Fredrik Andersson, responsable des systèmes de collections aux Musées historiques nationaux de Suède, nous explique le processus de gestion de leurs images avec Axiell Collections et Axiell Ingest.
Le groupement des Musées historiques nationaux de Suède est une agence gouvernementale nouvellement créée comprenant six musées suédois (le Hallwyl Museum, le Swedish History Museum, le Royal Coin Cabinet, le Royal Armoury, le Skokloster Castle et le Tumba Papermill Museum), et depuis l’automne 2018 nous utilisons Axiell Collections.
Nous avons plusieurs photographes au sein de notre équipe prenant constamment de nouvelles photos des collections du musée. La majorité des images produites est le résultat de projets en cours – principalement des projets d’exposition. En tant que nouvel organisme gouvernemental, il y a encore du travail à faire concernant les routines partagées au sein des différents workflows et des systèmes numériques les accompagnant.
Pour notre processus actuel concernant les images d’objets de musée, nous utilisons Axiell Ingest afin d’importer les images dans Axiell Collections. Dans notre production d’images, nous créons généralement d’énormes quantités à la fois, situation où un travail manuel d’importation d’images prendrait beaucoup de temps. Vous pouvez télécharger des images directement dans Axiell Collections, mais ce n’est pas aussi efficace qu’Ingest pour importer de grandes quantités d’images en même temps.
Pour tirer le meilleur de l’importation, les fichiers images doivent être préparés en amont, avant d’utiliser Ingest. La préparation implique l’ajout et l’édition des métadonnées des fichiers d’image. Dans notre processus, nous avons demandé à nos photographes de toujours ajouter le(s) numéro(s) d’objet(s) dans un champ de métadonnées lorsqu’ils produisent les images. Cette tâche est effectuée manuellement ou à l’aide d’un lecteur de codes barres, selon la collection du musée qu’ils photographient. A l’exception du numéro d’objet, les photographes adaptent une structure de dénomination spécifique indiquant à quelle série appartient chaque image. Il n’y a pas de numéro d’objet, de date ou quoi que ce soit du même ordre dans le nom de fichier. C’est un choix délibéré puisque nous souhaitons que le numéro d’objet reste toujours dans le fichier image, indépendamment de tout changement de nom de fichier. Le photographe ajoute également un modèle de licence à chaque image, qui est un modèle.xmp personnalisé contenant les coordonnées de l’organisme gouvernemental, le nom du photographe et la licence pour cette image particulière. Pour les images d’objets de musée, la licence insérée est soit CC-BY, soit Public Domain Mark.
Une fois que le photographe a préparé le fichier image avec le numéro d’objet et le modèle de licence, l’étape suivante de notre « workflow » d’image a lieu. Toutes les images tif haute résolution sont stockées dans une archive d’images séparée, où des copies jpg haute résolution sont automatiquement créées. Nos archives d’images actuelles n’utilisent que des logiciels gratuits et open source pour la conversion d’images et la copie de métadonnées entre différents formats de fichiers.
Les copies jpg haute résolution sont ensuite traitées, où nous en ajoutons et éditons certaines d’entre elles. En utilisant l’outil, ExifTool, nous ajoutons quelques valeurs aux métadonnées IPTC dans le fichier image. Cette étape n’est effectuée que pour améliorer le workflow au sein d’Axiell Collections – une fois les fichiers image importés, nous n’avons pas besoin d’ajouter d’informations supplémentaires dans la base de données multimédia d’Axiell Collections. Actuellement, à notre connaissance, Ingest ne peut pas séparer plusieurs valeurs stockées dans un seul champ de métadonnées (tel que le champ de mots-clés), ce qui est maintenant la seule chose qui nous empêche de ne pas avoir à modifier l’enregistrement d’image dans Collections une fois qu’il est importé.
Dans notre workflow actuel, nous n’utilisons qu’une seule configuration pour Ingest – vous pourriez en fait stocker plusieurs configurations et choisir entre celles-ci avant de les importer. Cela peut s’avérer utile dans plusieurs cas, selon votre besoin. Pour pouvoir faire correspondre les champs de métadonnées avec les champs de Collections, il existe un outil de métadonnées utile fourni avec Ingest affichant tous les champs de métadonnées disponibles au sein d’un fichier image. Cet outil vous fournit également la syntaxe correcte pour traiter chaque champ de métadonnées dans la procédure de mapping. Le mapping se fait à l’aide de l’interface graphique de l’outil Ingest, bien que vous puissiez aussi éditer directement le fichier config-xml-.
Outre le mapping de différents champs de métadonnées, vous pouvez également utiliser Ingest afin d’ajouter d’autres données à un fichier image durant la procédure d’importation, par exemple une chaîne de texte. Il existe également des options de filtrage et vous pouvez appliquer différentes règles à chaque champ mappé (vous pouvez par exemple ignorer les valeurs d’un fichier image si ces dernières existent déjà dans Axiell Collections).
Une fois que vous avez configuré votre mapping Ingest, vous pouvez importer des centaines, voire des milliers d’images à la fois. La procédure d’importation Ingest indique également toute erreur directement à l’écran et crée un fichier journal de tous les messages.
En plus de la possibilité d’importer plusieurs valeurs à partir d’un seul champ de métadonnées, nous pensons qu’Ingest pourrait également mieux fonctionner en tant que service sur un serveur. Actuellement, Ingest est une application qui nécessite qu’un utilisateur Windows exécute cette application pour l’importation. Cela nous offrirait de nouvelles opportunités pour créer différents dossiers d’importation à destination des utilisateurs – des dossiers d’importation utilisant différentes configurations sans avoir à paramétrer l’application.
L’outil Ingest est un élément essentiel de notre système de collections – sans Ingest, nous ne serions pas capables de gérer notre workflow de production d’images.
