So wählen Sie ein geeignetes System für das Sammlungsmanagement aus, das Ihnen jetzt und in Zukunft nützt:
- Entspricht die Software den Standards von Museen und Archiven?
Die Branche hat verschiedene Standards und Praktiken zum Sammlungsmanagement entwickelt, um bewährte Verfahren und eine einheitliche Verwaltung von Sammlungen in verschiedenen Institutionen zu gewährleisten. Die Einhaltung von Standards ermöglicht nicht nur die Zusammenarbeit und den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Einrichtungen. Vielmehr fordern viele Förderungen, andere Finanzierungsquellen und nationale Programme zur Validierung von Sammlungen, dass Antragsteller bestimmte Standards erfüllen.
Überlegen Sie also zunächst, welche Standards für Ihre Institution am wichtigsten sind. Ermitteln Sie dann, welche Systeme damit konform sind und Ihnen somit am ehesten dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
- Wer soll das System aktuell nutzen, und wer könnte damit in Zukunft arbeiten?
Eine der wichtigsten technologischen Triebkräfte in allen Branchen ist die Notwendigkeit, dass Informationen zugänglich, nutzbar und integriert sind. Sie werden große Datenmengen in Ihrem Collections Management System (CMS) speichern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie nicht nur überlegen, wer jetzt auf diese Informationen zugreifen muss, sondern auch, wer diese in Zukunft nutzen wird.
Wenn Sie nur eine Abteilung innerhalb einer größeren Institution sind, wollen Sie wahrscheinlich irgendwann einheitliche Verfahren für die verschiedenen Abteilungen und Sammlungstypen entwickeln und die Daten in einem Repository zentralisieren. Wenn Sie ein System haben, das für Ihre Sammlungsart zwar sehr gut geeignet ist, aber nicht weiter skaliert werden kann, müssen Sie es höchstwahrscheinlich ersetzen. Dann gilt es, von vorne zu beginnen.
Sind Sie Teil einer Organisation, die mehrere Institutionen verwaltet? Dann sollten Sie überlegen, wie die Software skaliert werden kann, um den Anforderungen der gesamten Gruppe gerecht zu werden. Denken Sie darüber nach, in eine Software zu investieren, die so skaliert werden kann, dass sie mehrere Sammlungstypen, Archive usw. umfasst und in Zukunft als Hauptdatenquelle dienen kann.
- Wie gut lässt sich die Software mit anderen Technologien integrieren?
Überlegen Sie auch, welche anderen Systeme Sie eventuell integrieren müssen. Aktuell geht es Ihnen vielleicht nur um die Speicherung Ihrer Sammlungsdaten, aber in Zukunft möchten Sie vielleicht auch andere Systeme integrieren, z. B. Systeme zur Verwaltung digitaler Bestände, CRM-Systeme, Websites und Online-Publikationen, Anwendungen und Technologien für die Ausstellungsbeteiligung usw. Wenn Ihr CMS nicht über eine offene API verfügt, werden Sie möglicherweise Schwierigkeiten haben, es in eine umfassendere Technologiestrategie zu integrieren.
- Befindet sich die Software in der Entwicklung?
Haben Sie eine Software ausgewählt, die aktiv weiterentwickelt wird? Gibt es Anzeichen dafür, dass der Entwickler in neue Produkte, Dienstleistungen und Upgrades investiert? Neue Entwicklungen sind ein guter Indikator dafür, dass der Anbieter aktiv in die Zukunft der Software investiert. Die Anforderungen von Sammlungsmanagern, Museen und Archiven verändern sich ständig, und der Kauf eines Systems, das nicht mit der Zeit geht, bedeutet im Grunde den Kauf eines Systems mit einem Verfallsdatum. Es erfüllt vielleicht jetzt Ihre Anforderungen, aber es ist nur eine Frage der Zeit, bis es nicht mehr zweckdienlich ist und Sie wieder an das Zeichenbrett zurückkehren müssen. Vergewissern Sie sich also, dass der Anbieter seine Software aktiv weiterentwickelt.
- Welche Möglichkeiten gibt es, Ihr System in der Zukunft zu erweitern?
Wenn Sie ein CMS eingerichtet haben, ziehen Sie vielleicht den nächsten Schritt in der Entwicklung Ihres Museums oder Ihrer Institution in Betracht. Vielleicht möchten Sie einen groß angelegten Umzug Ihrer Sammlungen bewältigen, die Beteiligung an Ausstellungen erhöhen, sich stärker auf die Verwaltung Ihrer digitalen Bestände konzentrieren oder Ihre Sammlungen online veröffentlichen. Verfügt Ihr favorisiertes CMS über Zusatzprodukte, mit denen Sie weitere Ziele erreichen können, oder müssen Sie für Ihre künftigen Projekte mehrere Anbieter finden? Schauen Sie sich die Zusatzprodukte an, die einen Mehrwert für Ihr System darstellen könnten, und prüfen Sie, ob sie für Ihre künftige Entwicklung nützlich sind.
Wenn Sie auf der Suche nach einer skalierbaren Software zur Verwaltung Ihrer Sammlung sind, können wir Ihnen helfen.
Wir sind der weltweit größte Anbieter von Software für das Sammlungsmanagement und arbeiten mit einigen unserer Kunden bereits seit über 30 Jahren zusammen. Das können wir, weil unsere Lösungen hochgradig skalierbar sind und sich mit den Anforderungen unserer Kunden weiterentwickeln können. Wir arbeiten mit jedem zusammen, von sehr kleinen, aufstrebenden Institutionen bis hin zu einigen der größten und renommiertesten Unternehmen der Welt, und unser Produktportfolio wird ständig weiterentwickelt und erweitert.
Wenn Sie auf der Suche nach einem langfristigen Software-Partner für das Sammlungsmanagement sind, sprechen Sie mit uns über Ihre Bedürfnisse, und wir erstellen Ihnen gerne ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot.
