Automatisation du flux de travail pour les musées, archives et bibliothèques

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V-smart

Gestion des collections, des usagers, des processus

Avec V-smart, Système Intégré de Gestion de Bibliothèques (SIGB), les bibliothèques bénéficient d’un environnement logiciel aisément accessible via un navigateur.

De plus, V-smart est une véritable boîte à outils pour la gestion de métadonnées, quel que soit leur format.

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Améliorer la gestion des usagers

La gestion des usagers intègre la possibilité de chercher, de créer et de mettre à jour leur profil. La solution est compatible avec le RGDP. Le personnel peut gérer les abonnements et les frais avec une grande flexibilité (de manière manuelle et/ou automatisée).

  • Inscription par de multiples moyens : auto-inscription via un processus assisté, saisie manuelle à partir d’un formulaire, importation d’un fichier.
  • Services aux usagers à domicile, incluant le suivi de leur historique, des messages d’information basés sur les centres d’intérêt et des messages d’avertissement en ligne pour les documents déjà empruntés par un même usager.
  • Blocages manuels ou automatiques et suspensions pour amendes de retard, amendes en cours, documents rendus en retard, abonnement expiré.
  • Divers courriers peuvent être envoyés par la poste, par courriel, téléphone ou SMS.
  • Le module de Gestion des contacts intégré permet l’enregistrement de tout type de contact avec les usagers incluant un suivi contrôlé par un mécanisme d’avertissement déclenché automatiquement.
  • Interfaces avec des applications CRM externes (Salesforce®, Microsoft® CRM Dynamics), qui ont des liens profonds avec V-smart.

Contrôler les transactions de circulation, les paiements et le récolement

Combinant flexibilité et fonctionnalité, le module de circulation facilite les processus essentiels comme les prêts, les retours, les prolongations, les paiements, la gestion des exemplaires et le récolement. Une bibliothèque peut définir ses propres paramètres de circulation pour répondre aux exigences de l’institution dans son ensemble ou aux exigences spécifiques à un établissement ou une localisation, faisant de V-smart un outil adapté aux petites comme aux très grandes bibliothèques et aux réseaux de bibliothèques.

  • Le statut de prêt en cours est toujours visible dans le catalogue en ligne.
  • Gestion de la vente d’articles incluant les livres mis au pilon, les publications locales, et les DVDs.
  • Le récolement permet de conserver la trace de la localisation et du statut de chaque exemplaire des collections.

Catalogage innovant et gestion des métadonnées

  • La bibliothèque contrôle la définition de la structure des données et les relations entre les notices.
  • Editeur de notices en texte intégral, offrant des options comme Z39.50, la recherche SRU, l’accès aux fichiers des autorités, le copier/coller, le glisser/déplacer, l’annulation.
  • Nombre illimité de grilles de saisie.
  • Gestion d’un grand nombre de formats standards et de protocoles, tels que MARC21, UNIMARC, Dublin Core, Getty, XML, SRU, Z39.50, et Unicode.
  • Les index peuvent être spécifiques à une base de données ou communs à plusieurs, quel que soit leur format sous-jacent.

Accélérer le processus de commande

Le module des Acquisitions permet de contrôler le processus de commande de différents types de commandes : achats, dons, livraisons, commandes à vues, commandes externes, commandes rétrospectives, commandes urgentes ou toute combinaison de ces différents types.

  • Gestion de modèles de commandes prédéfinis en fonction du type de document, de la localisation, et du budget.
  • Gestion de nombreux modèles comptables avec un traitement de clôture budgétaire simple
  • Gérer l’ensemble de la facturation depuis les factures pro-forma jusqu’à la création des notes de crédit.

L’EDI est disponible pour l’échange électronique de données avec des fournisseurs via la compatibilité avec le standard EDIFACT et est pris en charge pour les commandes, les devis, les factures et les messages de réponse.

Suivi simple des périodiques

Le module des périodiques facilite le contrôle complet des abonnements, des ressources électroniques et de la circulation. Il est lié au module des acquisitions pour la gestion de tous les aspects financiers et bénéficie d’outils complets de comptes rendus.

  • Prévisions de réception des fascicules, à partir de modèles de prévision basés sur les jours, les semaines, les mois, les années, ainsi que tout autre modèle prévisible.
  • La bibliothèque doit seulement paramétrer les données une seule fois et le système pourra ensuite afficher les prévisions sur un seul écran.
  • Affichage immédiat des exemplaires reçus dans le Web Opac.
  • Mécanismes sophistiqués de réclamation pour gérer les numéros non reçus.
  • Gère et distingue les abonnements gratuits, payants et les adhésions.
  • Gère la réception des numéros non attendus comme les numéros supplémentaires, les numéros spéciaux, les annuaires, les suppléments.

Un portail innovant

Plus qu’un catalogue informatisé en ligne, l’OPAC, grâce à l’outil IGUANA, offre aux usagers un portail innovant pour trouver l’information pertinente dans de multiples ressources, pour gérer leur compte et pour participer à une communauté.

Au-delà de l’interface de recherche, le portail met en avant l’offre de services pour les usagers. Placer des réservations, voir des suggestions de lectures, définir et effectuer une veille sur des centres d’intérêt, évaluer les documents, personnaliser ses recherches comptent parmi les nombreuses possibilités du compte usager.

Plus qu’un SGB

V-smart, solution totalement intégrée, offre de nombreuses fonctionnalités dans tous les modules standards (catalogage, circulation, acquisitions, périodiques et Web OPAC).

Et encore

  • V-smart est indépendant des formats pour la gestion de tous types de métadonnées et de tous types de documents
  • Analyse sophistiquée des données pour permettre des décisions efficaces
  • Fonctionnalités de CRM intégrées
  • Application et boîte à outils en même temps
  • Technologie ouverte qui utilise tous les navigateurs classiques (Chrome, Edge, Firefox, Safari) et tous les serveurs (Windows, Linux, Unix). Accessible via des web services, compatible avec Microsoft Excel®, Microsoft Word, et d’autres.
  • Présente toutes les données, quelle que soit leur source, leur format et leur lieu de stockage, dans une interface web cohérente, élégante et paramétrable.

Economie de temps et d’argent

  • Accent sur votre atout principal, vos usagers
  • Interface moderne pour attirer les jeunes générations
  • Rentabilité

Aller plus loin avec les modules complémentaires de V-smart

Le module Demande de communication

Permet aux usagers de placer des demandes pour des documents d’accès restreint via une interface web. Le personnel peut ensuite les rendre disponibles aux points de livraison.

Le module Prêt entre bibliothèques

Gère les demandes entrantes et sortantes. Le module gère divers mécanismes électroniques ou automatiques incluant le protocole ISOILL, qui évite beaucoup d’interventions manuelles.

Le module Bibliothèques pour les mal-voyants

Offre des fonctions de recherche spécifiques, gère les listes de souhaits, le prêt automatique, la communication avec des systèmes de production tiers, le prêt de documents en Braille et la fourniture de services.

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