Automatisation du flux de travail pour les musées, archives et bibliothèques

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Nouveau : Points forts de la version 1.12 d’Axiell Collections

En décembre 2021, nous avons lancé la dernière version d’Axiell Collections qui offre une multitude de nouvelles fonctionnalités que les utilisateurs attendaient ! Certaines de ces fonctionnalités seront activées automatiquement après l’installation de la nouvelle version, tandis que d’autres nécessiteront une certaine configuration. Contactez votre gestionnaire de compte pour en discuter.

Nouvelles fonctionnalités

Cet article présente les fonctionnalités les plus intéressantes de cette nouvelle version :

  • La restauration d’un enregistrement supprimé
  • Filtres de recherche persistants
  • Fusion d’enregistrements
  • Amélioration de la sécurité
  • Et une recherche multi-champs plus largement disponible (recherche simple)

Pour des informations détaillées sur ces nouvelles fonctionnalités et sur la V1.12, consultez les notes de version dans notre page d’aide en ligne Axiell Collections.

Plongée dans les fonctionnalités

Restaurer un enregistrement supprimé

La restauration d’un enregistrement supprimé est une des fonctionnalités les plus demandées. Jusqu’à présent, si un enregistrement était supprimé, il était perdu à jamais et il n’y avait aucun moyen de le récupérer (à part la restauration d’une sauvegarde de la base de données). Désormais, les enregistrements qui ont été accidentellement supprimés peuvent être restaurés.

Remarque : cette nouvelle fonctionnalité n’est disponible que pour les utilisateurs disposant des droits $Admin dans l’application.

La fonction de restauration utilise la fonction de journal du système pour conserver la trace de toutes les modifications apportées aux enregistrements. Lorsque cette fonction est activée, les utilisateurs peuvent visualiser l’historique des modifications d’un enregistrement en détail. Si cette fonction d’historique d’enregistrement n’est pas activée, l’administrateur de l’application peut l’activer dans Axiell Designer et cela activera automatiquement la fonction « Maintenance Journal » dans le menu principal incluant la fonction de suppression.

La fonction de maintenance du journal permet à l’utilisateur Admin de visualiser les enregistrements supprimés et d’appliquer des filtres (par exemple, par date de suppression) pour aider à trouver les enregistrements qui doivent être restaurés. Une vue détaillée de l’enregistrement supprimé est disponible pour s’assurer que le bon est sélectionné. Il est possible de sélectionner plusieurs enregistrements supprimés. Ensuite, d’un clic de souris, tous les enregistrements sélectionnés sont restaurés à leur emplacement d’origine.

Cette fonction est soumise à certaines restrictions. Dans certains cas, il est impossible d’annuler la suppression d’un enregistrement, et il est également possible qu’un enregistrement ne soit que partiellement restauré. La suppression des enregistrements est un processus complexe lorsque les enregistrements ont des liens avec d’autres. Dans certains cas, ces liens ne peuvent pas être restaurés. Par exemple, si un enregistrement lié n’existe plus.

L’option de menu Maintenance s’affiche automatiquement pour les utilisateurs de l’administration lorsque la fonction journal est activée.

Les enregistrements supprimés peuvent être visualisés et filtrés dans une liste. L’enregistrement en surbrillance peut être consulté en détail.

 

Lorsqu’un ou plusieurs enregistrements de la liste ont été sélectionnés, le fait de cliquer sur le bouton Récupération permet de restaurer ces enregistrements.

 

Filtres de recherche persistants

 

Les filtres de recherche persistants sont utiles lorsqu’un utilisateur n’a besoin de travailler que sur un sujet de données existant dans le système de gestion des collections. Les utilisateurs ont maintenant la possibilité de définir un filtre sur un ensemble de données qui est systématiquement appliqué à toute recherche effectuée. Ce filtre est épinglé et reste en place jusqu’à ce qu’il soit supprimé ou modifié. Ces filtres sont personnels et restent en place même après une nouvelle connexion.

 

Chaque ensemble de données peut avoir son propre filtre. Par exemple, cette fonctionnalité est très utile dans l’application V5.0 qui dispose d’un ensemble de données pour tous les enregistrements d’objets, tant internes qu’externes. Avec cette nouvelle option, l’utilisateur peut définir un filtre pour ne voir que les objets internes. Par exemple, un utilisateur qui n’a besoin de travailler qu’avec des objets portant le nom d’objet « peinture » peut l’ajouter au filtre persistant afin de ne pas avoir à l’ajouter en permanence à ses requêtes.

 

La configuration du filtre est très simple. L’option s’affiche automatiquement dans le formulaire de recherche standard après l’installation de la version 1.12. En cliquant sur le bouton Filtre, le formulaire s’affiche, dans lequel les mêmes champs peuvent être configurés que dans le formulaire de recherche standard. L’utilisateur peut saisir dans ce formulaire des mots clés qui serviront de filtre pour toute recherche effectuée dans l’ensemble de données.

Cette capture d’écran montre le formulaire de filtre de recherche qui apparaît lorsque l’utilisateur clique sur le nouveau bouton Filtre dans le formulaire de recherche standard.

