Ontdek de toekomst van CultureTech tijdens ons gratis digitale evenement, streaming op 11 – 13 juni

Ontdek de toekomst van CultureTech tijdens ons gratis digitale evenement, streaming op 11 – 13 juni

Registreer nu voor het event

Axiell Collections FAQ

Algemene informatie
Wat is Axiell Collections?

Axiell Collections is een web-based collectiebeheersysteem geschikt voor zeer kleine tot zeer grote organisaties met heel specifieke eisen en wensen.
Algemene informatie vindt u op deze pagina.

Wat voor type organisaties gebruiken Axiell Collections?

Axiell Collections wordt door veel verschillende typen organisaties gebruikt: musea, archieven, film-instituten, kunstgaleries, erfgoed organisaties, bedrijfsarchieven, universiteiten, religieuze instituten, scholen en privé verzamelaars. Iedereen die een collectie beheert van cultureel, historisch of wetenschappelijk belang kan werken met Axiell Collections.


We hebben verschillende opties, waardoor Axiell Collections geschikt is voor de meest complexe grote organisaties als voor kleinere organisaties.

Aan welke standaarden voldoet Axiell Collections?


SPECTRUM Spectrum is the UK Collections Trust’s standard that is also used around the world. SPECTRUM is recognized internationally as the industry standard for Collections Management in museums. SPECTRUM has initially been developed in partnership with over 100 museum professionals including Axiell (through acquired companies such as Adlib Information Systems).


ISAD(G) ISAD(G) (General International Standard Archival Description) provides general guidance for the preparation of archival descriptions. It is to be used in conjunction with existing national standards or as the basis for the development of national standards.


ISAAR(CPF) ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) provides guidance for preparing archival authority records which provide descriptions of entities (corporate bodies, persons and families) associated with the creation and maintenance of archives.


EAD EAD (Encoded Archival Description) is a standard for encoding archival finding aids using Extensible Markup Language (XML). The standard is maintained in the Network Development and MARC Standards Office of the Library of Congress (LC) in partnership with the Society of American Archivists.


DACS ‘Describing Archives: A Content Standard’ is a standard used for describing materials in an archive.


MAD Manual of Archival Description.


EAC-CPF Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons and Families (EAC-CPF) is an XML standard for encoding information about the creators of archival materials — i.e., a corporate body, person or family — including their relationships to (a) resources (books, collections, papers, etc.) and (b) other corporate bodies, persons and families.


AACR2 AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules), Second Edition. It is published jointly by the American Library Association, the Canadian Library Association, and the Chartered Institute of Library and Information Professionals (in the UK). AACR2 is designed for use in the construction of catalogues and other lists in general libraries of all sizes. The rules cover the description of, and the provision of access points for, all library materials commonly collected at the present time.


ISBD ISBD (International Standard Bibliographic Description) is a set of rules produced by the International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) to describe a wide range of library materials within the context of a catalog. The consolidated edition of the ISBD was published in 2007. It superseded earlier separate ISBDs that were published for monographs, older monographic publications, cartographic materials, serials and other continuing resources, electronic resources, non-book materials, and printed music. IFLA’s ISBD Review Group is responsible for maintaining the ISBD.


RDA RDA (Resource Description and Access) is a standard for descriptive cataloging, providing instructions and guidelines on formulating bibliographic data. Intended for use by libraries and other cultural organizations such as museums and archives, RDA is the successor to Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2).


EN 15907 Film identification – Enhancing interoperability of metadata – Element sets and structures. EN 15907 defines a metadata set for the comprehensive description of cinematographic works including the various incarnations it can assume during its lifecycle.


SRU Search/Retrieve via URL (SRU) is a standard search protocol for Internet search queries, utilizing CQL Common Query Language (CQL), a standard query syntax for representing queries.


OAI-PMH The OAI-PMH technical infrastructure, specified in the Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) defines a mechanism for data providers to expose their metadata. This protocol mandates that individual institutions map their metadata to the Dublin Core, a simple and common metadata set for this purpose. Other metadata standards can also be used, as well as propriety models.


Dublin Core / ISO 15836 The Dublin Core Schema is a small set of vocabulary terms that can be used to describe digital resources (video, images, web pages, etc.), as well as physical resources such as books or CDs, and objects like artworks.


LIDO Lightweight Information Describing Objects. XML Schema for Contributing Content to Cultural Heritage Repositories. LIDO, specified as XML Schema, is the result of a joint effort of the CDWA Lite, museumdat, SPECTRUM and CIDOC CRM communities. The schema combines the CDWA Lite and museumdat schemas and is informed by SPECTRUM. Being CIDOC-CRM compliant, it aims at contributing information of all kinds of museum objects for resource discovery.


