Als die Stadtbibliothek Kalmar vor einem Systemwechsel stand, wurde das Projekt schnell auf alle zwölf Gemeinden des Landkreises Kalmar ausgeweitet. Was als lokale Initiative begann, entwickelte sich zu einer regionalen Zusammenarbeit, bei der die Gemeinden ihre Kräfte bündelten, um ein neues, cloudbasiertes Bibliothekssystem zu implementieren: Quria. Ein Systemwechsel kann sowohl komplex als auch ressourcenintensiv sein – unabhängig von der Größe der Gemeinde oder Organisation – und die Zusammenarbeit hat maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Landkreis Kalmar den Systemwechsel umgesetzt hat, welche Hindernisse auftraten und welche Lösungen den Weg für ein erfolgreiches Projekt ebneten. Außerdem werfen wir einen genaueren Blick auf konkrete Verbesserungen, die Quria und das Modul für das Management der Kundenkommunikation, Quria Case Management, sowohl für das Personal als auch für die Besucher gebracht haben, sowie die Rolle der Stadtbibliothek Kalmar als Unterstützung für andere Gemeinden, die vor derselben Aufgabe stehen.
Hintergrund
In der Gemeinde Kalmar gibt es eine Stadtbibliothek im Zentrum, neun Zweigstellen sowie einen Bücherbus. Darüber hinaus verfügen die elf weiteren Gemeinden des Landkreises über eigene Bibliotheken.
Als die Stadtbibliothek Kalmar vor einem Systemwechsel stand, wurde das Projekt schnell auf alle Gemeinden des Landkreises ausgeweitet. Dies liegt zum einen an der guten regionalen Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden, zum anderen daran, dass es für eine kleine Gemeinde schwierig sein kann, eine so komplexe Veränderung allein umzusetzen. Ein Systemwechsel bringt zahlreiche technische und organisatorische Herausforderungen mit sich – von der Definition funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen bis hin zur Sicherstellung der praktischen Funktionsfähigkeit des Systems.
Durch die Zusammenarbeit konnten und können die Beteiligten von den Erfahrungen, Kompetenzen und Perspektiven der anderen profitieren. Wie Christoffer Carlsson Schött, Digitalisierungsleiter der Gemeinde Kalmar, betont:
„Es ist ein Weg, bei dem viele Aspekte zu berücksichtigen sind. Dies gemeinsam zu tun und von den Erkenntnissen der anderen zu profitieren, ist äußerst wertvoll.“
Die Herausforderung
Der Landkreis Kalmar beschloss, auf ein modernes und benutzerfreundliches Bibliothekssystem umzusteigen, um den heutigen Anforderungen an Zugänglichkeit und Effizienz im täglichen Betrieb besser gerecht zu werden. Es wurde eine flexiblere und intuitivere Lösung benötigt, um die Arbeit des Bibliothekspersonals zu erleichtern.
Darüber hinaus wurde ein weiterer Bereich mit Verbesserungspotenzial identifiziert, der die Arbeit des Personals ebenfalls erleichtern würde: die Kommunikation zwischen Bibliothek und Nutzern. Traditionell nutzten die Bibliotheken im Landkreis Kalmar E-Mails, die nicht immer alle erreichten, doch eine andere Kommunikationslösung gab es bisher nicht.
Die Lösung
Nach einer einwöchigen Schließung war Quria implementiert und die Stadtbibliothek Kalmar bereit zur Wiedereröffnung. Das Ergebnis war durchweg positiv.
„Dies ist ein sehr wichtiges System, da es mit vielen unserer Arbeitsprozesse verknüpft ist. Es war schwer vorherzusehen, wie alles funktionieren würde, aber jetzt haben wir eine solide Struktur aufgebaut und arbeiten effizient mit dem neuen System“, sagt Linda Sohlberg, Leiterin der Stadtbibliothek Kalmar.
Quria hat es dem Bibliothekspersonal erleichtert, über aktuelle Ereignisse informiert zu bleiben, insbesondere bei Veranstaltungen. Die Informationen sind deutlicher sichtbar, was eine bessere Übersicht über den täglichen Betrieb ermöglicht. Für die Nutzer bleibt die Suche nach Büchern und das Reservieren weiterhin einfach – ein Aspekt, den die Besucher sehr schätzen.
