Cinq choses à considérer avant d’investir dans un système de gestion de collection

Choisir le bon logiciel de gestion de collection pour le présent et le futur

1. Est-ce qu’il s’accorde avec les standards des musées et des archives ?

De nombreuses normes de gestion de collection ont été développées par l’industrie afin d’assurer la meilleure utilisation et consistance entre institutions dans la façon dont elles gèrent leurs collections. Non seulement l’adhésion à ces standards permet la collaboration et le partage de données entre institutions, mais plus important, les fonds de financement et certains certificats nationaux de collection nécessitent ces normes pour pouvoir être obtenus. Comprendre quels standards sont les plus importants pour votre institution et ensuite identifier les systèmes correspondants vous permettront d’atteindre vos objectifs plus facilement.

2. Savoir qui utilise vos systèmes maintenant et qui le fera par la suite

L’un des éléments moteurs parmi toutes les industries est la nécessité d’avoir une information accessible, utilisable et intégrée. Vous serez amené à stocker d’importantes quantités de données dans votre système de gestion de collection (SGC), et il est important de considérer non seulement ceux qui ont besoin d’accéder à ces informations dès à présent, mais aussi dans le futur.

Si vous êtes un département d’une institution plus grande, il y a des chances pour que, arrivé à un certain point, il y ait une volonté de développer des fonctionnalités croisées entre les différents départements et type de collection, et de centraliser les données dans un seul répertoire. Si votre système est spécifique à votre activité et ne peut être étendu à de plus grandes échelles, il sera surement remplacé et vous devrez tout recommencer depuis un autre logiciel. De même, si vous faites partie d’une organisation qui comprends plusieurs institutions, penser à la façon dont votre logiciel peut être étendu pour correspondre aux besoins du groupe entier.

Cherchez à investir dans un système qui inclut plusieurs types de collection, archive, etc., et qui deviendra une référence pour votre groupe par la suite.

3. Comment ce logiciel est intégré avec les autres technologies ?

Considérez également comment vos autres systèmes peuvent interagir avec votre SGC. Pour le moment, vous n’êtes peut-être préoccupés que par le stockage des données de votre collection, mais plus tard, vous voudrez sans doute intégrer d’autres systèmes, comme un gestionnaire d’actifs numériques, un gestionnaire de relation client, des sites web et des publications en ligne, des démonstrations d’application et ainsi de suite. Si votre SGC ne possède pas d’API, vous pouvez avoir des difficultés à intégrer votre logiciel dans une stratégie technologique plus ambitieuse.

4. Le logiciel est-il activement développé et supporté ?

Avez-vous choisi un logiciel activement développé ? N’y a-t-il pas de risque que votre fournisseur arrête le développement de votre solution au profit de nouveaux systèmes, vous laissant sans support ni mises à jour ? Les nouveaux développements sont un bon indicateur de l’ambition que votre fournisseur place dans le futur de son produit.  Les besoins des gestionnaires de collections, archives et musées se développent constamment, et acquérir un logiciel figé dans le temps revient à acquérir un logiciel qui deviendra obsolète dans le futur. C’est peut-être la solution dont vous avez besoin maintenant, mais ce n’est qu’une question de temps avant que votre système ne puisse plus accomplir vos objectifs et que vous deviez retourner aux anciennes méthodes.

Vous pouvez retrouver plus de conseils ici pour trouver le bon fournisseur.

5. Quels sont vos projets de développements pour le futur ?

Une fois que votre SGC est installé et mis en service, vous voudrez savoir quelle sera la prochaine grande étape de développement pour votre musée ou institution. Peut-être que vous désirerez gérer d’importants transferts de collection, augmenter le nombre de visiteur de vos expositions, ou encore vous concentrer davantage sur la gestion des actifs numériques ; ou tout simplement publier votre collection en ligne. Votre SGC est-il capable d’accomplir ce genre de tâche, ou peut-il être complété par des modules complémentaires qui le permettent ? Vous devez savoir si vous serez capables d’atteindre vos futurs objectifs avec ce système ou si vous devrez trouver différents vendeurs.

Jetez un coup d’œil aux modules complémentaires qui peuvent ajouter de la valeur à votre système et regardez s’ils seront utiles pour vos futurs développements.

Si vous recherchez des logiciels de gestion de collection évolutifs, nous pouvons vous aider

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