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Der ultimative digitale Projektplanungsleitfaden für Museen und Institutionen

Holen Sie sich den Leitfaden zur digitalen Projektplanung (Englisch)

Einer der kritischsten Zeitpunkte im Lebenszyklus eines Projekts ist ganz am Anfang – bevor Mockups erstellt werden, bevor eine einzige Zeile Code geschrieben wird und bevor Geld ausgegeben wird. Eine effektive Projektplanung hilft Ihrem Team, die Projektziele zu definieren und die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um sicherzustellen, dass diese Ziele auch erreicht werden.

Laden Sie das Digital Project Planning Paket hier herunter, um loszulegen, und für diejenigen unter Ihnen, die noch nicht mit der Projektplanung vertraut sind, haben wir im Folgenden einige Projektmanagementkonzepte und bewährte Verfahren vorgestellt.

Das Digital Project Planning Paket besteht aus 12 Hauptthemen bzw. Abschnitten. Wir haben diese Konzepte in Workshops und Webinaren verfeinert, und wie immer, wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie sich an uns wenden, und wir führen Sie durch den Prozess.

1. Informationen zum Projekt

Es ist wichtig, den Umfang und die Ziele Ihres Projekts zu definieren. Auf diese Weise können Sie festlegen, was mit dem Projekt erreicht werden soll und was nicht, was letztendlich zu einem Konsens führt, Missverständnisse ausschließt und angemessene Erwartungen festlegt, um Probleme im weiteren Verlauf zu vermeiden.

2. Ziele und Zielsetzungen

Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Was ist Erfolg und was ist Misserfolg? Das Erreichte kann nur dann genau gemessen werden, wenn die Teams das Projekt anhand der gleichen (qualitativen und quantitativen) Erfolgskriterien bewerten. Sorgen Sie dafür, dass sich alle Beteiligten darüber einig sind, wie Erfolg aussieht, und streben Sie ihn dann an.

3. Zielpublikum

Die Identifizierung der Zielgruppe ist von unschätzbarem Wert für die Konzeption des Besuchererlebnisses. Wenn Sie die 7 Fragen in diesem Paket beantworten können, haben Sie einen guten Ausgangspunkt, um Ihre Besucher zu verstehen. Verwenden Sie „Empathy Maps“ und „User Personas“, um Ihre Zielgruppen noch genauer zu definieren.

4. Wichtige Interessengruppen

Die Identifizierung der wichtigsten Stakeholder ist in mehrfacher Hinsicht hilfreich: Indem Sie alle an der Erstellung und Genehmigung Ihres Projekts beteiligten Personen berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit informiert werden und Ihr Zeitplan einen realistischen Prozess widerspiegelt.

5. Budget und Finanzierung

Bei der Ausarbeitung eines Budgets geht es nicht nur um die Anfangskosten, sondern auch um die langfristigen Unterhaltskosten und die wiederkehrenden Kosten. Gehen Sie diese Fragen durch, aber lesen Sie auch unseren Artikel über die Navigation durch den Budgetprozess (Englisch).

6. Lebensdauer und Instandhaltung

Beides ist wichtig, um zu verstehen, welche Ressourcen benötigt werden, um Ihr Programm langfristig erfolgreich durchzuführen. Die Projektbeteiligten sollten eine klare Vorstellung davon haben, wie lange das Projekt in Betrieb sein wird und wie es gewartet werden soll, damit das Ende der Lebensdauer nicht als Misserfolg gewertet wird. Wir haben uns kürzlich ausführlich mit dem Thema Wartung beschäftigt (Englisch).

7. Projekt-Ressourcen

Nun kommt der Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, wer die Projektanforderungen erfüllt und wie die Details des Projekts effektiv an alle beteiligten Parteien kommuniziert werden. Von der internen Produktion bis zur Beschaffung von Zulieferern stellen wir die wesentlichen Fragen.

8. Zeitplan

Ich will nicht das Offensichtliche sagen, aber Projektzeitpläne sind wichtig, um Ressourcen zuzuweisen und ein Team zu einem erfolgreichen Start zu führen. Wir bitten Sie, einen groben Zeitplan zu erstellen, der die wichtigsten (und erreichbaren) Meilensteine enthält. Der Zeitplan sollte mit der Entwicklung des Projekts aktualisiert werden. Es ist hilfreich, auch über Abhängigkeiten und mögliche Hindernisse nachzudenken. Wir bei CultureConnect sind große Fans von Gantt-Diagrammen, aber es gibt eine Vielzahl von Tools, also verwenden Sie das, was für Sie und Ihr Team am besten funktioniert.

9. Konnektivität und Hardware

Auch wenn die Details der Hardware- und Softwareinstallation, der Konnektivität und der Geräte nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich als Projektmanager fallen, sind diese Punkte für den Start von Projekten sowie für die Planung der Wartung und des Budgets unerlässlich. Reißen Sie diese Blätter heraus und geben Sie sie an Ihre IT/AV-Experten weiter, damit Sie einen realisierbaren Wartungsplan aufstellen können.

10. Produktion von Inhalten

Wer produziert Ihre Inhalte? Häufig werden diese Aufgaben zwischen internen Ressourcen und externen Anbietern aufgeteilt. In vielen Fällen hängt das endgültige Design und die Software von den endgültigen Inhalten ab. Hier haben Sie die Möglichkeit, Rollen und Zuständigkeiten festzulegen, Fristen zu kommunizieren und mögliche Konflikte zwischen Inhaltsproduktion, Design und Softwareproduktion aufzuzeigen.

11. Legen Sie los

Vor dem Start gibt es eine Menge zu bedenken. Oft müssen die Mitarbeiter geschult werden, wie man die Software benutzt, wie man die Hardware pflegt und wie man mit Besuchern oder wichtigen Interessengruppen über das Projekt spricht. Zu den Personen, die geschult werden müssen, gehören IT-/AV-Mitarbeiter, Dozenten und Mitarbeiter des Besucherdienstes bis hin zum Sicherheitspersonal.

12. Marketing und Vertrieb

Dies ist ein weiterer wichtiger Abschnitt, den Sie herausreißen und an Ihre Marketing-Gurus weitergeben können. Stellen Sie sicher, dass Ihr Marketingteam genügend Zeit hat, um Materialien vorzubereiten und zu verbreiten, damit Ihr Projekt in den Händen Ihrer Besucher landet.

Holen Sie sich den Leitfaden zur digitalen Projektplanung (Englisch)

Wir empfehlen dringend, das digitale Planungspaket mit einigen unserer Artikel zu kombinieren, insbesondere mit diesen (Englisch):

Gefällt Ihnen das digitale Projektplanungspaket, aber Sie wünschen sich weitergehende Tools für einige der oben genannten Themen? Wir haben das Richtige für Sie! Halten Sie Ausschau nach den nächsten Mini-Paketen, die das Kernpaket für die Planung digitaler Projekte ergänzen werden, das wir hier anbieten.

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