Digitální evidence archeologického dědictví přináší nové možnosti, ale zároveň klade vysoké nároky na správu dat. Archeologická pracoviště i muzea často pracují se stejnými informacemi ve více informačních systémech, což znamená opakované zadávání údajů, zvýšenou administrativní zátěž i větší riziko chyb.
Právě na tento problém reaguje projekt PRAK-25-45 Integrovaná evidence archeologických fondů v České republice: pilotní řešení pro otevřené sdílení dat, který vzniká ve spolupráci společnosti Axiell s.r.o. a Archeologického ústavu AV ČR.
Cílem projektu je dále rozvinout integraci mezi sbírkovým evidenčním systémem MUSEION a Archeologickou mapou ČR (AMČR) tak, aby byla správa archeologických dat snadnější, přesnější a co nejvíce automatizovaná.
Obousměrná komunikace mezi MUSEIONem a AMČR
Nové řešení nepřináší pouze export dat z MUSEIONu do AMČR. Integrace je navržena jako obousměrná komunikace, která umožňuje sdílet a synchronizovat data mezi oběma systémy podle aktuální potřeby.
To znamená, že uživatelé budou moci nejen odesílat údaje z muzejní evidence do AMČR, ale také využívat informace uložené v AMČR přímo při práci v systému MUSEION.
Co nová integrace umožní?
Rozvoj integrace zahrnuje několik nových scénářů:
Export dat do AMČR
Po zapsání archeologického nálezu do muzejní evidence lze údaje o nálezu kliknutím na jedno tlačítko přímo exportovat do AMČR-PAS (Portál amatérských spolupracovníků) určeného pro správu samostatných nálezů.
Export dat lze provést nejen jednotlivě, ale také hromadně pro větší množství nálezů, což výrazně zrychlí práci institucím spravujícím rozsáhlé archeologické fondy.
Aktualizace inventárního čísla
Zapsání archeologických nálezů do muzejní evidence je proces, který obvykle probíhá v několika krocích.
V praxi bývá nález nejprve zaevidován do pomocné evidence, kde získá pracovní evidenční číslo. Teprve po jeho zařazení do sbírky obdrží své finální inventární číslo.
Právě tento údaj bylo následně nutné v AMČR ručně opravit.
Nová funkcionalita MUSEIONu umožní provést aktualizaci evidenčního čísla v AMČR klikem na jedno tlačítko. Díky tomu zůstávají informace synchronizované i po dokončení procesu katalogizace.
Přehled o uložení archeologických nálezů
Nová funkcionalita propojí AMČR se sbírkovou evidencí MUSEIONu. Uživatelé AMČR tak budou moci přímo z karty archeologického projektu nebo akce zjistit, ve kterých paměťových institucích jsou nálezy uloženy a v jakém rozsahu jsou evidovány.
Informace se načítají na vyžádání prostřednictvím integrace, což usnadňuje orientaci v archeologických fondech a zpřístupňuje důležité souvislosti napříč oběma systémy.
Import údajů z AMČR
Integrace umožní také využívat data z Archeologické mapy ČR přímo v MUSEIONu. Pokud je k evidovanému nálezu doplněn identifikátor AMČR, systém vytvoří propojení s příslušným záznamem v AMČR a umožní načíst vybrané informace přímo na evidenční kartu.
Díky tomu lze snadno doplnit údaje o okolnostech nálezu nebo archeologickém výzkumu bez nutnosti jejich ručního přepisování.
Hromadný import nálezů z externího zdroje
Součástí projektu je také možnost hromadného importu nálezů do MUSEIONu z externích zdrojů, to usnadní převzetí větších datových celků a jejich následné zpracování.
Mapování řízených slovníků
Důležitá je i synchronizace řízených slovníků používaných v obou systémech. Díky tomu MUSEION i AMČR používají jednotnou terminologii, a to umožňuje bezpečně automatizovat přenos dat bez nutnosti ruční úpravy slovníkových hesel.
Co nová integrace přinese archeologům?
Hlavním přínosem je výrazné omezení rutinní administrativy a snaha o odstranění opakovaného zadávání stejných údajů.
Cílem je:
- odstranit duplicitní zadávání stejných dat do dvou systémů
- lepší informovanost o uložení archeologických nálezů v paměťových institucích
- nižší riziko chyb způsobených ručním přepisem
- lepší konzistenci dat v obou systémech
- úsporu času při každodenní práci archeologů a muzejních pracovníků
Integrace obou systémů tak bude znamenat více prostoru pro odbornou práci, výzkum a péči o archeologické dědictví.