 

Après avoir saisi vos critères de filtrage et cliqué sur OK, le filtre apparaîtra dans le formulaire de recherche standard ainsi que dans la recherche avancée.

Recherche multi-champs plus largement disponible (recherche simple)

 

L’option permettant d’effectuer une recherche sur plusieurs champs à la fois est disponible dans la fonction de recherche rapide de la barre d’outils de la liste des ensembles de résultats et est appelée Recherche simple.

 

Cette fonction de recherche permet aux utilisateurs d’effectuer une recherche sur un grand nombre de champs (préconfigurés) en une seule fois. Dans la version 1.12, toutefois, cette fonction de recherche simple peut désormais être ajoutée au formulaire de recherche standard via ses paramètres.

 

Cela permet à l’utilisateur de rechercher plusieurs champs à la fois lorsqu’il ne sait pas exactement où se trouve un élément de données. Comme ce formulaire de recherche standard peut également être appelé à partir d’un écran de liens lors de la recherche d’enregistrements à lier, il est beaucoup plus facile de trouver ces enregistrements.

 

Les champs que la recherche simple utilise pour sa recherche croisée peuvent être configurés par l’administrateur dans Axiell Designer.

Le formulaire de recherche standard avec la recherche simple ajoutée.

Ceci est l’exemple d’un écran de lien lorsqu’on lie des enregistrements de la base de données à l’enregistrement actuel ; par exemple, pour lier un objet connexe à l’enregistrement actuel de l’objet. Le bouton « Étendre la recherche » fait appel à un formulaire de recherche standard pour effectuer une recherche dans la base de données liée. L’option de recherche simple peut être ajoutée à ce formulaire de recherche standard, de sorte que la recherche par champs croisés est désormais possible. Il sera ainsi beaucoup plus facile de trouver des enregistrements.

 

Notez que le nom du bouton « Étendre la recherche » était auparavant « Filtrer ». Il a été modifié dans la version 1.12 pour éviter toute confusion avec le nouveau bouton « Filtre » décrit plus haut dans cet article.

 

Fusion d’enregistrements

 

La nouvelle fonction de fusion d’enregistrements permet aux utilisateurs d’en fusionner plusieurs en un seul enregistrement de destination. Cette fonction s’avérera très utile lorsque des données en double doivent être nettoyées de manière efficace. L’avantage est qu’elle permet à l’utilisateur de sélectionner le contenu des champs de plusieurs enregistrements qui doivent être déplacés vers l’enregistrement de destination. Cela signifie que l’utilisateur peut sélectionner les données qu’il souhaite conserver dans plusieurs enregistrements.

 

La fonction de fusion d’enregistrements ne s’affichera pas automatiquement après l’installation de la version 1.12. Une méthode doit être ajoutée par l’administrateur à la configuration de l’ensemble de données avec Axiell Designer. Cela signifie également que des restrictions d’accès peuvent être appliquées à cette fonction. Lorsque la méthode est ajoutée et que l’utilisateur a la permission d’utiliser cette fonction, un nouveau bouton apparaîtra dans la barre d’outils de la vue Liste des ensembles de résultats.

Dans cet exemple, trois enregistrements d’objets similaires ont été sélectionnés et apparaissent dans la première étape de l’écran de dialogue. Ici, l’utilisateur met en évidence/sélectionne l’enregistrement de destination qui recevra le contenu des champs sélectionnés dans les deux autres enregistrements. Après avoir sélectionné un enregistrement, l’objet numéro 1 dans ce cas, l’utilisateur clique sur OK pour continuer.

La boîte de dialogue de fusion affiche l’enregistrement de destination dans la colonne de gauche et les données des autres enregistrements dans la colonne de droite. Les champs sont regroupés de manière pratique afin que leur contenu puisse être facilement comparé pour décider du contenu à conserver et du contenu à fusionner. Dans l’exemple ci-dessus, un groupe de champs de description est marqué pour être fusionné dans l’enregistrement de destination alors que son contenu actuel pour ces champs a été désélectionné. Cela signifie que, dans ce cas, le contenu de l’enregistrement de destination sera remplacé par le contenu marqué de l’un des autres enregistreurs. Il est évidemment possible d’ajouter des informations aux champs existants dans la destination également.

 

Après avoir cliqué sur OK, le processus de fusion démarre et seul l’enregistrement de destination reste dans la base de données. Les autres enregistrements seront supprimés.

 

Améliorations de la sécurité

 

Dans la version 1.12, nous avons appliqué des règles de sécurité plus strictes dans le cadre d’un processus continu de renforcement sécuritaire. Une partie de ce processus consiste en un test d’intrusion régulier effectué par une société spécialisée indépendante. La nouvelle version inclut une correction des vulnérabilités identifiées dans ce test d’intrusion. Nous recommandons aux clients de se tenir à jour avec les derniers correctifs de sécurité, comme pour tout autre logiciel, et d’installer la version 1.12 d’Axiell Collections et la dernière version de la WebAPI si elle est utilisée.

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