Automatisation du flux de travail pour les musées, archives et bibliothèques

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Comment les musées de Colchester et d’Ipswich ont amélioré la satisfaction des utilisateurs et favorisé l’adoption du SGC avec Axiell Collections

Rory McDaid, responsable de l’information sur les collections aux musées de Colchester et Ipswich, explique comment la mise en œuvre d’Axiell Collections a considérablement amélioré la satisfaction des usagers. Rory parle de leur succès à obtenir le soutien institutionnel et le défi d’engager les utilisateurs, tout en passant à un nouveau système de gestion des collections et en publiant leurs collections en ligne.

Rory McDaid :

Aux musées de Colchester et d’Ipswich, c’est un peu particulier car nous couvrons deux villes et deux collectivités locales différentes, entraînant une multitude de défis. Nous couvrons plusieurs types de collections, à travers les arts et les sciences naturelles, une collection d’archéologie romaine reconnue, jusqu’à l’histoire sociale plus moderne. Au total, nous avons environ 220 000 notices d’objets, mais la taille globale de notre collection est beaucoup plus importante car nous possédons un grand nombre d’acquisitions en série, comme par exemple une unique notice d’objet pour des centaines ou des milliers de spécimens de papillons.

Au cours des trois dernières années, nous sommes passés de notre ancien fournisseur de CMS, qui offrait des fonctionnalités assez limitées et très peu de possibilités, à Axiell Collections.

Nous avons introduit Axiell Collections en octobre 2019 et mis en place Serveur Internet Axiell en décembre 2020, ce qui pour nous est une durée assez courte, étant donné que nous avons une petite équipe.

L’importance de migrer vers un nouveau Système de Gestion des Collections

Avant le passage à Axiell Collections, nous avions des éléments dans 10 bases de données différentes. Nous n’en avions pas pour les prêts ou les expositions, seulement pour les objets. Les activités d’Ipswich se trouvaient dans une unique base de données et celles de Colchester dans les neuf autres. Si vous souhaitiez rechercher des objets d’un lieu spécifique, dont la plupart mélangeaient différents types de collections, vous deviez répéter cette recherche à l’infini.

Le passage à Axiell Collections s’est fait parce que nous avions besoin d’une solution fiable, hébergée en externe, et parce que la plupart des utilisateurs n’étaient pas très à l’aise avec l’ancien système. Leur engagement en était donc diminué.

Nos données étaient dans un état épouvantable. L’accès était massivement restreint, de sorte que toute saisie de données était limitée à une poignée de personnes. Nous avions une culture de non-engagement avec le CMS car il ne s’inscrivait pas dans leur fiche de poste. Donc, une fois l’accés autorisé, les données n’étaient pas enrichies, réduisant encore plus l’engagement. En plus de cela, notre système précédent n’était accessible que par une configuration de bureau à distance, cela le rendait incroyablement lent, très peu fiable et tout simplement un cauchemar à utiliser. De ce fait, notre documentation en a souffert. Une grande partie du travail était également effectuée dans Excel, mais pas de manière structurée.

Inside Colchester Castle @Colchester Museums
Intérieur du château de Colchester @Colchester Museums

Obtenir un financement et l’adhésion des institutions pour passer à un nouveau Système de Gestion des Collections

Le recours à un nouveau système n’a pas été une mince affaire. Comme nous avions une base d’utilisateurs non engagés, ce fut une tâche ardue de faire valoir que nous devions dépenser de l’argent pour remplacer un système que les gens n’utilisaient pas.

Ainsi, une grande partie de ce sur quoi moi-même et d’autres collègues nous sommes concentrés dès le départ était d’essayer de changer le comportement envers le CMS et son utilité. Même des choses simples comme le langage que nous utilisons, en faisant toujours référence au CMS comme à un système essentiel pour notre activité, et le fait que nous sommes un musée, nous devrions avoir une base de données efficace pour gérer les collections dont nous sommes responsables.

Nous avons réussi à inclure les coûts annuels d’hébergement d’un nouveau système hypothétique dans notre offre au Arts Council England (ACE). Nous avons travaillé sans relâche pour rédiger des documents sur les options et obtenir des devis actualisés de la part des fournisseurs afin que, lorsque des ressources financières étaient disponibles, nous puissions faire valoir que nous disposions d’un plan entièrement chiffré pour ce que nous souhaitions faire.

