Automatisation du flux de travail pour les musées, archives et bibliothèques

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V-eyeQ

Pour une meilleure gestion des collections des bibliothèques

Utiliser l’intuition, les préférences personnelles, ou une vision limitée des collections ne peut plus orienter les investissements de la bibliothèque. En ajoutant des indicateurs aux processus de sélection, en suivant les performances, en améliorant les achats, en permettant un désherbage quotidien au niveau local et au niveau global, V-eyeQ apporte une contribution essentielle à la gestion des collections grâce à des données objectives et pointues sur les collections, le contrôle des budgets et les données de satisfaction des usagers.

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Basé sur les besoins des bibliothèques

Les quatre piliers de la Politique Documentaire

Les composants de V-eyeQ sont reliés entre eux. Ils peuvent être utilisés séparément ou combinés, selon les besoins et les objectifs de la bibliothèque. Les composants incluent :

  • Des Outils de planification — Pour définir et gérer les plans de gestion des collections
  • L’Analyse de la performance — Une analyse détaillée de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas
  • Le Conseil — Pour le désherbage, les achats, le déplacement et la promotion
  • L’Aide à la sélection — Intégration avec les acquisitions, qui offre également une excellente solution pour la gestion centralisée des collections

Chaque composante répond à une question essentielle : Combien allons-nous acheter et désherber ? Qu’allons-nous acheter ? Qu’allons-nous acheter, désherber, déplacer, ou mettre en avant ? Qu’allons-nous acheter et pour qui ? (C’est-à-dire pour quelles localisations)

Plan de collection

Le processus de travail

Basés sur les règles de collection prédéfinies (voir ci-contre), les objectifs de la gestion des collections pour un exercice budgétaire sont écrits dans le plan, de même que l’objectif associé (indicateurs clés de performance : KPI) afin de mesurer la progression tout au long de l’année. Le plan permet d’améliorer stratégies d’achat et de désherbage.

Le plan peut être mis à jour dans l’application à tout moment. Si les résultats attendus ne sont pas atteints, si la stratégie change, si les budgets évoluent, ou si les KPI changent, V-eyeQ ajustera automatiquement les calculs des objectifs en conséquence.

Règles de collection

Plans de coordination des collections et des localisations

L’application offre de nombreuses options permettant de choisir d’appliquer le même plan à tous les sites ou de définir un plan dérivé du plan global pour chaque localisation. Les calculs sont basés sur plusieurs éléments : le pourcentage visé de remplacement et de désherbage, la fréquence de prêt visée, le prix moyen (pour la règle), et le budget total disponible pour la localisation.

Vous pouvez également définir des paramètres qui optimisent la fréquence de prêt désirée. Par exemple, vous pouvez décider que la fréquence de prêt ne doit pas augmenter de plus de .5 en 1 an (dans ce cas un désherbage important serait nécessaire) et de ne pas descendre en dessous de 2 (à cause des contraintes budgétaires).

PUISSANTES CAPACITÉS

Analyse de la performance

Les capacités puissantes d’analyse de V-eyeQ permettent de mesurer les performances via des listes créées automatiquement et via des recherches ad hoc. La performance mesure la popularité relative d’une oeuvre dans le processus de circulation, en se basant sur des critères ajustables de circulation et de réservation. Des questions comme « Quelle est l’oeuvre la plus populaire de Joël Robuchon ? » ou « Quels sont les guides de randonnée les plus populaires ? » ou « Quels sont les sujets les plus populaires ? » peuvent obtenir une réponse sans effort et en quelques secondes.

Les listes des oeuvres populaires peuvent être établies pour la collection entière, ou par catégories, auteurs, sujets ou règles de collection. La recherche est possible via un grand nombre d’index bibliographiques ou autorités, et inclut les limitations par facettes.

Règles de collection et Groupes de collection

Règles de collection : la base du plan de collection

Toutes les parties des collections pertinentes en termes de gestion sont définies comme des « règles. » Ces règles « dessinent » les composantes des collections comme des paramètres que V-eyeQ peut comprendre et interpréter. Généralement, un système comprend entre 50 et 150 règles. Les calculs sont effectués pour chaque composante des collections (chaque règle). Par exemple : combien d’exemplaires acheter, combien d’exemplaires désherber, et quelle est la popularité de la composante des collections.

L’application propose également des suggestions sur les exemplaires à déplacer, à remplacer, pour quels titres il faut acheter des exemplaires supplémentaires, quels titres déplacer ou mettre en avant et quels nouveaux titres doivent être achetés.

Une solution pour les grandes et petites bibliothèques

V-eyeQ convient à la fois aux grandes et aux petites bibliothèques. Les « regroupements de collections » permettent
de « regrouper » les règles. Quand une localisation a un nombre limité d’exemplaires, il est judicieux de combiner des
sous catégories tandis qu’une grande bibliothèque avec des milliers de documents par catégorie aura besoin de filtres à un niveau plus fin. Par exemple, une grande localisation aura comme catégories « Policiers et Thrillers, » « Aventure, » et « Aventure et Science-Fiction » ; une localisation plus petite regroupera ces 3 règles en une seule « Crime et Aventure ».

Conseil

Le « conseil » est la partie de V-eyeQ effectuant des suggestions sur les « exemplaires morts » (exemplaires qui ne sont pas prêtés), les « exemplaires surutilisés » et les « autres. » L’alerte d’achat est basée sur un ratio de réservation et la notion de « non populaire ci, mais populaire ailleurs. »

Cette fonction signale des documents qui ne sont pas populaires dans une bilbiothèque ou annexe, alors qu’ils le sont ailleurs, et constitue une incitation à relocaliser ou mettre en avant les documents sous utilisés. Ces données peuvent être visualisées non seulement par site, mais aussi par règle de collection : cela crée un lien direct avec le plan de collection.

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La création d’un plan de collection est un processus en cinq étapes

Définir le plan

Basé sur les règles de collection

Rassembler

Toutes les données pertinentes pour les calculs avec V-eyeQ (nombre d’exemplaires, fréquence de prêt, prêts pendant les n dernières années)

Définir les KPI

basés sur la fréquence de prêt souhaitée, le pourcentage de désherbage souhaité, le nombre attendu de prêts

V-eyeQ vous aidera

Á calculer les objectifs d’achat/désherbage, en fonction du budget disponible, des règles définies, et du prix moyen des documents

Définir les objectifs

D’achat et de désherbage et les ajustements manuels si nécessaire

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