CHIN Guide to Museum Standards Department of Canadian Heritage –Canadian Heritage Information Network.


ISSN An International Standard Serial Number (ISSN) is an eight-digit serial number used to uniquely identify a serial publication, such as a magazine. The ISSN is especially helpful in distinguishing between serials with the same title. ISSN are used in ordering, cataloguing, interlibrary loans, and other practices in connection with serial literature.


ISBN The International Standard Book Number (ISBN) is a unique commercial book identifier.

Since January 1, 2007, ISBNs are of 13 digits, compatible with Bookland EAN-13s.


EXIF Exchangeable image file format (Exif) is a specification for the image file format used by digital cameras. The specification uses the existing JPEG, TIFF Rev. 6.0, and RIFF WAV file formats, with the addition of specific metadata tags.


MARC XML MARC XML is an XML schema based on the common MARC21 standards. MARCXML was developed by the US Library of Congress and adopted by it and others as a means of easy sharing of, and networked access to, bibliographic information.


ISO 2788 Thesaurus management standard – ISO 2788 is an ISO international standard intended to ensure consistent practice within a single indexing agency, or between different agencies. The official title of the standard is “Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri.”


ISO 10646 / UNICODE UNICODE – The Universal Character Set (UCS) is defined by the ISO/IEC 10646 International Standard as a character set on which many encodings are based. It contains nearly a hundred thousand abstract characters, each identified by an unambiguous name and an integer number called its code point.


Characters (letters, numbers, symbols, ideograms, logograms, etc.) from the many languages, scripts, and traditions of the world are represented in the UCS with unique code points. The inclusiveness of the UCS is continually improving as characters from previously unrepresented writing systems are added.

Adlib support UTF-8.


ISO 8601 ISO 8601 is an international standard for date and time representations issued by the International Organization for Standardization (ISO). Specifically, the standard is titled, “Data elements and interchange formats — Information interchange — Representation of dates and times.” The signature feature of ISO 8601 date and time representations is the ordering of date and time values from the most to the least significant or, in plain terms, from the largest (the year) to the smallest (the second).


URI A Uniform Resource Identifier (URI) is a string of characters that unambiguously identifies a particular resource. To guarantee uniformity, all URIs follow a predefined set of syntax rules, but also maintain extensibility through a separately defined hierarchical naming scheme.


XML The Extensible Markup Language (XML) is a general-purpose specification for creating custom markup languages. It is classified as an extensible language because it allows its users to define their own elements. Its primary purpose is to facilitate the sharing of structured data across different information systems, particularly via the Internet, and it is used both to encode documents and to serialize data.


XSLT XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) is a language for transforming XML documents into other XML documents or other formats such as HTML.


CSV The comma-separated values (or CSV; also known as a comma-separated list or comma-separated variables) file format is a file type that stores tabular data. The format dates back to the early days of business computing. For this reason, CSV files are common on all computer platforms.


ISO 15693 RFID – Icode


1D and 2D Barcodes standards A host of barcode standards is supported such as Code 39, Code 128, EAN 2, EAN 5, EAN 8, EAN 13, PDF417, QR code, SPARQCode, ShotCode.


PID A persistent identifier (PID) is a long-lasting reference to a document, file, web page, object or metadata record.


GUID / UUID A universally unique identifier (UUID) is a 128-bit number used to identify information in computer systems. The term globally unique identifier (GUID) is also used.




Standards can also be configured on request, for instance:


IPTC The IPTC defined a set of metadata properties that can be applied to images.


XMP The Adobe Extensible Metadata Platform (XMP) is a standard for processing and storing standardized and proprietary metadata, created by Adobe Systems Inc.


XMP standardizes the definition, creation, and processing of extensible metadata. Serialized XMP can be embedded into a significant number of popular file formats, without breaking their readability by non-XMP-aware applications. Embedding metadata (“the truth is in the file”) avoids many problems that occur when metadata is stored separately. XMP is used in PDF, photography and photo editing applications.


Australian Series System The Australian Series System is an archival control or metadata system, used primarily to describe records in the custody of archival institutions.


SKOS Simple Knowledge Organization System (SKOS) is a family of formal languages designed for representation of thesauriclassification schemestaxonomiessubject-heading systems, or any other type of structured controlled vocabulary. SKOS is built upon RDF and RDFS, and its main objective is to enable easy publication of controlled structured vocabularies for the Semantic Web. SKOS is currently developed within the W3C framework.


