Conseils pour assurer une saisie de données propre et maintenir les normes de données
Une fois que vous aurez utilisé vos pouvoirs de persuasion enviables pour convaincre vos collègues de rejoindre votre odyssée de nettoyage de données, évaluez l’environnement actuel de saisie des données. Quels outils avez-vous à votre disposition pour soutenir l’effort de nettoyage ? Alors que chacun dans votre équipe travaille à l’amélioration des données existantes, envisagez toutes les options qui réduisent le risque de créer davantage de données désordonnées.
MINIMISER LES OPPORTUNITÉS DE SAISIR DES DONNÉES SALES
Envisagez de supprimer l’affichage de tous les champs inutilisés. Ces éléments de métadonnées peuvent toujours être réactivés plus tard si nécessaire. Moins de champs à l’écran signifie moins d’opportunités de créer des données sales. D’autres options pour établir une saisie de données cohérente incluent l’utilisation obligatoire de listes de sélection, la définition de restrictions de casse et la limitation de l’accès à des champs spécifiques à certains groupes d’utilisateurs.
PERSONNALISER LES MESSAGES D’AIDE ET LA DOCUMENTATION
Chaque système Axiell dispose de définitions de champs et d’exemples de saisie de données. Ceux-ci peuvent être ajustés par votre administrateur système pour refléter les styles et pratiques en usage dans votre organisation. Nos exemples et documentation par défaut font l’objet d’un examen périodique et nous essayons de les rendre aussi informatifs que possible ; cependant, si vous n’êtes pas sûr de l’intention d’un champ, l’équipe du Help Desk d’Axiell est toujours disponible pour fournir des conseils. Nos experts en analyse commerciale d’Axiell sont également à votre disposition pour fournir des conseils en nettoyage de données et collaborer avec vous pour concevoir des classes de formation personnalisées afin d’optimiser la saisie de données propres.
CONTRÔLER LE VOCABULAIRE
Les sites avec des collections multidisciplinaires ont souvent des champs partagés qui nécessitent une terminologie très différente selon ce qui est catalogué. Pour aider à gérer le vocabulaire dans ces scénarios, beaucoup de systèmes ont la capacité de configurer des listes de sélection pour afficher dynamiquement des termes basés sur une valeur entrée dans un champ lié. Par exemple, les administrateurs système pourraient décider que Catégorie et Nom de l’objet sont liés. Lorsqu’un utilisateur entre un enregistrement avec une catégorie de TRAVAUX VISUELS, la liste des noms d’objets pourrait inclure peinture, dessin, gravure ; tandis qu’une catégorie d’ARTS DÉCORATIFS pourrait avoir des noms d’objets comme canapé, chaise, vase, etc.
UTILISER DES NORMES ÉTABLIES
La mise en œuvre de vocabulaires standardisés acceptés sert d’autorité pour négocier l’utilisation de la terminologie entre les départements. Voici quelques liens vers des ressources en ligne courantes. Nous tenons une liste de références utiles chez Axiell et mettrons à jour la liste ci-dessous avec des liens supplémentaires à mesure que les meilleures pratiques acceptées évoluent :
- Getty Art & Architecture Thesaurus, Union List of Artist Names, Thesaurus of Geographic Names, and Cultural Object Name Authority
- Chenhall’s Nomenclature
- FIAF Cataloguing Rules
- Library Of Congress
- Iconclass
- Research Vocabularies Australia
- Index Herbariorum
- Medical Subject Headings (MEsH)
- UK Archival Thesaurus
- UNESCO Thesaurus
- SPECTRUM
- ISAAR
- ISAD(G)
Les liens vers les ressources externes en ligne peuvent être configurés dans tous les systèmes. L’activation de l’accès depuis les applications dépend du système que vous utilisez, alors n’hésitez pas à contacter le Help Desk pour plus d’informations.
SOYEZ VIGILANT
Maintenir une base de données propre nécessite de la vigilance. Pour évaluer l’état actuel de votre base de données, envisagez d’exécuter des listes de vocabulaire sur des champs clés de manière trimestrielle, d’auditer un pourcentage d’enregistrements à intervalles réguliers et de nommer des enregistrements pour une révision par les pairs. La mise en place de mesures d’assurance qualité aide les administrateurs de bases de données à repérer les tendances négatives et à contacter le personnel pour une intervention précoce.
MISE EN ŒUVRE DES FONCTIONNALITÉS DE NETTOYAGE EXISTANTES
Chacun des systèmes Axiell inclut des outils que le personnel peut utiliser pour le nettoyage des données. Ceux-ci incluent les téléchargements Excel, les fonctions de recherche et de remplacement globales, les rapports de vocabulaire et les formulaires de saisie de données en ligne tels que Sapphire.
MAINTENANT L’ÉLAN
Une fois votre projet lancé, voici quelques conseils pour maintenir l’élan à long terme.
Sur la base des retours de la session Dirty Data de la réunion du groupe d’utilisateurs européens d’Axiell en 2016, nous avons été inspirés pour concevoir un nouveau Data Bootcamp. Notre session inaugurale est ouverte à tout utilisateur du système Axiell et sera organisée dans notre bureau d’Ottawa les 7 et 8 décembre 2016. Nous passerons en revue les outils et stratégies de nettoyage de données et fournirons un soutien moral aux amateurs de données parmi nous. Pour des informations sur les prix et l’inscription ou pour demander l’organisation d’un boot camp dans votre région, veuillez nous contacter à sales-alm@axiell.com.
