Être capable de voir les bénéfices d’un logiciel de gestion de collection, et partager cette vision avec les preneurs de décisions, sont souvent deux tâches très différentes. Voici quelques stratégies que vous pouvez employer afin de démontrer les bénéfices que peut procurer un système de gestion de données à vos dirigeants et managers pour négocier son acquisition.
Comprendre qu’ils ont un rôle et une perspective différents
Il est compréhensible qu’obtenir l’approbation d’un projet puisse être un processus long et frustrant. De votre point de vue, les bénéfices d’un logiciel de gestion de collection sont clairs, mais la direction a souvent différentes priorités que vous en tête, et une approche différente.
Manager revient régulièrement à marcher sur un fil entre d’un côté la préoccupation d’atteindre ses objectifs et de l’autre l’assurance de faire le meilleur usage des ressources limitées qui nous sont allouées. Les managers n’ont pas toujours le temps de regarder en détails chaque requête faite pour du temps ou du budget supplémentaire. Ils ont aussi moins l’occasion de rentrer en contact avec les logiciels ou leur utilisateur comme vous, et par conséquent ils peuvent s’en détacher.
Reconnaitre et accorder que leur vision est légitime est important, et formuler vos requêtes de façons à ce qu’elles leur soient compréhensibles est la clé de votre succès. Aider votre direction à comprendre le contexte de vos idées en termes de nombres quantifiables et d’objectifs qui leur sont familiers.
Construire un modèle pour réduire les coûts
L’une des principaux cas de retour sur investissement observé est le choix de base de données centrales pour économiser du temps. L’utilisation de systèmes inefficaces consomme une quantité importante de ressources : par exemple, la manipulation manuelle de données. Selon l’état actuel de vos logiciels votre équipe peut perdre plusieurs heures chaque semaine à faire du travail d’édition qui pourrait être traité automatiquement avec un logiciel professionnel.
Outre le fait que l’équipe peut trouver cela frustrant, l’allocation d’heures de travail sur des tâches subsidiaires a un impact financier important. Si votre critère d’investissement pour les logiciels de gestion de collection se porte sur la réduction du travail de l’équipe, des calculs simples peuvent vous aider à démontrer que l’utilisation d’une base de données pour votre collection peut vous faire économiser plus que votre investissement. Pour savoir si vous avez un retour sur investissement en utilisant nos logiciels, utilisez la formule suivante :
(Combien d’heures économisées à l’année x cout totale horaire de l’équipe)
– cout ou cout temporel d’investissement pour le projet
= Retour
Démontrer le bénéfice à long terme
Si votre critère est l’investissement de temps et d’énergie dès à présent pour récolter des bénéfices à long terme pour votre organisation, il faut être capable de quantifier précisément ce que l’on entend par long terme. La direction a besoin de savoir que les projets qui sont investis sont robustes, rentables et bien pensés. Pour vous aider à démontrer la valeur à long terme du projet, calculez combien de temps est nécessaire pour avoir un retour sur investissement :
(Heures économisées à l’année x cout totale horaire de l’équipe) / cout ou cout temporel d’investissement pour le projet
= nombre d’année pour devenir rentable
Calculez le résultat total estimé pour le projet dans 5, 10, 15 ou 20 ans :
Année 1 (recette – investissement, généralement élevé dû à l’investissement initial)
+ Année 2 (recette – investissement)
+ Année 3 (recette – investissement)
+ Année 4 (recette – investissement)
+ Année 5 (recette – investissement)
= Bénéfices totaux sur 5 années
Ces estimations faites plus haut sont utiles pour rendre les bénéfices engendrés par vos projets plus tangibles, mais en réalité, le temps économisé par votre équipe n’aura pas de réel impact sur le budget de votre entreprise a moins que celle-ci réduise le nombre d’employés (Ce qui n’est pas l’objectif ici !). La direction peut vouloir contredire ces chiffres en indiquant que les salaires du personnel sont déjà identifiés et que les fonds destinés à l’investissement sont des dépenses additionnelles. Ce point de vue doit être traité en donnant des exemples concrets sur comment le temps économisé sur une tâche (comme le traitement de données et d’informations décentralisées) peut être réalloué sur un travail de plus grand intérêt.
Il est important d’être clair sur ce qui pourrait être fait dans ce temps dégagé. Si vous investissez ce temps dans des missions plus critiques, pouvez-vous augmenter l’accès au biens numériques ? Effectuer des évaluations de condition et économiser de l’argent sur les frais de conservation potentiels ? Demander un financement supplémentaire pour des fonds public ? Améliorer les services pour l’organisation ?
Besoin d’inspiration ? Lisez notre blog sur plusieurs techniques pour libérer le pouvoir des logiciels de traitement de données pour vos collections.
