Le musée Autry de l’ouest américain utilise un code à barres pour suivre un mouvement complexe de collections et des mouvements fréquents d’objets
Le Autry Museum of the American West est un musée de Los Angeles, en Californie, qui a pour objectif de retracer un panorama complet de l’histoire de l’Ouest américain. Situé dans trois bâtiments différents, le musée présente un vaste programme d’expositions et de programmes publics, qui incluent des conférences, des films, de la musique, du théâtre et des festivals, avec également une activité de recherche et des programmes éducatifs.
LE CONTEXTE
En 2003, le Autry Museum of the American West et le Southwest Museum of the American Indian ont fusionné, portant la taille de leurs collections à plus d’un demi-million de pièces. En 2005, la décision de déménager et déplacer une grosse partie de ces collections a été prise.
Le personnel du musée utilisait à l’époque un processus manuel pour enregistrer par écrit chaque mouvement d’objet et saisir ces informations dans la base de données plus tard. Non seulement cette méthode prenait du temps, mais elle comportait un grand risque d’erreurs. Le projet de collections pluriannuel et polyvalent a donné au musée la motivation nécessaire pour chercher et mettre en œuvre une solution technologique efficace et souple, afin de gagner du temps et de réduire les erreurs dans le suivi des inventaires.
LE PROBLÈME
Le musée Autry a pris la décision d’utiliser un système de code-barres unidimensionnels pour résoudre son problème de suivi d’inventaire. Ils ont identifié trois processus importants qui devaient être réussis pour que la solution fonctionne efficacement :
- La création de code-barres adaptés aux données.
- Vérifier que les objets ne couraient aucun risque de dégâts en étant à proximité du support de code-barres.
- Trouver une méthode fiable pour télécharger les données dans la base de données.
De plus, à mesure que les pièces des collections étaient relogées et emballées, il est devenu essentiel de suivre les contenants conteneurs de type plateaux, boîtes, chariots et caisses.
Les responsables des collections et de la conservation au musée Autry ont travaillé ensemble pour savoir quoi utiliser en matière d’étiquettes, de polices de codes-barres, de méthode d’impression et de support média. Les étiquettes devaient pouvoir être lues par des scanneurs autant que par l’œil humain, elles devaient être durables, et les supports média devaient être neutres et ne pas endommager les objets. Les responsables des collections ont ensuite travaillé avec le département Informatique pour trouver un moyen d’enregistrer les informations scannées dans la base de données. Dans le bâtiment d’origine, où la majorité des objets étaient entreposés, il n’y avait pas d’accès sans fil au réseau informatique. De 2006 à 2011, des scanneurs fonctionnant avec le système d’exploitation Windows CE ont été utilisés. Ils ont d’abord été connectés à des machines locales puis au réseau par l’intermédiaire de socles. Un processus à plusieurs étapes permettait de télécharger les données dans la base de données. C’était laborieux, mais représentait une nette amélioration par rapport aux notes prises à la main.
LA SOLUTION
En 2003, le musée Autry a choisi le système de gestion de collection Mimsy XG d’Axiell pour sa réputation de simplicité dans la mise en œuvre et son point fort dans les collections d’histoire d’Histoire culturelle. Le musée Autry a pu utiliser les champs de données de Mimsy XG pour produire des étiquettes de code-barres qui peuvent être lues à la fois par des scanneurs et par l’œil humain. En 2011, le musée Autry a demandé à Axiell de l’aider à standardiser ses processus de téléchargement de données. La première étape consistait à mettre en place un système permettant de télécharger directement les données dans la base de données Mimsy XG par l’intermédiaire du scanneur Windows CE.
Point essentiel, les spécialistes des données d’Axiell ont constaté un problème posé par des conteneurs contenants emboîtés dans des contenants conteneurs plus larges, et ont développé une solution pour organiser ces données et éviter toute erreur les concernant. Cette structure de données standardisée a permis au musée Autry de suivre pour la première fois les contenants conteneurs vides.
En 2015, le musée (qui avait désormais installé un solide réseau sans fil) est passé à des appareils iOS et a mis en œuvre Axiell Move, une application qui fonctionne sur les appareils mobiles comme les ordinateurs portables ou les Smartphones, pour lire et suivre les mouvements de chaque objet en temps réel sur son réseau sans fil.
LES AVANTAGES
Axiell Move s’est avérée facile à utiliser, et le musée a immédiatement constaté que le nouveau processus était considérablement plus efficace, plus facile à comprendre que les appareils précédents, et bien supérieur à la méthode de saisie à la main. Avec l’ajout de groupes d’utilisateurs supplémentaires, le processus de formation est devenu simple et standardisé. L’interface familière du système iOS a grandement facilité la formation.
Depuis la mise en place du système de codes-barres, le musée a réussi à déménager plus de la moitié des collections lors d’un processus complexe en deux étapes. La localisation a été correctement mise à jour sans nécessiter l’ajout de personnes supplémentaires pour effectuer la saisie de ces données.
Rebecca Menendez, directrice du service informatique et technologie au musée Autry, a déclaré : « Les produits Axiell sont vraiment flexibles et faciles à mettre en place. Chaque département a des besoins particuliers dans la manière de produire et de consulter les données, et Axiell me permet de personnaliser cela. Les données peuvent être produites et consultées de différentes manières, pour répondre à différents besoins, tout en étant enregistrées dans une seule base de données. L’ensemble du processus permet au musée de gagner du temps et d’économiser ses ressources. »
