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La technologie mobile transforme la gestion de collections de 6 façons

Principaux points de discussion du récent rapport d’Axiell

Axiell s’est entretenu avec des experts de certaines des principales institutions culturelles du Royaume-Uni pour savoir ce qui motive le besoin de solutions plus mobiles et quelles opportunités la technologie mobile offre aux gestionnaires de collections. Nous présentons ici un résumé de certaines des conclusions du rapport. Avec quelques scénarios qui vous seront familiers…

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1. Un paysage d’exposition plus dynamique rend nécessaire des solutions mobiles

Les musées ont dû trouver de nouveaux moyens de générer des revenus et l’accent est mis plus que jamais sur l’innovation en concevant de nouvelles expositions, en collaborant avec d’autres organisations et en offrant de meilleures possibilités d’apprentissage. Dans la mesure où cela signifie que les musées offrent aux visiteurs une expérience plus riche et plus dynamique, cela peut les inciter à travailler davantage, avec moins de ressources.

Selon John Peel, gestionnaire de l’information sur les collections au Manchester Museums Partnership, « les musées se sont davantage concentrés récemment sur la réduction de l’aspect statique de leurs expositions. Nous constatons que nos expositions permanentes sont moins permanentes qu’auparavant.

« Alors qu’auparavant nous avions pu exposer des objets pendant trois ans, aujourd’hui l’interprétation d’un espace peut être permanente, une exposition de costumes, par exemple, mais le musée peut changer les œuvres à l’intérieur de cette exposition, de sorte que, lorsque les gens re-visitent, il y a plus à voir ».

2. Les systèmes doivent être plus simples

Étant donné que cette demande croissante se produit dans un climat de pressions budgétaires, il y a, bien sûr, un recours accru aux bénévoles. Cela signifie que de plus en plus de personnel non formé entre en contact avec des systèmes souvent assez compliqués. Qui se souvient de la peur qu’ils ont ressentie lorsqu’ils se sont retrouvés face aux innombrables champs du système de gestion des collections ?

C’est ce que souligne Rob Scott, gestionnaire des systèmes de collections au British Film Institute (BFI) :

« Un catalogueur expérimenté peut facilement passer d’une notice à l’autre pour saisir l’information dont il a besoin. Avec le recours croissant à des bénévoles inexpérimentés ou à des contrats courts, les systèmes doivent être plus simples. »

3. La saisie répétée des données pourrait appartenir au passé.

Les gestionnaires de collections sont parmi les êtres les plus minutieux de la planète et pourtant, apparemment, ils sont encore sujets à l’erreur humaine. Qui l’aurait cru ?

La saisie répétée des données augmente le risque d’erreur à chaque étape, de sorte que moins il y a d’étapes à franchir pour entrer l’information dans le SGC, moins il y a d’erreurs. En principe, du moins.

Mark Pajak, directeur du numérique aux musées de Bristol, suggère : « Il y a certainement lieu d’avoir un système de gestion des collections sur un appareil mobile. À l’heure actuelle, le personnel saisit l’information dans Excel à partir d’un ordinateur portatif en magasin, puis transcrit les données de ses feuilles de calcul dans le système de gestion des collections. S’ils pouvaient entrer les données directement dans le système, il y aurait beaucoup moins de place pour les erreurs. »

4. Les gestionnaires de collections sont probablement en train d’obtenir le décompte des étapes.

Non seulement la saisie répétée des données augmente le risque d’inexactitudes, mais elle signifie aussi que les tâches peuvent prendre beaucoup plus de temps qu’il n’en faut, le personnel devant souvent faire des allers-retours entre son bureau et l’endroit où l’article est entreposé, ce qui représente plusieurs km.

Toutefois, les musées de Manchester utilisent un outil mobile qui permet au personnel d’entrer des informations dans le système de gestion des collections en mobilité. Cela permet d’économiser d’innombrables heures de travail du personnel, comme le décrit John Peel :

« Nous avons déménagé une de nos collections de meubles cinq fois ces dernières années. Au cours des quatre dernières années, nous avons utilisé un stylo et du papier pour noter le numéro de l’article à déménager et pour noter tous les détails de l’article auprès de la personne qui est un expert dans ce domaine. Nous sommes ensuite retournés à nos bureaux pour entrer ces données dans le système.

« Nous avons également dû retourner plusieurs fois dans les magasins pour nous assurer que le bon meuble était là et pour noter où, quand et comment il devait être déplacé. Encore une fois, tout cela a été fait sur papier et entré dans le système par la suite. La mise en place des meubles au bon endroit et leur vérification dans la base de données peut prendre entre neuf et douze mois.

« Cette année, cependant, avec notre système mobile, nous avons entré les détails d’un objet directement sur un appareil mobile, et si nous avions besoin de vérifier quelque chose pendant le déménagement, nous pouvions le consulter instantanément sur un smartphone. Tout le processus a pris plus d’un mois. »

5. Les caméras pour téléphones intelligents offrent de grandes possibilités pour documenter la conservation d’objets

« L’utilisation d’un appareil photo pour smartphone serait aussi très utile. Vous pourriez prendre une photo et la télécharger dans le système de gestion des collections. Cela aiderait notre équipe lorsqu’elle documente un objet endommagé parce qu’elle pourrait télécharger une image de conservation et l’annoter sur place « , explique Sarah Joomun, responsable des collections numériques au Musée de l’Université d’Oxford.

John Peel est d’accord. « Les téléphones dans nos poches sont bien meilleurs que l’appareil photo que nous avons acheté il y a cinq ans pour l’équipe. Nous pourrions prendre une photo et l’ajouter à la base de données, puis retourner au bureau et l’éditer. »

6. Le CMS deviendra un outil pour tous

Un système mobile plus facile à utiliser augmentera le nombre d’employés qui peuvent utiliser le système dans leur travail.

« Nous n’aurions pas besoin de former le personnel sur le système complexe, il pourrait simplement l’utiliser pour ce dont il a besoin « , dit Sarah Joomun.

« Notre équipe chargée de l’engagement numérique aimerait avoir un meilleur accès à notre système pour utiliser des images pour les blogues et les médias sociaux, par exemple. Apprendre tout le système complexe n’est pas une bonne utilisation de leur temps, mais s’ils pouvaient facilement accéder à une photo ou à une vidéo du système, cela les aiderait dans leur rôle.

« Pour notre personnel au contact du public, cela signifierait que si quelqu’un demande si nous avons tel article exposé, il pourrait rapidement le consulter sur un iPad pour voir où il se trouve. »

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