wir verwenden, so dass wir das CMS immer als geschäftskritisches System bezeichnen, und die Tatsache, dass wir ein Museum sind und eine effektive Datenbank haben sollten, um die Sammlungen zu verwalten, für die wir verantwortlich sind.

Es ist uns gelungen, die jährlichen Hosting-Kosten für ein hypothetisches neues System in unsere Bewerbung beim Arts Council England (ACE) aufzunehmen. Wir haben hart daran gearbeitet, Konzepte zu verfassen und aktuelle Angebote von Anbietern einzuholen, so dass wir, wenn es um Geld ging, argumentieren konnten, dass wir einen vollständig durchkalkulierten Plan für das hatten, was wir tun wollten.

Die Phasen des Umstiegs auf Axiell Collections

Bevor wir richtig mit Axiell arbeiteten, konsolidierten wir unsere 10 Datenbanken zu drei.

Joanna von Axiell war wirklich unsere Rettung, denn unsere Daten waren schrecklich. Nachdem wir einen Export der drei Datensätze abgeschickt hatten, lieferte Axiell ein Mapping-Dokument zurück, in dem jedes einzelne Feld, das in unserem alten System verwendet wurde, mit dem entsprechenden Ort in Axiell Collections verknüpft war, für den es bestimmt war.

Jeder der Datensätze enthielt etwa 1000 eindeutige Felder. Die Daten, die nicht zugeordnet werden konnten, behinderten uns, weil wir den Wert dieser Informationen evaluieren und sie in ein geeignetes Feld verschieben mussten.

Es gab viele Platzhalterinformationen, allgemeine Texte, die für alle Datensätze galten, und ähnliche Dinge, die wir für überflüssig hielten, weil sie für uns nicht nützlich waren.

Wir haben zwei Testläufe mit diesem Mapping gemacht, bis wir zufrieden waren und es somit kein Testsystem mehr war.

Colchester + Ipswich Museums online collections search
Online-Sammlung der Colchester + Ipswich Museen. Besuchen Sie ihren Axiell Internet Server Online-Katalog: hier                                                                           e

Veröffentlichung der Sammlungen im Internet

Es dauerte nicht lange, bis wir uns für den Axiell Internet Server entschieden, um unsere Sammlungen online zu veröffentlichen. Eines unserer Ziele bei der Umstellung auf ein neues System war es, eine Online-Plattform für unsere Sammlungen zu schaffen.

Wie bei vielen Organisationen hat die Pandemie deutlich gemacht, wie wenig digitale Präsenz wir hatten, insbesondere für unsere Sammlungen. Ein paar Fotos ab und zu auf dem Instagram- oder Twitter-Account unserer Organisation waren so ziemlich alles. Das war etwas, wofür wir schon lange plädiert hatten.

Um unsere Sammlungen online zu stellen, haben wir uns darauf konzentriert, dass Aufzeichnungen über alle ausgestellten Objekte veröffentlicht werden, damit wir betonen konnten, dass die Menschen auch nach der Schließung der Museen Zugang zu diesen Sammlungen haben.

Eine öffentlich zugängliche Komponente hat uns dabei geholfen, die Dokumentationsarbeit voranzutreiben. Die Menschen scheinen sich viel mehr um die Dokumentation zu kümmern, wenn die Sammlungen öffentlich zugänglich gemacht werden, da die Inhalte dadurch einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden.

Im Durchschnitt fügen wir etwa 1000 neue Datensätze pro Monat hinzu, aber wir hoffen, dass wir in der Lage sein werden, uns Ziele zu setzen und einen konstanten Fluss von Datensätzen zu haben, die regelmäßig veröffentlicht werden.

Roman cornelian intaglio (type F.1) depicting the Roman god Mars, 200 – 75 BC ©Colchester Museums; Image Credit Douglas Atfield
Roman cornelian intaglio (type F.1) depicting the Roman god Mars, 200 – 75 BC ©Colchester Museums; Image Credit Douglas Atfield

Wir können auch sehen, welche Objekte am häufigsten angesehen werden, wobei einige davon überraschend waren. Das ‚Gosbeck’s‘-Intaglio ist bei weitem unser meistgesehenes Objekt. Es war Gegenstand einiger Nachforschungen und Neuinterpretationen und wurde von den Lokalnachrichten aufgegriffen, was wiederum die Besucher auf die Seiten der Sammlungen führte. Dies zeigt den Zusammenhang zwischen dem Aufwand für die Veröffentlichung der Sammlungen und der Erzeugung von Engagement und Interesse.

Verbesserung der Benutzerzufriedenheit mit dem Sammlungsmanagementsystem

Während der Vorbereitung des neuen Sammlungsmanagementsystems im Jahr 2017 befragten wir die Mitarbeiter zu ihrer Nutzung und Zufriedenheit mit dem alten System. Wir nutzten viele dieser Antworten, um unsere Konzepte und Berichte zu erstellen und herauszufinden, was unsere Nutzer von einem System erwarten.

Die Zufriedenheit war ziemlich schlecht, und es zeigte sich, dass unser altes CMS nicht zweckmäßig war und dass wir viel mehr tun konnten.

