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Collections en ligne avec un budget serré – 6 astuces pour les plus petites institutions

Dans notre récente carte blanche, nous avons examiné de quelle manière les archives, les galeries et les musées suscitent de nouveaux niveaux d’engagement vis-à-vis de leurs collections grâce à des objets que l’on peut découvrir n’importe où dans le monde ou qui prennent vie grâce à des applications et des expériences interprétatives.

Pourtant, pour les organisations aux budgets limités, cela reste le plus souvent une fantaisie ou un luxe superflu. Par chance, la carte blanche contenait aussi de nombreuses astuces et expériences qui serviront aux organisations disposant de ressources limitées.
Nous examinerons ici certains des moyens par lesquels la publication des collections en ligne peut aider les petites structures avec un budget limité à atteindre certains de leurs objectifs fondamentaux.

La publication des collections en ligne peut aider les petites équipes à travailler de manière plus efficace

Généralement, plus l’équipe est réduite, plus la quantité de tâches assignées à chaque membre est importante, l’efficacité est alors un point essentiel. La mise en ligne des collections permet au personnel de répondre plus rapidement aux demandes tout en réduisant les risques pour la collection physique.

Fiona Bourne, gestionnaire opérationnelle des Archives au Royal College of Nursing (RCN), explique :

« Nos archives numériques contiennent des informations sur les meilleures pratiques professionnelles, des documents historiques et des entretiens avec des infirmières.”

« Nous recevons encore beaucoup de personnes souhaitant venir consulter le dossier, mais nos archives numériques nous aident de plus en plus à satisfaire les besoins des visiteurs de tous types, nous permettant de gagner du temps et de répondre efficacement à leurs questions.”

Identifiez vos priorités et fixez des objectifs clairs

Avec des ressources limitées, numériser et publier en ligne des milliers d’articles est plus facile à dire qu’à faire. Les rêves ou les illusions de pouvoir tout rendre disponible en ligne se volatilisent, il est désormais essentiel de déterminer des priorités et donc bien définir vos objectifs fondamentaux.

Pour Hannah Lowery, archiviste et gestionnaire des collections spéciales de la bibliothèque de l’Université de Bristol, l’objectif était de faire connaître les collections.

« Nous avons environ cinq kilomètres de matériel, entre les archives, les objets et les livres. Nous avons longuement réfléchi à ce qu’il fallait mettre en ligne et finalement toutes nos collections ne sont pas numérisées, en partie à cause des restrictions en matière de ressources et de droits d’auteur ».

« Cependant, il était prioritaire de mettre en ligne toutes nos listes papier pour donner aux gens du monde entier une idée de l’étendue de nos collections spéciales ».

La libre utilisation pour générer des activités telles que des événements, des ateliers, des blogs, des vidéos afin d’impliquer le public

L’un des avantages que les plus petites organisations ont par rapport aux monolithes culturels est que leur public est plus ciblé, plus localisé. Vous n’avez pas besoin de plaire à tout le monde, et c’est une bénédiction.

Sensibiliser et impliquer ces publics peut encore être un véritable défi. Mais en leur donnant un lieu où aller, ainsi qu’une raison d’y aller, que ce soit en personne ou en ligne, vous pouvez commencer à tirer le meilleur de votre collection numérique. Et aujourd’hui plus que jamais, la technologie est à notre service pour produire et partager rapidement ainsi qu’à moindre coût des contenus, des événements et bien plus encore.

Hannah Lowery, archiviste et gestionnaire des collections spéciales à la bibliothèque de l’Université de Bristol, explique comment ils attirent et font participer les utilisateurs.

« Le personnel de nos collections spéciales rédige le contenu de notre blog, puis les gens le verront et pourront choisir d’accéder à nos archives s’ils le souhaitent. Nous mettons également nos principales collections sur le « Archives Hub », et par ce biais les gens viennent à nous, ou en faisant une recherche sur le Registre National des Archives ».

