Výběr správného softwaru pro správu sbírek z pohledu současného i budoucího využití
1. Odpovídá systém muzejním a archivním standardům?
V muzejním odvětví jsou zažité různé standardy a postupy správy sbírek, které zaručují nejlepší praxi a jednotnost napříč institucemi. Nejenže dodržování standardů umožňuje spolupráci a sdílení dat mezi institucemi, ale mnoho grantů, zdrojů financování a systémů ověřování sbírek na národní úrovni vyžaduje, aby žadatelé splnili určité standardy.
Ujasněte si, jaké standardy jsou pro vaši instituci nejdůležitější, a poté rozhodněte, které systémy jsou s nimi v souladu a nejlépe vám pomohou dosáhnout stanovené cíle.
2. Zvažte, kdo systém používá a kdo by jej mohl používat v budoucnu
Ve všech odvětvích je klíčové, aby informace byly dostupné, použitelné a integrované. Ve svém systému pro správu sbírek (CMS) budete ukládat velké množství dat a je důležité zvážit nejen to, kdo potřebuje k těmto informacím přístup nyní, ale i v budoucnu.
Pokud jste samostatné oddělení v rámci větší instituce, je pravděpodobné, že v budoucnu vznikne potřeba vytvořit jednotné postupy napříč celou institucí a centralizovat data do jednoho úložiště. Jestliže nyní používáte systém, který je úzce zaměřený pouze na váš typ sbírky, ale nelze jej dále rozvíjet, s největší pravděpodobností bude potřeba jej nahradit novým a začít znovu. Podobné to je i v případě, kdy jste součástí organizace, která spravuje více institucí. Zamyslete se nad tím, jak lze software aktualizovat, aby vyhovoval potřebám celé skupiny.
Uvažujte nad investicí do softwaru, který lze upgradovat tak, aby zahrnoval evidenci více typů sbírek, archivů aj. a stal se v budoucnu hlavním a jednotným zdrojem dat.
3. Jak dobře se bude systém integrovat s jinými systémy?
Obdobně zvažte, s jakými dalšími systémy bude potřeba váš systém pro správu sbírek možná propojit. Zatím se nejspíš budete zabývat pouze ukládáním dat o sbírkách, ale v budoucnu je možné, že bude potřeba uvažovat o integraci vašeho systému s jinými, včetně systémů správy digitálních souborů, systémů poskytujících zákaznický servis, webových stránek nebo online publikačních portálů, aplikací a technologií pro tvorbu virtuálních výstav a podobně. Pokud váš systém pro správu sbírek neposkytuje zákaznický servis, můžete mít potíže s integrací do širší technologické strategie.
4. Pracuje dodavatel na vývoji softwaru?
Vybrali jste software, který se aktivně vyvíjí? Je možné si ověřit, že vývojový tým investuje do nových produktů, služeb a vývoje systému? Rozvoj systému je dobrým znamením toho, že dodavatel investuje do budoucnosti softwaru. Potřeby správců sbírek, muzeí a archivů se neustále vyvíjejí a nákup systému, který se s dobou nemění, je v podstatě nákup systému s prošlým datem expirace. Nyní sice dokáže sloužit vašim potřebám, ale je jen otázkou času, kdy již nebude pro daný účel vhodný. Pak se budete muset zase vrátit na začátek. Zaměřte se na to, zda dodavatel kontinuálně pracuje na vývoji svého softwaru.
5. Jaký je prostor pro další rozšíření systému?
Až budete mít systém pro správu sbírek nasazený, nejspíš se budete chtít zaměřit na další aktivity vašeho muzea/galerie. Možná budete chtít přesunout sbírky do nového depozitáře, zvýšit návštěvnost vašich výstav, více se zaměřit na správu digitálního obsahu sbírek nebo publikovat sbírky online. Má systém pro správu sbírek, který si zamýšlíte pořídit, širší zaměření, které vám pomůže dosáhnout dalších cílů, nebo budete muset pro své budoucí projekty najít více dodavatelů?
Zaměřte se na rozšíření, které potencionální dodavatel nabízí, a zjistěte, zda odpovídají cílům, jichž chcete v budoucnu dosáhnout. Pokud hledáte škálovatelný software pro správu sbírek, můžeme vám pomoci.
Axiell je z celosvětového pohledu největším dodavatelem softwaru pro správu sbírek. S některými zákazníky pracujeme již více než 30 let, v ČR je to více než 10 let. A to díky tomu, že naše řešení jsou velmi škálovatelná a mohou se vyvíjet podle potřeb našich zákazníků. Spolupracujeme se všemi, od velmi malých, vznikajících institucí až po ty největší a nejprestižnější instituce na světě, a naše portfolio produktů se neustále vyvíjí a rozšiřuje.
Pokud hledáte dlouhodobého partnera poskytujícího kvalitní software pro správu sbírek, zkonzultujte s námi své potřeby a my vám na základě vašich požadavků sestavíme cenovou nabídku přímo na míru, i s možností následného rozvoje či doplnění.
