Très souvent, il faut déplacer des meubles lourds et prévoir l’emplacement des différents objets dans le nouvel entrepôt. Et lorsque le Musée des techniques de Vienne (Technisches Museum Wien – TMW) déménage dans un nouvel entrepôt, le défi prend une tout autre ampleur : des milliers d’objets doivent être déplacés, certains pesant plusieurs tonnes. Cela requiert de l’organisation, beaucoup d’organisation… et les bons logiciels.
Plusieurs grands dépôts
Le TMW dispose de plusieurs dépôts. Ceux-ci sont nécessaires, car l’inventaire du musée est de loin supérieur à ce qui est exposé. En effet, alors que la collection renferme en tout près de 160 000 objets, seuls 10 % environ sont présentés. Le contrat de location de l’ancien dépôt des pièces de grandes dimensions expirait à la mi-2017, le TMW devait donc trouver une solution. Ce dépôt abritait principalement des véhicules, dont des voitures, des motos et des bicyclettes, mais également des machines plus lourdes telles que des locomotives, une machine d’impression en ligne et des planeurs. C’est désormais le vaste dépôt (8500 m²) d’Haringsee en Basse-Autriche qui héberge la collection. Le bâtiment a été divisé en plusieurs sections : pour les objets tels que les trains pesant jusqu’à 30 tonnes, il y a un espace avec entreposage au sol ; dans une autre section, on trouve des palettiers et une troisème section est dédiée aux véhicules (voitures, véhicules spécialisés, bicyclette, etc.). 
Une banque de données fiable
Si construire un nouveau dépôt était relativement facile, le déménagement proprement dit constituait un véritable défi. « Il a fallu un an et demi à deux ans pour que le déménagement commence effectivement, et nous nous y préparions alors que la relocalisation était encore en cours de planification» révèle Harald Wendelin, responsable de la gestion des collections numériques au Musée des techniques de Vienne. À l’époque, les équipes du musée ont décidé d’utiliser des codes-barres, car ceux-ci sont plus efficaces et plus sûrs que les autres méthodes. De fait, l’étape la plus importante avant le déménagement était de faire l’inventaire complet du dépôt. Chaque pièce a été enregistrée dans la base données Axiell Adlib, le système de gestion de collections du musée. Les objets, environ 10 000, ont été répartis dans près de 2000 conteneurs, c’est-à-dire des unités de transport comme les palettes ou les cartons. Ensuite, tous ces conteneurs ont reçu un code-barre. Au cours de ce processus manuel, les conteneurs ou leurs codes-barres étaient entrés dans la base de données à l’aide de scanners Bluetooth tandis que leur contenu était vérifié.
Une fois tous les objets enregistrés, on pouvait planifier le transport même. Ce n’était pas uniquement une question de calendrier, mais aussi d’emplacement exact des objets et des paquetes dans le nouvel entrepôt. De plus, il fallait délimiter les zones d’entreposage sur le sol ; ces nouveaux emplacements dédiés ont également reçu leurs codes-barres. Organiser les nouveaux emplacements était une tâche complexe. En plus de décider où serait stocké tel type d’objet, il fallait également assigner les bonnes étagères aux palettes. Les dimensions et le poids des objets ont été pris en compte lors de la planification. Toutefois, l’effort en valait la peine, car le musée pouvait désormais entreposer efficacement ses collections.
Un contrôle permanent en temps réel
Autre avantage de la planification à l’avance des locaux : au moment où les camions quittaient l’ancien dépôt, l’équipe du musée se préparait à leur arrivée sur les nouveaux lieux Dès qu’un camion arrivait, son chargement pouvait immédiatement être réparti dans les différents emplacements prévus : l’allée et l’étagère étaient déjà assignées. Environ tous les deux jours, des scans étaient effectués pour s’assurer que les emplacements prévus correspondaient aux emplacements scannés.
Pour le changement de dépôt, le Musée des techniques de Vienne a également choisi Axiell Move, qui avait déjà été utilisé dans le cadre d’autres déménagements. Le logiciel peut être associé au système de gestion de collections Adlib. Il affiche alors les données de base sur un iPhone classique. Quand une pièce arrivait au dépôt, les équipes la scannait avec une application et un scanner en module, concrétisant ainsi le changement de lieu en temps réel. Parallèlement, le contenu d’une unité de transport pouvait être vérifié sur place au besoin, car toutes les informations relatives à l’objet étaient disponibles via l’application. Cela signifie que les informations de la base de données étaient mises à jour immédiatement après la relocalisation.
Helmut Lackner, le chef de projet, et son équipe préparaient le déménagement depuis deux ans en tout. Leurs efforts et leur précision ont payé : le processus n’a duré que quelques mois, les premiers objets ayant été déplacés à la mi-décembre 2016 et les derniers, vers Pâques 2017. La planification précise ainsi que l’utilisation de codes-barres, d’Adlib et d’Axiell Move n’ont pas seulement accéléré le déménagement. Le transport proprement dit s’est aussi déroulé sans erreur. Pour le musée, c’est une réussite sur toute la ligne : « Lors d’un déménagement, efficacité, contrôle et surveillance sont particulièrement importants. Tout doit se passer rapidement, car le transport est assuré par des entreprises tierces, et ça coûte très cher » explique Harald Wendelin.
En résumé, comme lors d’un changement de domicile, la planification est la clé lorsque l’on déplace des milliers d’objets. Si les personnes impliquées parent à toutes éventualités, rien n’ira de travers. On économise du temps et de l’argent, et surtout, on évite le stress.