Les étapes du déploiement d’Axiell Collections

Avant de commencer à travailler correctement avec Axiell, nous avons regroupé nos dix bases de données en trois.

Joanna d’Axiell a été d’une grande aide puisque nos données étaient épouvantables. Après avoir transmis une export de chacun des trois ensembles de données, Axiell a rendu un document de mise en correspondance, indiquant chaque champ unique utilisé dans notre ancien système, et le répertoire équivalent dans Axiell Collections auquel il était destiné.

Chacun des ensembles comportait environ 1000 champs uniques. Les éléments qui ne pouvaient pas être mis en relation nous ralentissaient car nous devions évaluer la valeur de ces informations et les déplacer vers un champ approprié.

Il y avait beaucoup d’informations génériques appliquées à tous les enregistrements, dont nous avons estimé qu’elles pouvaient être perdues car elles ne nous étaient pas utiles.

Nous avons fait deux essais avec ce schéma jusqu’à ce que nous soyons satisfaits, et ce n’était donc plus un procédé de test.

Colchester + Ipswich Museums online collections search

Recherche en ligne des collections des musées de Colchester et d’Ipswich. Visitez leur recherche de collections en ligne sur le serveur Internet Axiell, ici.

Publication en ligne des collections

Il n’a pas fallu longtemps pour que nous nous tournions vers Axiell Internet Server pour publier nos collections en ligne. L’un de nos objectifs, en adoptant un nouveau système, était de disposer d’une interface pour nos collections en ligne.

Comme pour beaucoup d’institutions, la pandémie a mis en évidence le peu de visibilité numérique dont nous disposions, notamment pour nos collections. Quelques clichés de temps à autre sur Instagram ou Twitter en étaient à peu près la limite. C’était quelque chose que nous souhaitions, depuis longtemps.

Pour publier nos collections en ligne, nous nous sommes attachés à ce que les notices de tous les objets exposés soient publiées, afin de souligner que, même si les musées étaient fermés, les gens pouvaient toujours accéder à ces collections.

Le fait d’avoir une dimension publique nous a permis de faire avancer le travail de documentation. Les gens semblent beaucoup plus attentifs par la documentation lorsque les collections sont rendues accessibles au public, car cela expose les problématiques à un public plus large.

En moyenne, nous ajoutons environ 1000 nouvelles notices par mois, mais nous espérons pouvoir commencer à fixer des objectifs et avoir un flux constant de notices publiées régulièrement.

Roman cornelian intaglio (type F.1) depicting the Roman god Mars, 200 – 75 BC ©Colchester Museums; Image Credit Douglas Atfield
Gravure romaine en cornaline (type F.1) représentant le dieu romain Mars, 200-75 avant J.-C. ©Colchester Museums ; Crédit photo Douglas Atfield

Nous pouvons également identifier les objets les plus consultés, ce qui a parfois été surprenant, et la Gravure de Gosbeck est définitivement l’objet le plus populaire. Elle a été le sujet de recherches, de réinterprétations, et a été présentée dans la presse locale, incitant les gens à consulter d’autres pages des collections. Cela démontre le lien entre les efforts déployés pour publier les collections en ligne et les retombées en terme d’engagement et d’intérêt suscité.

Améliorer la satisfaction des utilisateurs grâce au système de gestion des collections

Lors de l’élaboration du dossier pour le nouveau système de gestion des collections en 2017, nous avons interrogé le personnel sur son utilisation et son évaluation de l’ancien système. Nous avons utilisé ces réponses pour construire nos documents et rapports sur les options afin d’établir ce que nos utilisateurs attendaient d’un CMS.

La satisfaction était assez faible et cela a démontré que notre ancien SGC n’était pas adapté aux besoins et que nous pouvions faire beaucoup plus.

Puis, en 2020, environ un an après avoir lancé Axiell Collections auprès de nos utilisateurs, j’ai posé la même série de questions. La bonne nouvelle est que, unanimement, les utilisateurs ont déclaré leur niveau de satisfaction comme bon ou très bon pour et, en général, les gens sont très positifs.