Ein klarer Vorteil, den die Stadtbibliothek Kalmar bei der Arbeit mit einem cloudbasierten System festgestellt hat, ist die vereinfachte Kommunikation, wenn etwas nicht funktioniert. Es ist leichter zu erkennen, ob das Problem beim Nutzer liegt, etwa im Browser, oder ob es vom Anbieter behoben werden muss. Früher, bei lokal installierten Systemen, gab es viele potenzielle Fehlerquellen, verschiedene Versionen und Sonderanpassungen, was die Fehlersuche und den Support oft erschwerte. Mit einer Cloud-Lösung wird es auch für den Anbieter einfacher, das System zu warten und weiterzuentwickeln, da eine gemeinsame Test- und Produktionsumgebung existiert. Dadurch werden Ressourcen frei, die zur Verbesserung der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit genutzt werden können, statt für die Wartung älterer lokaler Installationen.
Eine weitere Neuerung ist das integrierte Fall-Managementsystem (Quria Case Management), mit dem das Bibliothekspersonal intern direkt innerhalb von Quria kommunizieren können und das einen Großteil der internen E-Mail-Korrespondenz ersetzt. Linda;
Wenn wir eine Frage erhalten, die sich beispielsweise auf unsere Anschaffungspolitik bezieht, und ich diese im Quria Case Management beantworte, können alle meine Antwort sehen. Das ermöglicht gemeinsames Lernen und den Aufbau von Wissen innerhalb der Organisation – im Gegensatz zu E-Mails, die leicht im Posteingang verloren gehen und nicht alle erreichen
Christoffer und Linda betonen, dass nicht nur das Bibliothekssystem eine positive Veränderung gebracht hat, sondern auch der Einführungsprozess und die Umstellung auf Quria sehr gut verlaufen sind. Einer der vielen Erfolgsfaktoren war ihrer Meinung nach, dass man sich Zeit genommen und das Projekt ernst genommen hat. Die richtigen Leute mit den richtigen Kompetenzen, klaren Verantwortlichkeiten und der Unterstützung ihrer Organisationen waren an dem Projekt beteiligt.
„Wir haben wirklich alles daran gesetzt, dass es funktioniert. Wir haben viele Aushilfen eingestellt, sowohl für einzelne Personen als auch für ganze Gruppen, und sogar die Bibliothek für eine gewisse Zeit geschlossen, um das System gründlich zu testen und uns gleichzeitig weiterzubilden. Wir haben den Systemwechsel ernst genommen, und ich glaube, das ist ein wichtiger Erfolgsfaktor“, sagt Linda.
Wir haben den Systemwechsel ernst genommen, und ich glaube, das ist ein wichtiger Erfolgsfaktor
Noch haben nicht alle Gemeinden im Landkreis Quria implementiert, was bedeutet, dass weitere Installationen bevorstehen. Dabei fungiert die Stadtbibliothek Kalmar als Unterstützung für andere Gemeinden, die vor dem gleichen Prozess stehen. Darüber hinaus ist die digitale Signatur in Kalmar noch nicht eingeführt, soll aber im Herbst implementiert werden. Linda;
Es ist auch wichtig zu betonen, wie unglaublich gut dieses Projekt verlaufen ist und wie zufrieden wir mit Quria als System sind. Natürlich gibt es Bereiche, die wir gerne verbessert sehen würden, aber dazu möchten wir in der weiteren Entwicklung beitragen. Insgesamt ist dies ein Paradebeispiel für ein wirklich erfolgreiches Projekt
Zusammenfassung
Der Weg der Gemeinde Kalmar mit Quria und Quria Case Management zeigt, wie ein durchdachter Systemwechsel echte Veränderungen im Bibliotheksbetrieb bewirken kann. Durch die Wahl einer cloudbasierten Lösung hat die Gemeinde Kalmar Zugang zu einem modernen und benutzerfreundlichen System erhalten, das die tägliche Arbeit des Personals erleichtert. Die Einführung von Quria Case Management hat zudem zu einer transparenteren und effizienteren Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden geführt, was die Zusammenarbeit gestärkt und den Wissensaustausch gefördert hat.
Die positive Entwicklung ist nicht allein der Technologie zu verdanken – der Erfolg der Gemeinde Kalmar basiert auch auf einer strukturierten Arbeitsweise, klarer Verantwortungsverteilung und einer gezielten Investition in Schulungen. Zusammen zeigen diese Faktoren, wie die richtige Vorbereitung in Kombination mit der passenden digitalen Lösung zu einem erfolgreichen und nachhaltigen Ergebnis führen kann.
