S’il y a une chose que notre récent livre blanc ‘La transformation de la gestion des collections via la technologie mobile’ démontre, c’est qu’un gestionnaire de collections doit avoir de bonnes chaussures…
En l’état actuel de la technologie, le personnel des collections passe trop de temps à faire le va-et-vient entre l’emplacement d’un objet et son bureau pour accomplir les tâches qui lui incombent.
« Il y a certainement lieu d’avoir un système de gestion des collections sur un appareil mobile. À l’heure actuelle, le personnel saisit l’information dans Excel à partir d’un ordinateur portable sur les lieux de conservation, puis transcrit ces données dans le système de gestion des collections sur le lieu de travail « , explique Mark Pajak, directeur du service numérique aux Musées de Bristol.
Cependant, les temps changent. Avec la nouvelle vague de systèmes mobiles en cours de développement, nous avons demandé aux gestionnaires de collections comment le fait de passer au mobile impacterait les tâches qu’ils effectuent quotidiennement.
Voici 5 exemples de gains de temps, d’amélioration d’efficacité, tirés du livre blanc….
1. Gagnez un temps incalculable pendant les mouvements des collections
John Peel, gestionnaire de l’information pour les collections du Manchester Museums Partnership, nous a expliqué comment un outil mobile relié à leur système de gestion des collections a aidé à contrôler les déplacements et la localisation. Après avoir déménagé leur collection de meubles à plusieurs reprises au cours des dernières années, ils ont pu constater l’efficacité de la solution mobile. Un déménagement qui prenait jusqu’à 12 mois auparavant était cette fois-ci réalisé en un mois.
“Auparavant, nous utilisions un stylo et du papier pour noter le numéro de l’article à déplacer et pour enregistrer tous les détails de l’article par l’expert(e). Nous retournions ensuite à nos bureaux pour entrer ces données dans le système.
“Nous avons également dû retourner plusieurs fois sur place pour nous assurer que le bon meuble était là et pour noter où, quand et comment il devait être déplacé.
“Grâce à notre système mobile, nous avons entré les détails d’un objet directement sur un appareil mobile, et si nous avions besoin de vérifier quoi que ce soit pendant le déménagement, nous pouvions le consulter instantanément sur un smartphone.”
La technologie de lecture de codes-barres, comme celle d’Axiell Move, pourrait encore améliorer les choses, comme le suggère Mark Pajak, responsable du numérique aux Musées de Bristol.
“Un autre avantage serait la possibilité de scanner les codes-barres sur les objets plutôt que de chercher un objet manuellement. Il est parfois difficile de savoir quel objet vous recherchez, mais si vous pouviez scanner le code-barres de votre téléphone, vous sauriez que vous avez trouvé le bon.”
2. Traitement facile des acquisitions
“Chaque objet qui entre dans le musée a besoin de documents pour le livreur. Auparavant, il fallait, pour chaque article qui arrivait sur place, le réceptionner tel quel, retourner à l’ordinateur pour produire et imprimer les documents et les remettre au livreur”, explique John Peel.
“Si une livraison de 50 objets arrivait en cinq caisses distinctes, il fallait traiter chaque objet individuellement. Cela signifiait faire des allers-retours, sortir un objet d’une caisse, le vérifier, puis, une fois dans le bâtiment, le traiter sur l’ordinateur et imprimer les documents.
“Maintenant, on prend une tablette et on traite la gestion administrative de chaque objet au fur et à mesure, sur place.”
3. Réduire le temps consacré aux prêts
Personne ne veut être responsable de la perte d’un objet inestimable, et ce encore plus lorsque l’objet appartient à un autre musée. Comme le décrit John Peel ci-dessous, il y a trop de tâches répétitives mises en œuvre dans les processus de prêt, ce qui augmente le risque d’erreur humaine.
“Beaucoup de paperasse est générée pour faciliter un prêt et cela implique de prendre des informations de différentes listes dans Word et Excel et de les entrer dans le système. Cela peut entraîner des erreurs.”
De même, les solutions mobiles contribueront à réduire le nombre d’erreurs humaines et le nombre d’étapes du processus d’octroi des prêts, ce qui fera gagner du temps au personnel (et potentiellement éviter les erreurs).
4. Conservation sans consternation
Avec la rotation plus importante des objets exposés et le nombre croissant de prêts entrant et sortant du musée, le risque de dommages sur les objets ne fait qu’augmenter. Des solutions mobiles sont nécessaires pour simplifier les processus de conservation.
“L’objet à vérifier peut être fixé au mur, rangé dans un rack ou exposé sur une table. L’équipe passe beaucoup de temps à se déplacer entre son bureau et l’objet sur lequel elle fait son travail, ce qui prend un temps précieux.”, explique John Peel.
Rob Scott du British Film Institute peut voir les avantages d’une interface mobile pour réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.
“Notre équipe doit dresser une liste de ce qu’il faut retirer chaque jour des chambres fortes pour répondre aux demandes d’accès ou aux besoins en matière de conservation. Pour ce faire, ils créent une liste de sélection qu’ils rassemblent dans une feuille de calcul Excel et qui est saisie dans le système. Si l’équipe disposait d’un outil portable qui pourrait les aider à le faire, ils pourraient prendre leur portable.”
De plus, les caméras de haute qualité sur les smartphones modernes offrent aux musées un moyen économique de capturer des images de n’importe quel dommage, dès qu’ils le repèrent.
5. Répartition de la charge de travail
Une solution plus simple et mobile aiderait le personnel de toute l’organisation à partager la responsabilité de la saisie des informations dans le CMS, ce qui donnerait plus de temps aux gestionnaires de collections pour gérer la listes de leurs tâches en pleine expansion.
Sarah Joomun, responsable des collections numériques au Musée de l’Université d’Oxford, peut constater les avantages d’une interface mobile.
“Nous avons des objets entreposés dans environ 80 endroits différents du musée et de l’université. La majorité de ces zones ne sont pas reliées au réseau et les personnes qui y travaillent n’ont pas nécessairement la possibilité d’accéder au système de gestion de la collection pour enregistrer leurs notes.
“Pouvoir accéder à notre système sur un appareil mobile aurait un impact énorme. Nous n’avons pas beaucoup d’ordinateurs portables ici, mais tout le monde a un téléphone et pourrait travailler en déplacement sans avoir à retourner à son bureau pour se connecter au système.”
