Sept questions que vous devez poser à votre vendeur de logiciels de gestion de collection avant d’investir
Investir dans un système de gestion de collection n’est pas un investissement sans conséquences. Beaucoup de temps et d’effort sont mis en œuvre pour identifier les propriétés, fonctionnalités et technologies qui correspondent le mieux à vos besoins, mais tout le monde n’applique pas le même contrôle sur les solutions proposées par le fournisseur pour les systèmes de gestions de collection finalement choisis.
Le temps et l’argent investis dans le choix d’un nouveau système, la migration des données, son implémentation et l’entrainement des utilisateurs sont dignes d’intérêts, mais ce ne sont pas des processus que nous souhaitons répéter trop souvent. S’assurer que le choix de notre logiciel est une solution à long terme est au moins aussi important que le choix du vendeur ou de la technologie.
1. Sont-ils des partenaires établis et crédibles ?
Tous les fournisseurs de logiciels ne parviennent pas toujours à construire une entreprise sur le long terme, bien qu’ils aient développé des logiciels efficaces. La minimisation du risque qu’un partenaire mal établi cesse soudain l’assistance de votre système pourrait vous aider à éviter de futures dépenses et travaux pour récupérer vos données.
Regardez depuis combien de temps votre fournisseur opère dans ce domaine, sa base de clientèle, et le nombre ainsi que la qualité de ses sites de références. Identifier les compagnies qui ont des témoignages avérés de la qualité de leurs services avec leur client est essentiel pour éviter les risques de devoir changer de fournisseur en cours de route.
2. Quelle est la taille de leur clientèle ?
Une grande base de clients est un bon indicateur de stabilité financière. Une compagnie qui bénéficie d’une large base de clients variés possède de nombreuses opportunités et par conséquent, est moins dépendante de chaque client indépendamment pour financer ses projets en cours.
3. Se spécialisent-ils dans les thématiques culturelles ou leurs systèmes de gestion de collection font partis d’un département d’une compagnie extérieure ?
Les institutions culturelles ont des besoins uniques et spécifiques en termes de logiciels de gestion de collection. Les vendeurs qui se spécialisent dans ce domaine et qui bénéficient de nombreux clients financent leur développement en lien avec les besoins de l’industrie. Les grandes compagnies technologiques n’ont au contraire qu’une vague connaissance des réels besoins de l’industrie des musées et des archives, et proposent des solutions plus génériques et moins flexibles aux objectifs spécifiques des clients.
De plus, si leurs bénéfices dus au système de gestion de collections ne sont pas au même niveau que leurs autres secteurs d’activité, il y a le risque qu’ils cessent leur développement dans ce domaine pour mieux se concentrer sur leurs activités rentables.
4. Sont-ils activement en développement ?
Y a-t-il des preuves que votre fournisseur est en train d’investir dans de nouveaux produits, services ou versions ? De nouveaux développements sont de bons indicateurs pour voir l’ambition que le fournisseur place dans son produit. Les besoins des gestionnaires de collection, musées et archives sont constamment en changement, et investir dans un logiciel figé revient essentiellement à investir dans un logiciel avec une date de fin. Même si vos besoins actuels peuvent correspondre à ces services, ce n’est qu’une question de temps avant que le logiciel ne vous permette plus d’atteindre vos objectifs et que vous deviez tout recommencer.
5. Ecoutent-ils leurs clients ?
Cherchez des indications qui démontrent que les stratégies de développement de votre fournisseur soient conduites par les besoins des clients. Organisent-ils des rencontrent avec leurs utilisateurs ? Les clients ont-ils des opportunités d’envoyer des retours et des suggestions de développement ? Un vendeur qui interagie avec ses clients développe plus rapidement des fonctionnalités liées à des problématiques du milieu, et peut prendre les retours de sa clientèle pour lancer de nouveaux produits.
6. Il y a-t-il des communautés d’utilisateurs auxquelles vous pouvez accéder ?
Partager ses idées est le meilleur moyen d’interagir avec les autres professionnels de la gestion de collection pour identifier les solutions à vos défis technologiques et non technologiques. Si votre choix de fournisseur vous donne accès à un large réseau de professionnels travaillant sur des projets similaires et partageant leur solution a des problèmes qu’ils ont rencontrés, vous aurez une base de contacts capable de vous aider à faire la meilleure utilisation possible de votre logiciel pour la gestion de collection dans votre institution.
7. Seront-ils contents de développer avec vous des partenariats sur le long terme
Former une relation à long terme repose sur la volonté des gens. Trouver le vendeur avec qui vous pensez pouvoir travailler et avec qui vous aimeriez interagir est aussi important que le logiciel lui-même. La technologie changera avec le temps, mais s’assurer que vous travaillez avec des personnes contentes d’échanger avec vous sur des solutions à long terme est la clé d’une relation réussie. Appréciez-vous parler avec votre fournisseur, leur faites-vous confiance, et respectez-vous leur expertise ?
Vous pouvez également consulter notre blog pour identifier le bon système pour vous
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