Lorsque la Bibliothèque municipale de Kalmar en Suède a dû changer de système, le projet s’est rapidement étendu aux douze communes du Comté de Kalmar. Ce qui était initialement une initiative locale est devenu une collaboration régionale, permettant aux communes de s’unir pour déployer un nouveau système de gestion de bibliothèque en cloud : Quria.
Une migration de système peut être complexe et exigeante en ressources, quelle que soit la taille de l’organisation. Dans ce cas, la collaboration a joué un rôle clé dans la réussite du projet.
Dans cette étude de cas, découvrez comment le Comté de Kalmar a géré sa transition, les défis rencontrés, et les solutions mises en œuvre pour un résultat réussi. Nous explorons également les améliorations concrètes apportées par Quria et son module de gestion des cas, Quria Case Management, tant pour le personnel que pour les visiteurs. Enfin, nous verrons comment la Bibliothèque municipale de Kalmar sert désormais de ressource d’appui pour les autres communes en préparation de leur propre transition.
Contexte
Une coopération régionale
Le Comté de Kalmar compte une bibliothèque centrale à Kalmar, neuf bibliothèques de quartier et une bibliothèque mobile. Les onze autres communes du comté disposent également de leurs propres bibliothèques.
Lorsqu’il a été question de changer de système, le projet a rapidement impliqué toutes les communes. Cette décision s’explique par :
- Une tradition de collaboration régionale
- La complexité de la transition pour les petites communes, souvent mal équipées pour gérer seules un tel projet.
Christoffer Carlsson Schött, Responsable de la Numérisation à la Commune de Kalmar, souligne :
«C’est un parcours avec de nombreux aspects à considérer. Pouvoir le faire ensemble et tirer parti des expériences de chacun est incroyablement précieux.»
Les Défis à Relever
Le Comté de Kalmar souhaitait adopter un système moderne, intuitif et accessible, capable de répondre aux exigences actuelles en matière d’efficacité opérationnelle et d’accessibilité. Parmi les enjeux identifiés :
- L’amélioration de la communication entre les bibliothèques et leurs usagers, traditionnellement limitée aux emails, souvent inefficaces.
La Solution : Quria et ses Avantages
Après une semaine de fermeture, Quria a été déployé avec succès. Les résultats sont très positifs :
- Pour le personnel : Une meilleure visibilité des activités quotidiennes, notamment des événements, et une gestion simplifiée.
- Pour les usagers : Une recherche et une réservation de livres facilitées, très appréciées.
Linda Sohlberg, Directrice de la Bibliothèque municipale de Kalmar, explique :
« Ce système est très important car il est lié à de nombreux processus. Il était difficile de prédire exactement comment tout fonctionnerait, mais nous avons maintenant une structure solide et travaillons efficacement avec le nouveau système. »
Avantages Clés de Quria
1 – Cloud et Maintenance Simplifiée :
- La gestion des problèmes est plus simple, car il est facile de déterminer si un dysfonctionnement vient de l’utilisateur (navigateur, par exemple) ou du fournisseur.
- Fini les versions locales obsolètes : Le fournisseur peut maintenir et développer le système plus efficacement, libérant des ressources pour améliorer l’expérience utilisateur.
2 – Quria Case Management :
- Remplace les échanges internes par email, centralisant les communications dans le système.
- Exemple concret : « Lorsqu’une question arrive, par exemple sur notre politique documentaire, et que je réponds dans le système de gestion des cas, tout le monde peut voir ma réponse. Ainsi, nous apprenons ensemble et construisons une connaissance partagée, contrairement aux emails qui se perdent souvent dans les boîtes de réception. » (Linda Sohlberg)
Les Clés du Succès
Linda et Christoffer soulignent que la réussite du projet repose sur :
- Un engagement fort en temps et en ressources ;
- L’implication des bonnes personnes, avec les compétences et responsabilités claires ;
- Une préparation rigoureuse : Fermeture temporaire de la bibliothèque pour tester le système et former les équipes.
« Nous avons vraiment investi pour que cela fonctionne. Nous avons fait appel à des remplaçants, fermé la bibliothèque pour tester et nous former. Nous avons pris cette transition au sérieux, et c’est une raison majeure de notre succès. » (Linda Sohlberg)
Perspectives et Conclusion
Toutes les communes du comté n’ont pas encore adopté Quria, mais la Bibliothèque municipale de Kalmar joue désormais un rôle de support pour celles qui préparent leur transition. La signature numérique est également prévue pour plus tard cette année.
Linda conclut :
« C’est un exemple parfait d’un projet qui a exceptionnellement bien fonctionné, du début à la fin. Nous sommes très satisfaits de Quria, même s’il reste des axes d’amélioration. Nous sommes impatients de contribuer à son développement continu. »
Résumé des Bénéfices
- Modernisation : Un système cloud intuitif et accessible.
- Efficacité : Simplification du travail quotidien pour le personnel.
- Collaboration : Meilleure communication interne grâce à Quria Case Management.
- Réussite : Résultat d’une planification rigoureuse, d’une répartition claire des responsabilités et d’un engagement fort.
Pourquoi ce projet est-il un modèle de réussite ?
La transition vers Quria montre comment une approche structurée, combinée à la bonne solution numérique, peut transformer durablement les opérations d’une bibliothèque.