CMS user satisfaction, from internal user survey @Colchester Museums
Satisfaction des utilisateurs du CMS, à partir d’une enquête interne auprès des utilisateurs @Colchester Museums.

La question la plus essentielle était sûrement « Le CMS répond-il à vos besoins de travail ? », et nous avons eu un consensus général sur ce point. Ce qui fut un immense soulagement, car cela signifie que je n’ai pas gaspillé beaucoup de temps et d’argent de notre organisation pour en arriver là.

Voici quelques commentaires d’utilisateurs sur Axiell Collections :

« Cela change la vie ! Depuis la possibilité d’entrer dans les réserves avec un ordinateur portable et de mettre à jour des dossiers, jusqu’à la possibilité de localiser efficacement des objets dans le musée. On ne peut pas sous-estimer sa vitesse et son système basé sur un navigateur. Le fait qu’il soit si intuitif a changé mon attitude à l’égard de l’amélioration des données qu’il contient, car je sais maintenant que j’ai le pouvoir de les améliorer, sans que l’énergie soit gaspillée ou même que cela cause des problèmes à d’autres collègues, par exemple à cause d’une utilisation incorrecte de la terminologie, de l’utilisation de champs libres qui aggravent les problèmes de gestion et de clarté des données.”

« Tout s’est amélioré ! Il est tellement plus facile de mettre rapidement à jour un enregistrement et d’y ajouter des détails. Plus de flexibilité.”

« Il a simplifié tous les processus de mon travail en fournissant un lieu pour des informations qui auraient autrement été perdues quelque part entre le physique et le numérique. D’autres bases de données, comme les expositions et les prêts, sont d’une aide précieuse. Les emplacements contrôlés et l’outil de changement d’emplacement sont révolutionnaires par rapport à la façon dont nous travaillions auparavant.”

CMS ease of use, from internal user survey @Colchester Museums
Facilité d’utilisation du CMS, d’après une enquête interne auprès des utilisateurs @Colchester Museums

Cette enquête a été d’une utilité indéniable pour comprendre où en sont nos utilisateurs dans leur expérience du système et nous utilisons les réponses pour orienter notre assistance et nos formations. Nous avons rédigé plusieurs guides de formation interne pour les activités quotidiennes de nos utilisateurs, en les guidant avec des captures d’écran et des étapes de base.

Avant la pandémie, nous avions testé les « Axiell Surgeries » une fois par mois afin de tenir les utilisateurs informés du travail effectué pour améliorer les données. La participation à ces sessions n’a pas été aussi forte que je l’aurais souhaité mais, suite à cette enquête, nous allons les relancer. En utilisant Teams ou Zoom, il sera beaucoup plus facile de réunir les gens et nous ferons en sorte que les sessions soient plus courtes et centrées sur un sujet spécifique.

Bien que nous ayons essayé d’intégrer tout le monde dans le nouveau système, il est évident que le changement est immense. Les résultats de l’enquête montrent que je dois faire davantage pour soutenir les utilisateurs, en particulier ceux qui ne se manifestent pas d’eux-mêmes. Les groupes et les rubriques du site Web ont été un moyen d’inciter les gens à s’engager dans un travail de documentation avec un résultat spécifique, mais il y a encore beaucoup à faire. Je travaille donc activement sur ce sujet.

Un système de gestion des collections n’est pas magique, il nécessite un groupe d’utilisateurs engagés pour tirer le meilleur parti du logiciel. Nos données étaient mauvaises et nécessitaient beaucoup de travail. Aucun système de gestion des collections ne pouvait y remédier. Cependant, un CMS moderne et convivial facilite ce travail. En retour, nous espérons que cela conduira à une amélioration des normes d’enregistrement car nous aurons un niveau d’engagement plus élevé.

Image d’en-tête : Château de Colchester et parc du château @Colchester Museums

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Gérez vos collections de musées et d’archives où que vous soyez grâce au système de gestion des collections flexible, intuitif et basé sur le Web d’Axiell. Axiell Collections est simple à utiliser et est accessible où que vous soyez, via un navigateur.

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