Comment faire du nettoyage de données une priorité organisationnelle importante sur le long terme
Les bases de données ne seront jamais totalement parfaites, mais avec une surveillance régulière, nous pouvons identifier des schémas suspicieux avant qu’ils ne deviennent des problèmes ingérables.
Maintenir une base de données propre est un travail du quotidien, qui tient autant du sérieux et de l’enthousiasme des personnes qui interagissent avec le système de documentation que de la base elle-même. Pour s’assurer que le filtrage de votre base continue de progresser constamment, nous vous recommandons les stratégies suivantes
Des plans pour la gestion au quotidien des mises à jour
Maintenir la qualité des données fonctionne mieux quand la démarche est entreprise à l’échelle de l’institution. Le Natural History Museum, à Londres, insiste sur le fait que le l’implication des dirigeants a été l’une des clés de l’engagement des équipes du musée à effectuer plus sérieusement cette démarche de filtrage de données.
Pour éviter les coupures du support de l’institution une fois le système initial implémenté avec succès, nous recommandons la mise en place d’un plan de communication pour garder constamment au courant votre direction sur vos efforts. Cela peut se traduire par des quantités quantitatives ou des succès qualitatifs de votre nettoyage, comme par exemple le pourcentage d’information dans votre système qui a été corrigé, ou ce que cette démarche a permis à l’institution de faire ou de voir concernant sa collection.
Démontrer un retour sur investissement pour garder vos données claires et propres aide à maintenir un haut niveau de gestion de collection et peut justifier l’allocation de ressources supplémentaires pour l’épuration quotidienne des informations de votre système.
Intégrer le nettoyage avec des structures de gestion performantes
Il est vrai que ce qui est loin des yeux reste loin de l’esprit. Trouver une façon de garder vos statistiques visibles au centre de l’attention de votre organisation est essentiel pour maintenir l’élan des démarches entreprises par votre institution. Dans certaines organisations, les mesures de filtrage de données et de qualité des informations sont construites au sein des départements en charge, et sont soumises aux évaluations usuelles des IPC. Des données quantifiables renforcent l’importance du nettoyage de données dans les priorités de votre institution.
Investir dans des entrainements réguliers
Les nouveaux utilisateurs commencent à utiliser le système, les équipes évoluent et gagnent en responsabilité, les systèmes sont améliorés, et les personnes oublient souvent ce qui leur a été appris (cela arrive même aux meilleurs d’entre nous). Des sessions régulières d’entrainement permettent de conserver les performances de votre équipe ainsi que leur confiance dans votre système sur leur capacité à l’exploiter de la meilleure façon possible.
Nous suggérons de préparer une introduction pour vos nouveaux utilisateurs, et d’investir régulièrement dans des entrainements pour les utilisateurs avancés de votre équipe qui utilisent votre système quotidiennement, afin de vous assurer qu’ils ne prennent pas de mauvaises habitudes d’usage. Même les meilleurs utilisateurs peuvent tirer des bénéfices à ces sessions étant donné que les systèmes sont activement supportés et régulièrement mis à jour.
Axiell peut fournir des sessions d’entrainement à vos équipes, et nous vous invitons à nous contacter pour vos demandes à tout moment. Si vous prévoyez de créer des sessions en interne, consultez notre blog Mettez en place des sessions d’enraiements efficaces.
Établir des groupes de conseil
Les groupes de conseil peuvent être de puissants moteurs de changement. Un de nos clients a des représentants de chacun des départements qui se réunissent régulièrement pour déterminer la politique de saisie de données pour les champs partagés. Une fois les décisions approuvées par le groupe, les départements corrigent leurs données pour les ajuster aux usages de saisie décidés. Avec cette approche, il y a toujours une surveillance des données et les modifications sont faites de façon constructive.
Des données « consultées à domicile »
Aux National Museums, à Liverpool, le personnel informatique propose des « consultations à domicile » de données. Les représentants informatiques désignés visitent les départements et fournissent des conseils à des groupes spécifiques d’utilisateurs. Leur sensibilisation technique permet aux informaticiens de résoudre de manière proactive tous les problèmes du système tout en créant l’opportunité pour les utilisateurs de devenir des acteurs dans la qualité des données. L’interaction personnalisée crée un environnement de soutien où les utilisateurs se sentent libres de poser des questions sur les meilleures pratiques du système.
Demander à notre fidèle communauté d’utilisateur des conseils
Les autres sites d’Axiell sont également sources de nombreux conseils. Saviez-vous que Emu, Calm, Adlib et Mismy XG ont chacun des serveurs hébergés dédiés aux utilisateurs et des forums ? Demandez à rejoindre ces groupes, cela peut être fait par l’intermédiaire de notre Support Client. Lors de nos premières visites, nous trouvons souvent d’autres organisations confrontées à des défis de saisie de données et ouvertes au partage de leurs solutions. Plusieurs groupes d’utilisateurs peuvent également avoir des répertoires de documents riches en informations et en consignes
Les conférences d’utilisateurs sont aussi une bonne opportunité de partager les meilleurs usages avec vos paires. Regardez les conférences à venir ici
Célébrez votre succès
Nous savons que le nettoyage de données peut sembler une tâche ingrate et peu ambitieuse, bien qu’elle soit nécessaire. Voici pour vous des félicitations ! Si vous partagez avec nous vos succès de nettoyage de données sur LinkedIn ou Twitter , nous nous chargerons de faire passer le mot.
Basés sur les retours de la session Dirty Data lors du rassemblement des utilisateurs d’Axiell en 2016, nous avons voulu créer de nouveaux Data Bootcamp. Pour participer vous aussi à des rassemblements sur les dernières pratiques des systèmes de gestion de collection, vous pouvez participer aux rassemblements régulièrement organisés par Axiell dans votre région. Pour les prix et les inscriptions ou pour des renseignements pour programmer des formations dans votre région, n’hésitez pas à nous contacter.
