Préparer votre choix de DAMS pour que votre projet se déroule au mieux. Trouvez ici quelques réponses à vos questions.
Trouvez ici quelques réponses à des questions que vous pourriez vous posez avant d’investir dans un DAMS (Digital Asset Management System). Vous voulez doter votre institution d’un DAMS ou d’un nouveau DAMS ?
Il vous faudra planifier pour mieux vous préparer, et ces questions peuvent vous aider.
1) Le DAMS est-il conforme aux normes des musées et des archives ?
Se poser cette question représente un gain de temps. Si vous avez déjà entré » digital asset management system » dans Google, vous avez dû voir les nombreuses offres disponibles. Par où commencer ?
Une façon de réduire l’énorme liste de DAMS sur le marché et de gagner du temps est de vérifier qu’ils sont conformes aux normes de l’industrie, telles que Spectrum, NDSA et OAIS. Choisir un fournisseur conforme est tout aussi important avec un DAMS qu’avec un CMS (Content Management System) parce qu’il vous donne l’assurance que le fournisseur a déjà travaillé avec des institutions comme la vôtre.
2) Le système répondra-t-il aux différents besoins de mon organisation ?
Au début du projet, il sera nécessaire de définir les besoins des différentes équipes au sein de votre organisation. Votre système de gestion des biens numériques devrait aider presque tout le monde d’une manière ou d’une autre, mais les besoins du personnel des collections peuvent être substantiellement différents de ceux du marketing, par exemple.
Si la promotion est souvent la priorité du marketing (images d’expositions itinérantes, photos d’inaugurations avec les artistes, etc.), le travail des gestionnaires de collections et des archivistes se concentre davantage sur le contenu numérique et numérisé de la collection, pour lequel la préservation numérique est essentielle. Quel que soit votre rôle, il est important que les actifs soient facilement découvrables et gérables de la manière qui vous convient et que vos besoins soient entendus.
3) Appuiera-t-il notre stratégie de préservation numérique ?
La mise en œuvre d’un nouveau système DAMS devrait vous aider à mettre en œuvre votre stratégie de préservation numérique. Il est important de savoir quelles sont les caractéristiques du système qui pourront aider à résoudre les principaux problèmes liés à la préservation numérique, comme les suivants :
Quelles sont les vérifications que le système peut effectuer pour le « bit rot » ? Les actifs numériques ne sont pas à l’abri de la détérioration, comment un DAMS peut-il vous aider à assurer l’intégrité des actifs à long terme ?
Il faut ensuite réfléchir à l’obsolescence du format. Il est important de savoir si le DAMS que vous choisissez peut traiter autant de types de fichiers que possible et vous permet de voir quels types de fichiers sont communs dans votre collection, et de faire une évaluation des types de fichiers que vous souhaitez moderniser.
Et plus encore…Comment votre DAMS peut-il traiter les formats de fichiers ésotériques ?
4) Comment peut-il améliorer l’efficacité de notre travail ?
Quelles sont les autres caractéristiques du système pour vous aider à gagner du temps ? Le système permet-il l’ingestion hors ligne, ce qui vous permet de mettre en place une absorption d’actifs et de la laisser travailler pendant que vous travaillez sur autre chose ? De nombreux systèmes de gestion des biens numériques nécessitent une surveillance constante pour détecter les messages d’erreur au fur et à mesure qu’ils se produisent, ce qui signifie qu’il faut consommer davantage de ressources dans les tâches d’ingestion.
5) Comment peut-il se connecter à notre système de gestion des collections ?
Il est plus difficile d’essayer de faire en sorte que deux systèmes ayant des objectifs différents travaillent côte à côte plutôt que de faire en sorte que des départements distincts de votre établissement travaillent couramment sur le même projet. Pour aider les deux systèmes de deux fournisseurs différents à s’entendre, on a généralement besoin d’un intergiciel.
Mais qu’est-ce qu’un intergiciel et quel est le processus à suivre ?
Premièrement, un processus devra avoir lieu pour définir un échange de données, de sorte que le DAMS sache quelles métadonnées tirer du CMS, et vice versa. Cela se fait par le biais d’appels API (Application programming Interface). Cependant, à mesure que les besoins augmentent, un appel d’API peut se multiplier et vous pouvez trouver que votre middleware s’épuise comme un tout nouveau système. Des problèmes peuvent surgir : quelle partie gère et supporte le middleware avec un besoin constant de redéfinir les SLA (Service-level Agreements). Cela est souvent compliqué et coûteux en argent comme en temps.
Vous avez donc deux choix : vous préparer au scénario ci-dessus et vous assurer de bien définir la technologie du middleware ; ou opter pour un DAMS qui élimine le besoin de middleware.
6) Et si nos besoins changent ?
La question que l’on se pose ou doit se poser dans tout grand projet. Vos besoins sont appelés à changer à un moment donné. Il se peut que vous receviez une importante acquisition de nouveaux actifs numériques ou que vous deviez ingérer une énorme collection de matériel qui se dégrade rapidement. Pour y faire face, votre DAMS doit être évolutif. Certains systèmes de gestion des actifs numériques permettent aux organisations d’augmenter ou de réduire l’échelle en répartissant les tâches sur plusieurs serveurs afin d’augmenter la capacité. Assurez-vous donc que votre DAMS est capable de s’adapter à vos besoins.