SIP2 SIP / SIP2 (Standard Interchange Protocol)

A protocol to allow self-service machines in the library to exchange data with the library automation system.


RDF The Resource Description Framework (RDF) is a family of World Wide Web Consortium (W3C) specifications originally designed as a metadata data model. It has come to be used as a general method for conceptual description or modeling of information that is implemented in web resources, using a variety of syntax notations and data serialization formats.



Wat heb ik nodig om met Axiell Collections te werken?

Axiell Collections werkt via een webbrowser.
Dit betekent dat het vanaf elke computer (desktop, laptop, ook Macs) gebruikt kan worden, u heeft alleen internet en een up-to-date browser nodig.

Wat zijn de kosten van Axiell Collections?

De prijs van Axiell Collections is afhankelijk van verschillende factoren, onder meer: welke functionaliteit heeft u nodig (welke versie en opties), het aantal gebruikers, zijn er maatwerk-aanpassingen nodig, etc.

We geven u graag een prijsopgave gebaseerd op uw eisen en wensen.

Heb ik specifieke hardware nodig om Axiell Collections te laten draaien?

Voor grotere organisaties de Axiell Collections Private Cloud aan en voor kleinere organisaties kan de Axiell Collections Cloud Service een passende oplossing zijn. Bij deze Cloud diensten verzorgt Axiell de beschikbaarheid van het collectiebeheersysteem en hoeft er geen specifieke hardware aangeschaft te worden.
Met elke computer (ook Macs!) met een recente browser-versie krijgt u toegang tot uw cloud omgeving.

Grote organisaties kunnen er ook voor kiezen om Axiell Collections lokaal te installeren. Neem contact met ons op voor de technische specificaties van lokale installaties.

Welk DataBase Management Systeem (DBMS) gebruikt Axiell Collections?

Axiell Collections gebruikt een MS SQL Server.

Kan ik met Axiell Collections mijn collectie ook online publiceren?

De publieksmodule van Axiell Collections is de volledig configureerbare Axiell Internet Server. Hiermee kunt u de collectie direct op uw website publiceren. Er is ook een open WebAPI waarmee u data kunt uitvoeren om te publiceren.

Data kan ook uit Axiell Collections geharvest worden via OAI-PMH.

AIS Cloud is de standaard publieksmodule die hoort bij de Axiell Collections Cloud Service (voor kleinere organisaties). Deze is eenvoudig inzetbaar: het logo en de naam van de organisatie kunnen worden toegevoegd, en de steunkleur kan bij de kleur van uw website aansluiten.

Kan je zelf bepalen welke velden en records via Internet of Intranet te doorzoeken zijn?

Ja, dat kan via de Axiell Internet Server publieksmodule, en ook via de API kunt u bepalen wat er wordt gepubliceerd.
Met de AIS Cloud publieksmodule waarmee de Axiell Collections Cloud Service (voor kleinere organisaties) kan worden uitgebreid, staan de velden vast en is er geen API.
Uiteraard kunt u ook in deze versie aangeven welke records gepubliceerd mogen worden.

Welke andere Axiell producten of modules zijn integreerbaar met Axiell Collections?

Axiell Internet Server voor het online publiceren van de collectie.
Axiell Move voor het met een handscanner nauwkeurig en efficiënt registreren van verplaatsingen van objecten.
Axiell DAMS is een Digital Asset Management Systeem waarmee u uw digitale mediabestanden kunt beheren.
Axiell Designer om de data- of rechtenstructuur aan te passen. Axiell Designer is niet beschikbaar bij de Axiell Collections Cloud Service.

Is Axiell Collections integreerbaar met andere software?

Axiell Collections heeft een open API, daarmee kan deze zo ontwikkeld worden dat het integreert met 3rd party software.
Bij de Axiell Collections Cloud Service is geen API.

Aan de slag met Axiell Collections
Moet ik zelf Axiell Collections installeren?

Wij verzorgen de set-up van Axiell Collections (inclusief installatie) als onderdeel van het implementatie-traject.

Hoe lang duurt een gemiddelde Axiell Collections implementatie?

Dit is helemaal afhankelijk van de situatie. Een eenvoudige implementatie zal niet meer dan 1 of 2 dagen hoeven duren. Maar aIs er een complexe data-migratie nodig is, of maatwerkaanpassingen, dan kan er veel meer tijd nodig zijn. We bespreken graag met u de doorlooptijd van uw project.


Ik wil overstappen van Adlib - wat moet ik doen?

Informatie over de overstap van Adlib naar Axiell Collections vindt u op deze pagina, met daarop onder meer een video en veelgestelde vragen.

Wat kan er allemaal aangepast en geconfigureerd worden in Axiell Collections, en wie doet dat?