« L’année dernière, l’une de nos archives, le Feminist Archive South, a organisé une série d’ateliers pour célébrer les 100 ans de l’obtention du droit de vote par certaines femmes ».

“L’accès à nos catalogues en ligne a vraiment aidé les chercheurs afin qu’ils puissent affiner les aspects de la collection qui seraient, pour eux, les plus intéressants à utiliser.

Une partie de notre collection a fait l’objet d’une tournée dans tout le pays et le niveau de sensibilisation des jeunes a été stupéfiant ».

Dans le cas présent, l’activité en ligne soutient l’activité hors ligne, et vice versa, ce qui nous amène à notre prochain point.

Créer une fois, publier partout  

Le message clé de la carte blanche était que les organisations doivent commencer à regrouper leurs réflexions en ligne et hors ligne et adopter une approche plus holistique.

Comme cela apparaît ci-dessus, cela signifie travailler de manière à ce que le contenu de la publication puisse soutenir à la fois l’engagement en ligne et, si votre collection est exposée au public, le lieu physique.

Pour cela, il faut réduire les cas où l’effort est répété. Un exemple pourrait être de s’assurer que les descriptifs sont enregistrés dans le CMS, afin que les recherches menées autour d’un objet pour une exposition puissent être réutilisées à l’avenir.

Ou encore, il peut s’agir de travailler avec des systèmes qui s’intègrent facilement à d’autres, évitant alors de répéter les tâches ou de réécrire les descriptions lorsque de nouveaux systèmes sont introduits.

Les utilisateurs d’Axiell se réunissent chaque année pour partager leurs expériences et leurs meilleures pratiques lors de la Conférence des Utilisateurs.

Collaborer avec d’autres institutions et départements

Pete Herbst, développeur au Field Museum de Chicago, reconnaît que même au sein des grandes institutions, il est nécessaire de travailler ensemble pour faire des économies là où c’est possible. Mais pour les petites structures, c’est encore plus essentiel.

« D’une manière générale, les musées ont tendance à avoir des ressources limitées. Les gens sont toujours à la recherche de solutions communes à plusieurs institutions, que nous pouvons partager et sur lesquelles nous pouvons travailler ensemble. Par exemple, nous pouvons échanger sur les meilleures pratiques et demander aux fournisseurs de systèmes de nous communiquer des solutions communes pouvant être utilisées par plusieurs musées.

« Individuellement, nous n’avons ni le temps ni les ressources nécessaires pour agir aussi rapidement que nous le souhaiterions. Ensemble, nous pouvons tous mieux travailler à la création de collections en ligne efficaces ».

Qu’il s’agisse de travailler sur des projets communs ou de partager des expériences lors d’événements et de forums d’utilisateurs, la collaboration a toujours distingué l’industrie du patrimoine culturel. Elle est essentielle pour tirer le meilleur de vos ressources.

Des données CMS de qualité sont au cœur de tout cela

C’est un point évident mais qui mérite d’être répété. Pour être capable de publier une collection de manière efficace, il faut disposer de bonnes données dans le système de gestion des collections.

Si vous prenez du temps pour nettoyer les données et affiner votre catalogage, il sera plus aisé d’évoluer vers les nouvelles technologies et les nouveaux systèmes lorsqu’ils seront disponibles.

Il est important de suivre les standards de l’industrie lors de la sélection des fournisseurs et d’utiliser les formats recommandés afin d’éviter la perte de données et de s’assurer que les supports ne deviennent pas inutilisables avec le temps.

Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez consulter notre article blog de 2018 – https://www.axiell.com/fr/blog-post/6-qualites-dun-bon-systeme-de-gestion-de-collecte-des-donnees/

Collections sans frontières

Parcourez la carte blanche : “Collections sans frontières : comment les collections en ligne peuvent améliorer l’accessibilité, le plaisir et l’interprétation de notre patrimoine mondial ?”

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