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Mise en lumière d’une fonctionnalité d’Axiell Collections : Recherche avancée dans les ensembles de données liés.

Rene Van den Heuvel, expert produit mondial, Axiell :

Lorsqu’on se familiarise avec un nouveau système, il est impossible de se souvenir de toutes les fonctionnalités qu’il offre, surtout lorsque celles-ci sont moins évidentes dans l’interface utilisateur. Cela peut également être vrai pour se tenir au courant de toutes les possibilités offertes par les nouvelles versions.

Une fonctionnalité d’Axiell Collections que certains utilisateurs ne connaissent peut-être pas ou qui est peut-être sous-utilisée, une fonctionnalité quelque peu cachée mais néanmoins puissante, est la possibilité de rechercher dans des ensembles de données liés.

Cette formidable fonctionnalité de recherche est mieux expliquée à l’aide d’exemples :

  • J’ai besoin de trouver des enregistrements d’expositions qui présentent des objets fabriqués par des créateurs nés à Melbourne.
  • Je dois trouver des objets ayant fait l’objet de prêts sortants qui ont pris fin en 1990.
  • Je dois trouver des affiches de films dont l’acteur est Tom Hanks.

La fonctionnalité générique disponible à cet effet permet à l’utilisateur d’effectuer des recherches dans des bases de données/ensembles de données liés et est disponible dans l’onglet Recherche avancée. Il faut un peu de préparation pour construire une requête qui donne le bon résultat. Il faut d’abord rechercher les noms des champs dans la base de données liée dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. Pour l’instant, vous devez prendre note de ces champs ou simplement vous souvenir de leurs noms. Dans une future version d’Axiell Collections, nous prévoyons de rendre cette tâche plus facile.

Une approche étape par étape explique comment construire une recherche fournissant le résultat attendu pour les exemples de questions.

Exemple 1 : J’ai besoin de trouver des enregistrements d’expositions qui présentent des objets fabriqués par des créateurs nés à Melbourne.

Comme nous recherchons des enregistrements d’expositions, nous devons exécuter la recherche dans la base de données des expositions, mais elle contient toujours les critères de recherche de l’enregistrement du créateur. Nous devons examiner quelles données font partie de la question de recherche et où ces données sont stockées. Lorsque ces critères sont stockés dans d’autres bases de données que celle des Expositions, nous devons comprendre comment les enregistrements sont liés au sein de la base de données. Dans ce cas, nous examinons trois bases de données : Expositions, Catalogue d’objets et Personnes et institutions. La requête comprendra des champs provenant de ces trois bases de données et la première étape consiste à trouver les noms de ces champs. Ne vous laissez pas intimider par cette longue explication. Il est probable que vous en sachiez déjà une partie, vous pouvez donc sauter ces sections.

Étape 1 : comprendre comment les bases de données sont liées et quels champs sont concernés

Dans la base de données Expositions, trouvez le champ qui renvoie aux enregistrements d’objets. Si vous ne le savez pas déjà, il vous suffit d’aller dans l’onglet où ces liens sont gérés et de passer le pointeur de la souris sur la zone du champ (vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris dans le champ et choisir Propriétés). Vous verrez alors que le nom du champ s’appelle object.object_number. Voir la capture d’écran ci-dessous.

Ensuite, nous devons savoir quel champ de l’enregistrement de l’objet contient le nom du créateur. Il s’agit d’un champ couramment utilisé mais, s’il est inconnu, la même méthodologie peut être utilisée pour le découvrir. Le nom de ce champ est appelé creator. Nous devons utiliser ce champ, car il s’agit du champ qui renvoie à l’enregistrement du créateur, où nous pouvons trouver son lieu de naissance. Il fera partie de la requête que nous sommes sur le point de réaliser.

Enfin, nous devons trouver le nom du champ qui contient le lieu de naissance du créateur. Pour ce faire, nous nous rendons dans un enregistrement de créateur dans la base de données Personnes et Institutions et nous suivons la même méthodologie. Allez sur l’onglet de l’écran qui contient le champ et survolez la zone de données du champ avec le pointeur de la souris pour qu’Axiell Collections affiche le nom du champ, qui est birth.place.