Bij de implementatie zal Axiell de aanpassingen voor u doen, mochten deze nodig zijn. Dit doen we met  Axiell Designer. Deze tool wordt ook meegeleverd (behalve bij de Axiell Collections Cloud Service). Dit betekent dat u ook zelf aanpassingen in het systeem kunt aanbrengen. We raden daarvoor wel een training in Axiell Designer aan.


Met Axiell Designer kan alles in de applicatie worden aangepast: velden toevoegen, verwijderen, veldeigenschappen wijzigen, databases/datasets toevoegen, zoekformulieren configureren, taken aanmaken, automatische procedures/scripts schrijven, input/edit/display formulieren/schermen, toekennen van rechten, het maken van rapporten en meer.

Wat voor training heb ik nodig om Axiell Collections te leren gebruiken?

We raden altijd aan om eerst in ieder geval de Axiell Collections training (instaptraining) te volgen. Er is ook een vervolgtraining, deze kan apart worden geboekt.


Verder zijn er ook verschillende gespecialiseerde trainingen beschikbaar. Hier is een overzicht van de beschikbare trainingen.


Trainingen worden op dit moment online gegeven.


Het is ook mogelijk een specifieke maatwerktraining voor uw organisatie te boeken. We bespreken dan eerst de wensen en leerdoelen met u.

Hoe en waar is Axiell Collections gehost?

Axiell Collections Private Cloud en de Axiell Collections Cloud Service worden voor Nederlandse en Belgische klanten geleverd vanuit ons veilige ISO 27001 gecertificeerde data center in Nederland.
Axiell is uw enige aanspreekpunt, wij zorgen dat Axiell Collections optimaal draait.

Hoe krijg ik mijn bestaande collectiedata in Axiell Collections?

Wij verzorgen de migratie voor u. Op basis van uw data maken we een data mapping. We hebben talloze migraties verzorgd: uit vele andere collectiebeheersystemen, en ook uit systemen als Oracle, MySQL, MS SQL Server, FileMaker, Access, XML, CSV, Excel. Met onze ervaring kunnen we zorgen dat de data, óók wanneer deze uit verschillende bestanden komt, goed in Axiell Collections wordt overgenomen.

Support en onderhoud
Welke hulp en ondersteuning is beschikbaar?

Er zijn verschillende support levels. Iedere klant heeft toegang tot de online support. U krijgt een account in onze customer support portal, via dit portal krijgt u hulp als u dat nodig hebt.

Via onze online community kunt u ook hulp en ondersteuning van andere gebruikers krijgen.

Hoe wordt mijn software up to date gehouden?

Regelmatig wordt een nieuwe softwareversie gereleased. Met Axiell Collections Private Cloud worden nieuwe releases in overleg geïnstalleerd.
Wanneer u in de Axiell Collections Cloud Service werkt, verzorgt Axiell de updates.

Krijg ik de kans om andere Axiell Collections gebruikers te ontmoeten?

Al onze klanten kunnen deelnemen aan onze jaarlijkse internationale gebruikersconferenties en aan andere evenementen. Daar kunt u andere gebruikers ontmoeten en uw netwerk uitbreiden terwijl u inhoudelijke kennis van onze software en updates opdoet én u bij kunt dragen aan verdere ontwikkeling.

U kunt zich ook aansluiten bij onze (Engelstalige) online community om ideeën, hulp en support van uw collega’s bij andere organisaties te krijgen.

Hoe blijf ik op de hoogte van nieuwe versies, van nieuwe functionaliteit, diensten en ander nieuws?

Klanten kunnen zich abonneren op onze maandelijkse nieuwsbrief, daarin staat de laatste software versie. Verder worden in de nieuwsbrief nieuwe functies toegelicht, staan er verhalen in van klanten, tips, nieuws blogs en meer.


De software updates zijn beschikbaar vanaf de support pagina. Handleidingen worden ook regelmatig geüpdatet en zijn ook via deze pagina te vinden.


Deelname aan de online community is ook een goede manier om geïnformeerd te blijven!

Hoe kan ik bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de software?

Onze klanten kunnen toegang krijgen tot een portal waar gebruikers ideeën kunnen indienen voor verdere ontwikkeling van de software. Andere gebruikers kunnen op deze ideeën stemmen, en zelf ook weer ideeën indienen.
De status van een idee (Komt het op de roadmap? Wanneer is de release?) kan worden gevolgd. Dit stelt onze klanten in staat om echt bij te dragen aan onze ontwikkelingsrichting en die dingen aan te dragen die bij gebruikers leven.

Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief