Les astuces pour s’assurer que vos données d’entrée ne soient pas erronées et que vous respectez les formats standards
Une fois que vous avez exercé vos puissants pouvoirs de persuasion pour inciter vos collègues à vous rejoindre dans votre odyssée de nettoyage de données, évaluez l’environnement actuel de saisie de données. De quels outils disponibles avez-vous besoin pour soutenir l’effort de nettoyage ? Comme chaque membre de votre équipe travaille à améliorer les données existantes, considérez toutes les options qui réduisent le risque de créer des données plus désordonnées.
Minimisez les risques d’entrer des données erronées
Envisagez de supprimer les affichages et les champs inutilisés. Ces éléments pourront toujours être réactivés quand cela sera nécessaire. La réduction du champ des possibles se traduira par une réduction du risque d’entrer des erreurs. Les autres options pour s’assurer de la qualité des données d’entrée sont l’utilisation de liste déroulante, installer des restrictions de cas, et limiter l’accès a des champs pour certains utilisateurs.
Personnalisez les messages d’aide et la documentation
Chaque système d’Axiell comporte des champs de définition et des données d’exemple. Elles peuvent être ajustées par l’administrateur du système pour refléter le style et les usages de votre institution. Les exemples par défauts et la documentation subissent périodiquement des corrections et nous essayons qu’elles soient le plus claires possibles ; cependant, si vous avez des doutes sur le contenu d’un champ, vous pouvez vous adresser au bureau des services d’Axiell, une équipe toujours disponible pour vous fournir des conseils. Notre analyste expert pourra aussi évaluer la propreté de vos informations et collaborer avec vous afin de décider d’une session d’entrainement pour optimiser le filtrage de vos données d’entrée.
Contrôler le vocabulaire
Les institutions avec des collections multidisciplinaires ont souvent des champs partagés qui nécessitent beaucoup de terminologie dépendant de ce que l’on cherche à référencer. Pour vous aider à gérer le vocabulaire dans ces scénarios, beaucoup de système ont la possibilité de configurer des listes de choix affichant dynamiquement des termes basés sur la des valeurs entrées dans des champs relatifs. Par exemple, l’administrateur du système peut choisir que la Catégorie et le nom de l’objet soient reliés. Quand un utilisateur entre une donnée dans la catégorie VISUAL WORKS, le nom des objets dans la liste peuvent inclure peinture, esquisse, dessin ; alors que la catégorie ARTS DECORATIFS pourra inclure les noms d’objet canapé, chaise, vase…
Utilisez des standards établis
Implémenter ses données sous la forme de standards reconnus sert de référence pour la négociation de terminologie entre département. Ci-dessous, quelques liens pour les ressources usuelles en ligne. Nous gardons une liste des principales références internationales à Axiell, et la mettons à jour au fur et à mesure que les pratiques évoluent.
- Getty Art & Architecture Thesaurus, Union List of Artist Names, Thesaurus of Geographic Names, and Cultural Object Name Authority
- Chenhall’s Nomenclature
- FIAF Cataloguing Rules
- Library Of Congress
- Iconclass
- Research Vocabularies Australia
- Index Herbariorum
- Medical Subject Headings (MEsH)
- UK Archival Thesaurus
- UNESCO Thesaurus
- SPECTRUM
- ISAAR
- NCA
- ISAD(G)
Les liens vers des ressources externes en ligne doivent être configurés sur tous vos systèmes. Permettre l’accès depuis les applications dépend du système que vous utilisez, donc n’hésitez pas à consulter notre service d’information pour plus de renseignement.
Soyez vigilent
Maintenir une base de données propre nécessite de la vigilance. Pour statuer sur l’état actuel de votre base de données, considérez une liste de mots à tester sur vos thèmes clés trimestriellement, auditez un pourcentage de vos données à intervalle régulier et assignez des données à des revues par paire. Mettre en place des mesures de qualité de vos données aide l’administrateur à repérer tous comportements négatifs, et le notifier aux équipes rapidement pour une intervention.
Implémentez les fonctionnalités de nettoyage déjà existantes
Chaque produit d’Axiell intègre des outils que les équipes en charges peuvent utiliser pour surveiller les données. Ils incluent des téléchargements Excel, des fonctions de recherche et remplacement, des rapports de vocabulaire et des formulaires de données d’entrée comme Sapphire.
Maintenez l’élan
Une fois que votre projet a débuté et s’est mis sur les rails, voici quelques conseils pour maintenir les bonnes habitudes de données claires sur le long terme.
Basés sur les retours de la session Dirty Data lors du rassemblement des utilisateurs d’Axiell en 2016, nous avons voulu créer de nouveaux Data Bootcamp. Pour participer vous aussi à des rassemblements sur les dernières pratiques des systèmes de gestion de collection, vous pouvez participer aux rassemblements régulièrement organisés par Axiell dans votre région. Pour les prix et les inscriptions ou pour des renseignements pour programmer des formations dans votre région, n’hésitez pas à nous contacter.