Étape 2 : Saisissez la recherche.

Dans la base de données Expositions, ouvrez l’onglet Recherche avancée de la fonction de recherche.
Dans la zone de l’énoncé de recherche, vous pouvez entrer la requête, en commençant par le champ qui relie les enregistrements d’exposition aux enregistrements d’objet.

object.object_number

Normalement, la prochaine chose à saisir serait un opérateur tel que = (égal), mais lors d’une recherche dans des enregistrements liés, nous devons utiliser les caractères – et >, c’est-à-dire : ->

Le connecteur -> signifie soit qu’une requête va suivre, soit qu’un autre champ lié va suivre.

Dans ce cas, nous voulons atteindre les enregistrements de créateurs, nous devons donc entrer le champ qui lie un objet à un enregistrement de créateur.

object.object_number -> creator

La dernière partie de la requête permet à Axiell Collections de sélectionner tous les ceux qui sont nés à Melbourne. Pour l’ajouter, nous utilisons à nouveau les caractères de connexion suivis de la requête sur le lieu de naissance.

object.object_number -> creator -> birth.place = melbourne

En exécutant cette requête, Axiell Collections retournera tous les enregistrements d’exposition qui ont des objets liés dont le créateur est né à Melbourne.

Exemple 2 : Je dois trouver des objets qui ont été impliqués dans des prêts sortants qui ont pris fin en 1990.

Dans cet exemple, nous recherchons des enregistrements d’objets. La recherche avancée sera donc exécutée à partir du catalogue d’objets. Le statut du prêt et le champ de date que nous devons vérifier sont gérés dans la base de données des prêts. Là encore, nous devons rechercher les noms des champs qui renvoient à la base de données des prêts et les noms des champs d’état et de date dans la base de données des prêts.

La requête ressemblera alors à ceci :

loan.out.number -> (loan_status = conclu et contract.period.end = 1990*)

La zone loan.out.number est la zone qui relie les enregistrements d’objets aux enregistrements de prêts sortants. Le champ loan_status est un champ énumératif qui possède une liste de valeurs fixes possibles, dont ‘concluded’. La zone contract.period.end contient la date de fin du contrat de prêt dans l’enregistrement des prêts. La partie requête après le -> doit être mise entre parenthèses car elle contient plusieurs critères de recherche.

L’astérisque * derrière 1990 est un caractère générique pour tout ce qui peut venir après 1990, ce qui garantit que toutes les dates de 1990 sont incluses.

Exemple 3 : je dois trouver des affiches de films dans lesquels Tom Hanks est mentionné en tant qu’acteur.

Dans cet exemple, nous recherchons les affiches de films qui sont gérées dans le catalogue d’objets, c’est donc là que nous exécutons notre recherche. Cette dernière inclut toutefois des champs provenant d’enregistrements de films liés, à savoir les champs de type de distribution. Pour cela, vous devez rechercher ces noms de champs dans le catalogue de films, au cas où vous ne les connaîtriez pas déjà. Ces noms de champs peuvent être inclus via le champ reliant les enregistrements d’objets aux enregistrements de films. La syntaxe de la requête pour atteindre les champs dans l’ensemble de données lié est via ce champ. La requête avancée pour cet exemple est la suivante

object_name = ‘film poster’ and related_object.reference -> (cast.name = ‘hanks, tom’ when cast.credit_type = actor)related_object.reference est le champ qui relie les enregistrements d’objets à, par exemple, les enregistrements de films dans le catalogue de films. Grâce à ce champ, nous pouvons atteindre et utiliser les champs cast.name et cast.credit_type si nous utilisons les caractères de connexion spéciaux -> . La section de la requête après le connecteur -> est en fait une recherche normale que vous pouvez exécuter directement dans le catalogue de films. Veillez à placer cette partie entre parenthèses.

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