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Wie das Technische Museum Wien einen reibungslosen umzug organisierte

Ein Umzug ist nie einfach zu stemmen – oft sind schwere Möbel dabei und wo die Sachen in der neuen Wohnung stehen sollen, muss geplant werden. Wenn aber das Technische Museum Wien (TMW) ein neues Depot bezieht, dann ist die Herausforderung besonders groß: Tausende Objekte, die zum Teil viele Tonnen wiegen, müssen verlegt werden. Was zählt, sind Planung, Planung, Planung – und die richtige Software.

Das TMW verfügt über mehrere Depots.

Diese sind nötig, denn der Museumsbestand ist deutlich größer als die ausgestellten Objekte vermuten lassen: Während der Gesamtbestand etwa 160.000 Objekte umfasst, werden nur rund zehn Prozent ausgestellt. Da für das Depot der Großobjekte der Mietvertrag Mitte 2017 auslief, war das TMW gezwungen, eine Alternative zu finden. Im Depot lagerten vor allem Verkehrsobjekte, darunter Autos, Motor-und Fahrräder, aber auch andere schwere Objekte wie Lokomotiven, eine Druckstraße und Segelflugzeuge. Neuer Standort wurde das rund 8.500 m² große Depot in Haringsee (NÖ). Das Gebäude wurde in mehrere Abschnitte aufgeteilt: Für Objekte wie Eisenbahnen mit einem Gewicht von bis zu 30 Tonnen gibt es einen Bereich mit Bodenlagerung, in einem weiteren Abschnitt stehen Palettenregale und ein drittes Segment ist für Verkehrsobjekte wie Autos, Sonderfahrzeuge oder Fahrräder vorgesehen.

Eine zuverlässige Datenbank

Während der Neubau des Depots ein relativ einfaches Unterfangen war, bedeutete der Umzug selbst eine große Herausforderung. „Wir haben ca. 1,5 bis zwei Jahre bevor der eigentliche Umzug stattfand und noch während der Planung des Depots begonnen, den Umzug vorzubereiten“, so Harald Wendelin, verantwortlich für das digitale Sammlungsmanagement im TMW. Schon damals fiel der Entschluss, eine Barcode- Lösung für den Umzug der Kollis einzusetzen, weil sie effizienter und sicherer als

andere Methoden war. Der erste wichtige Schritt vor dem Umzug war deshalb eine umfassende Depotinventur. In der Datenbank Axiell Adlib, dem Collection Management System des TMW, wurde jedes Objekt erfasst. Die etwa 10.000 Objekte waren auf rund 2.000 Kolli verteilt, also Transporteinheiten wie Paletten, Schlitten oder Schachteln. Diese Kolli erhielten nun alle einen Barcode. In diesem manuellen Prozess wurden die Transporteinheiten bzw. deren Barcodes mit Bluetooth-Scannern in die Datenbank übertragen und zugleich die Kolli auf Vollständigkeit überprüft.

Nachdem alle Objekte erfasst waren, konnte der eigentliche Transport geplant werden. Dabei ging es nicht nur um den zeitlichen Ablauf, sondern auch um die präzisen Standorte der Objekte und Kolli im neuen Depot – samt Einzeichnen von Planquadraten für die Bodenlagerung. Diese Zielstandorte wurden ebenfalls mit einem Barcode versehen. Die neuen Standorte zu planen, war eine komplexe Aufgabe. Es ging nicht nur darum, wo besonders große oder schwere Objekte gelagert werden, sondern es mussten auch die Paletten den passenden Regalen zugeordnet werden. Größe, Gewicht und Breite der Objekte flossen in die Planung mit ein. Dieser Aufwand lohnte sich jedoch, weil das TMW nun besonders effizient lagern konnte.

Ständiges Controlling in Echtzeit

Ein weiterer Vorteil der vorausschauenden Standortplanung: Schon als die LKW das alte Depot verließen, bereitete das Team des TMW am neuen Standort die Ankunft vor. Sobald ein LKW eintraf, konnte die Ladung direkt ihrem vorbestimmten Platz zugeteilt werden: Gang und Fach standen schon fest. Ungefähr alle zwei Tage wurde zur Sicherheit in der Datenbank überprüft, ob die vorher festgelegten Standorte mit den gescannten übereinstimmten.

Für die Depotübersiedlung setzte das TMW zusätzlich auf Axiell Move, das bereits bei anderen Umzügen genutzt wurde, etwa beim Imperial War Museum in Großbritannien. Die Software kann auf das CMS Adlib aufgesetzt werden. Auf einem herkömmlichen iPhone zeigt die Anwendung dann die Daten des Bestands. War ein Objekt im neuen Depot angekommen, scannten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit App und Aufsteck-Scanner den Barcode und führten damit die Standortänderung in Echtzeit durch. Zugleich konnte auch der Inhalt einer Transporteinheit vor Ort und nach Bedarf kontrolliert werden, weil alle Informationen zum Objekt per App verfügbar waren. So waren die Datenbankinformationen direkt nach dem Verlagern auf dem neuesten Stand.

Insgesamt planten Projektleiter Helmut Lackner und sein Team rund zwei Jahre lang. Der große Aufwand und die Präzision wurden belohnt: Der Umzug ging in wenigen Monaten vonstatten – die ersten Objekte wurden Mitte Dezember 2016 verlegt, die letzten an Ostern 2017. Die genaue Planung und das Zusammenwirken von Adlib, Barcodes und Axiell Move ermöglichten es nicht nur, schnell umzuziehen. Zusätzlich gab es auch keine Fehler beim Transport selber. Für das TMW ein voller Erfolg: „Bei einem Umzug sind besonders Effizienz, Kontrolle und Übersicht wichtig. Es muss immer schnell gehen, weil der Transport über Fremdfirmen erfolgt, was viel Geld kostet“, sagt Harald Wendelin.

Fazit: Wie beim Umzug in eine neue Wohnung, gilt auch beim Verlagern tausender Objekte: Planung ist alles. Wenn die Verantwortlichen sich sorgfältig auf alle Eventualitäten vorbereiten, steht einer erfolgreichen Übersiedlung nichts im Weg – das spart Zeit, Geld und vor allem: Nerven.

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