Im Jahr 2020, etwa ein Jahr nach der Einführung von Axiell Collections, stellte ich unseren Nutzern die gleichen Fragen wie im Jahr 2017. Die gute Nachricht ist, dass die Nutzer ihre Zufriedenheit mit Axiell Collections durchweg als gut oder sehr gut bezeichnen und im Allgemeinen sehr zufrieden sind.

CMS user satisfaction, from internal user survey @Colchester Museums
Interne Nutzerbefragung zum CMS @Colchester Museums

Die vielleicht wichtigste Frage war: „Erfüllt das CMS Ihre Arbeitsanforderungen?“ Und in dieser Frage waren wir uns alle einig. Das ist eine große Erleichterung, denn es bedeutet, dass ich nicht viel Zeit und Geld unserer Organisation verschwendet habe, um uns hierher zu führen.

Einige Rückmeldungen von Nutzern zu Axiell Collections lauteten:

„Ich denke, es ist lebensverändernd! Von der Möglichkeit, mit einem Laptop in ein Geschäft zu gehen und Datensätze zu aktualisieren bis hin zur Möglichkeit, Objekte im Museum effizient zu lokalisieren. Die Geschwindigkeit und das browserbasierte System können nicht hoch genug geschätzt werden. Die Tatsache, dass es so benutzerfreundlich ist, hat meine Einstellung zu den darin gespeicherten Daten verändert, da ich nun weiß, dass ich die Möglichkeit habe, diese zu verbessern, ohne dass meine Bemühungen umsonst sind oder sogar Probleme für andere Kollegen verursachen, z. B. durch die falsche Verwendung von Terminologie oder die Verwendung freier Felder, die Probleme bei der Datenverwaltung und -klarheit verursachen.“

„Alles zum Besseren! Es ist so viel einfacher, einen Datensatz schnell zu aktualisieren und Details hinzuzufügen. Größere Flexibilität.“

„Es hat jeden Prozess meiner Arbeit vereinfacht. Es bietet ein Zuhause für Informationen, die sonst irgendwo zwischen physisch und digital verloren gehen würden. Andere Datenbanken, wie z. B. Ausstellungen und Ausleihen, sind eine große Hilfe. Kontrollierte Standorte und das Tool zum Ändern von Standorten sind im Vergleich zu unserer früheren Arbeitsweise revolutionär.“

CMS ease of use, from internal user survey @Colchester Museums
CMS Benutzerfreundlichkeit – interne Mitarbeiterbefragung @Colchester Museums

Diese Umfrage war sehr hilfreich, um zu verstehen, wo unsere Benutzer bei der Arbeit mit dem System stehen, und wir nutzen die Antworten, um unseren internen Support und unsere Schulungen zu steuern. Wir haben mehrere interne Schulungsleitfäden für die alltäglichen Aktivitäten unserer Benutzer verfasst, die die Benutzer mit Screenshots und grundlegenden Schritten anleiten.

Vor der Pandemie erprobten wir einmal im Monat Axiell-Sprechstunden“, um die Nutzer über die Arbeiten zur Verbesserung der Daten zu informieren. Die Beteiligung an diesen Sitzungen war nicht so, wie ich es mir gewünscht hätte, aber nach dieser Umfrage werden wir sie wieder einführen. Wenn wir dies über Teams oder Zoom tun, wird es viel einfacher sein, Leute zusammenzubringen, und wir werden die Sitzungen kürzer gestalten und auf ein bestimmtes Thema konzentrieren.

Wir haben zwar versucht, alle in das neue System einzubinden, aber es war natürlich eine große Umstellung. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen mir, dass ich mehr tun muss, um die Nutzer zu unterstützen, insbesondere diejenigen, die sich nicht selbst melden. Die kuratierten Gruppen/Kacheln auf der Website waren eine Möglichkeit, die Menschen dazu zu bringen, sich mit der Dokumentationsarbeit mit einem bestimmten Ergebnis zu befassen, obwohl es noch viel mehr zu tun gibt. Deshalb arbeite ich aktiv daran.

Ein System zur Verwaltung von Sammlungen ist keine Zauberei, sondern erfordert eine engagierte Gruppe von Nutzern, die das Beste aus der Software herausholen. Unsere Daten waren schlecht und bedurften einer Menge Arbeit. Und kein CMS konnte das ändern. Ein modernes, benutzerfreundliches CMS macht diese Arbeit jedoch einfacher. Das wiederum wird hoffentlich zu besseren Aufzeichnungsstandards führen, weil wir ein höheres Maß an Engagement haben werden.

Header-Bild: Colchester Castle und Schlosspark @Colchester Museums

Erfahren Sie mehr über Axiell Collections

Verwalten Sie Ihre Museums- und Archivsammlungen von jedem Ort aus mit dem flexiblen, intuitiven und webbasierten Sammlungsmanagementsystem von Axiell. Axiell Collections ist einfach zu bedienen und kann von jedem Ort aus über einen Browser aufgerufen werden.

Erfahren Sie mehrSehen Sie sich die Demo an

Abonnieren Sie unseren Newsletter und bleiben Sie immer auf dem Laufenden

Wählen Sie Ihre Interessengebiete aus: