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Das Autry Museum of the American West

Das Autry Museum of the American West verwendet Barcodes, um den komplexen Umzug der Sammlung und die häufigen Standortwechsel von Artefakten nachzuverfolgen

Das Autry Museum of the American West ist ein Museum im kalifornischen Los Angeles, das sich der Erforschung der Geschichte des amerikanischen Westens widmet. Auf drei Gebäude verteilt, präsentiert das Museum ein breites Spektrum an Ausstellungen und öffentlichen Programmen wie Lesungen und Vorträge, Film und Musik, Theater und Festivals und bietet Forschungs- und Bildungsangebote an.

HINTERGRUND

Als sich im Jahr 2003 das Autry Museum of the American West und das Southwest Museum of the American Indian zusammenschlossen, wuchs die Sammlung insgesamt auf mehr als eine halbe Million Stücke an. 2005 wurde beschlossen, den größten Teil dieser Sammlungen neu unterzubringen und umzusiedeln.

Traditionell bediente sich das Personal eines manuellen Prozesses, bei dem jeder Umzug eines Objekts schriftlich protokolliert und später in die Datenbank eingegeben wurde. Diese Methode war nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig. Das sich über viele Jahre erstreckende und sehr facettenreiche Sammlungsprojekt veranlasste das Museum, nach einer effektiven und flexiblen IT-basierten Lösung zu suchen, mit der sich bei der Dokumentation des Bestands Zeit sparen und fehlerhafte Angaben vermeiden ließen.

DIE HERAUSFORDERUNG

Das Autry Museum entschied sich für ein eindimensionales Barcode-System als Lösung für die Bestandsverfolgung. Es wurden drei wichtige Komponenten identifiziert, die als Bestandteile einer effizienten Lösung benötigt wurden:

  1. Die Einrichtung von Barcodes, die für die Daten geeignet sind.
  2. Die Sicherstellung, dass die Objekte sicher in der Nähe der Barcode-Datenträger sind.
  3. Eine zuverlässige Art, die Daten zur Datenbank hochzuladen.

Zusätzlich mussten, da die Sammlungsstücke umgesiedelt und verpackt wurden, Behälter wie Schubladen, Boxen, Wagen und Kisten nachverfolgt werden können.

Mitarbeiter des Autry Museums für die Sammlungen und Bestandserhaltung arbeiteten zusammen, um zu entscheiden, welche Label, Barcode-Formate, Druckmethoden und Datenträger verwendet werden sollten. Die Label mussten von Scanner und von Menschen gelesen werden können, sie mussten haltbar sein und die Medien mussten neutral und schonend für die Objekte sein. Die Sammlungsmitarbeiter des Autry Museums arbeiteten anschließend mit der IT-Abteilung zusammen, um einen Weg zu finden, die eingescannten Informationen in die Datenbank zu überführen. In dem historischen Gebäude, in dem sich die Mehrheit der Objekte befand, gab es keinen drahtlosen Zugang zum IT-Netzwerk. Von 2006 bis 2011 wurden Scanner mit einem Windows CE-Betriebssystem verwendet. Diese wurden zunächst mit den Rechnern vor Ort und anschließend mittels Dockingstationen mit dem Netzwerk verbunden. Es wurde ein mehrstufiger Prozess verwendet, um die Daten zur Datenbank hochzuladen. Auch wenn es ein umständlicher Prozess war, stellte er dennoch eine deutliche Verbesserung gegenüber der manuellen Eingabe dar.

DIE LÖSUNG

2003 wählte das Autry Museum das Sammlungsmanagementsystem Mimsy XG von Axiell aufgrund des guten Rufs wegen seiner einfachen Umsetzung und seiner Stärke für naturkundliche Sammlungen. Mit den Datenfeldern von Mimsy XG ist das Autry Museum in der Lage, Barcode-Label zu erstellen, die sowohl für Scanner als auch für Menschen lesbar sind. 2011 wandte sich das Autry Museum an Axiell, um Hilfe bei der Verbesserung der Datenladeprozesse zu erhalten. In einem ersten Schritt wurde ein System eingerichtet, das es erlaubte, die Daten direkt vom Windows CE-Scanner in die Mimsy XG-Datenbank hochzuladen.

Bemerkenswerterweise identifizierten die IT-Experten von Axiell Probleme mit Objektbehältern, in denen sich noch kleinere Behälter befanden, und entwickelten eine Lösung, mit der diese Daten organisiert und Fehlern vorgebeugt werden konnten. Die so gestraffte Datenstruktur erlaubte es dem Autry Museum auch, zum ersten Mal leere Behälter nachzuverfolgen.

2015 führte das Museum (jetzt mit einem soliden drahtlosen Netzwerk ausgestattet) ein Upgrade auf iOS-Geräte durch und implementierte Axiell Move, eine Anwendung, die auf mobilen Geräten wie Laptops und Smartphones läuft, um die Bewegungen jedes einzelnen Objekts in Echtzeit über das drahtlose Netzwerk verfolgen zu können.

DIE VORTEILE

Axiell Move hat sich als leicht bedienbar erwiesen, und die Mitarbeiter erlebten den neuen Prozess als deutlich effizienter und begreifbarer als die alten Geräte und als definitiv der manuellen Eingabe der Standorte überlegen. Als das Autry Museum zusätzliche Benutzergruppen eingeführt hat, hat sich der Einarbeitungsprozess als einfach und gestrafft erwiesen. Die bereits bekannte iOS-Benutzeroberfläche hat die Schulungen erheblich unterstützt.

Seit der Einführung des Barcode-Systems hat das Museum bisher erfolgreich mehr als die Hälfte der Sammlungen in einem komplexen Zweistufenprozess umsiedeln können. Die Standorte konnten akkurat angepasst werden, ohne dass mehr Personal für die Eingabe dieser neuen Daten nötig gewesen wäre.

Rebecca Menendez, Leiterin der Informations. Technologiedienstleistungen am Autry Museum of the American West kommentiert: „Axiells Produkte sind tatsächlich sehr flexibel und leicht zu implementieren. Jede Abteilung hat ihre speziellen Anforderungen, wie sie Daten erstellen und auf diese zugreifen. Axiell erlaubt hier, dies den jeweiligen Anforderungen anzupassen. Daten können auf eine Vielzahl von Arten erstellt und zugänglich gemacht werden und einer Reihe von unterschiedlichen Bedürfnissen genügen und dennoch in einer einzigen Datenbank gespeichert werden. Mit dem Prozess als Ganzes ist das Museum in der Lage, viel Zeit und Ressourcen zu sparen.“

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