Exprimez vos résultats en termes d’indice de performance
Les logiciels de gestion de données ne servent pas seulement à économiser du temps, ce sont aussi des facilitateurs. Les nouvelles technologies rendent possible certains projets inimaginables avant, comme permettre aux institutions de partager en ligne ses collections ou encore la place de plus en plus importante de la numérisation. Il est important de démontrer ce que vous avez été capable d’accomplir plutôt que le temps que vous avez économisé.
Les managers doivent régulièrement se référer au IPC (Indicateurs de Performance Clés) et à des mesures stratégiques qui sont pour eux des nombres attestant de la bonne santé de la compagnie. Lorsque vous parlez de bénéfices, essayez d’assigner une estimation de votre IPC avec l’augmentation du nombre de client ou les bilans financiers correspondant. Par exemple :
- Nous avons aujourd’hui XX personnes qui contribuent à notre collection chaque mois
- En publiant nos collections en ligne, nous serons capables d’augmenter de XX% nos objectifs
Les bénéfices ne sont pas toujours financiers, particulièrement dans les organisations de charité. Parfois il n’est pas nécessaire de démontrer un retour sur investissement, mais plutôt de souligner l’intérêt de la dépense. Pensez aux indicateurs clés que votre institution utilisent pour mesurer son succès. Pouvez-vous dire honnêtement si votre projet pourra vraisemblablement augmenter un ou plusieurs de ces indicateurs ? Et si tel est le cas, de combien ? Etes-vous capable d’assigner un nombre ou un pourcentage à cette valeur ? Une fois que vous aurez la réponse à ces questions, tout ce qu’il vous restera à faire sera un benchmark de votre approche face à d’autres méthodes pour vous assurer de sa légitimité. Exemple
- Si je dépense 3000 £ dans du temps pour l’équipe sur la qualité des données maintenant serai-je capable de numériser 1000 données de plus avant la fin de l’année ?
- Si je décide de sous-traiter la numérisation à une compagnie externe, cela me couterait 5000 £
L’utilisation de ces scénarios pratiques pour quantifier vos requêtes aidera votre direction à comprendre l’intérêt de l’investissement dans les logiciels par rapport à d’autres intérêts qui n’auraient pas de résultats comparables. Cela permet aussi d’établir une idée des attentes de retour sur investissement pour l’utilisation de cette technologie.
Prouvez que le risques est réduit
Investir dans des bases de données n’est pas toujours une histoire de bénéfices. Parfois, cela permet de réduire de futurs risques. Dans une industrie aussi focalisée sur la préservation, c’est un facteur décisif dans les choix de la direction.
Posez-vous ces questions : « Qu’arriverait-il si nous n’investissons pas dans des données centralisées ? Sommes-nous capables d’établir des mesures quantifiables en termes d’indices de performance ? A combien s’élèverait le pourcentage de perte associé à tels ou tels indicateurs ? Il y a-t-il une conséquence financière ?»
Ces risques ont-ils beaucoup de conséquences ? L’utilisation d’outils statistiques peut-il appuyer votre cause pour des subventions ou dépenses additionnelles ? Si tel est le cas, aidez votre direction à quantifier comment des bases de données centralisées influencerait les décisions futures au sujet des données.
Préparer des réponses à ces questions sur la minimisation des risques vous rapproche un peu plus des soutiens organisationnels en préparant des solutions aux cotées de toutes préoccupations institutionnelles.
L’utilisation des bases de données comme un outil de décision
Votre base de données représente une mine d’information pour vote public, votre département, votre organisation et vos financeurs. Optez pour une base de données décentralisée rendra vos accès, analyses et rapports sur votre collection bien plus faciles et pertinents. Avec la montée de votre compréhension et confiance dans vos indicateurs, vous pouvez décider en étant mieux informés.
Les équipes de management font toujours face à des décisions avec un accès restreint aux informations. Si votre nouveau logiciel permet d’améliorer globalement l’accès à des statistiques avérées, il y a une opportunité intéressante à saisir. Une meilleure analyse de votre collection vous permettrait de vous orienter vers une stratégie d’acquisition et d’identifier de nouvelles opportunités de prêts. Ces informations peuvent aussi être utilisées pour baisser les contrats d’assurance ou éviter les oublis de travaux de conservation qui ont un fort impact financier. Les statistiques peuvent aussi vous permettre de mieux justifier vos subventions et financement supplémentaires. Ainsi, vous aidez la direction à quantifier combien une base de données centralisée peut vous aider dans la prise de décision.
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Si vous pensez à acquérir l’un de nos logiciels, nous pouvons vous aider à vous procurer des estimations de couts. Demandez un devis et nous vous aiderons à trouver la solution qui correspondra le plus à vos besoins.
