La période actuelle, entre confinement et télétravail, a permis à beaucoup de nos utilisateurs qui n’avaient pas accès aux objets de leur collection de se recentrer sur la gestion de leur base de données en particulier de mettre à jour leur charte de saisie.
Nous en profitons donc que pour faire un point sur cet outil indispensable à la stratégie documentaire de votre institution.
Lorsqu’on utilise un Système de Gestion des Collections (SGC / CMS en anglais) il est indispensable de mettre en place des règles et des normes. Ce sont ces dernières qui non seulement permettront à votre base de données d’être pérenne mais également qui permettront à l’ensemble de vos données de bénéficier d’une recherche efficace et donc d’une meilleure exploitation.
Si la charte de saisie reste sous la tutelle de l’administrateur de la base de données elle doit être envisagée de manière collégiale. Dans une institution il faut donc trouver des règles adéquates s’appliquant à l’ensemble des utilisateurs mais également spécifiques pour chaque département.
Les modèles documentaires de nos bases de données ainsi que nos outils d’administration vous offrent un large panel de possibilités pour structurer au mieux votre charte (champs spécifiques, groupes d’utilisateurs, droits limités par institutions, etc.).
Voici donc en quelques points et une infographie nos conseils pour une charte de saisie réussie.
- Commencer simplement.
- Se référer au manuel documentaire et aux normes institutionnelles.
- Mettre en place les règles de base pour :
- La saisie des numéros d’inventaire, en particulier les anciens ne répondant pas à la norme
- Les dates, leur organisation et leur hiérarchisation
- Les noms des personnes de manière à homogénéiser le fichier (majuscules, minuscule, particules)
- Les titres des œuvres
- La saisie des mesures
- L’organisation des localisations
- Le nommage et le stockage des multimédias.
Ces points doivent devenir des invariants.
- Travailler par corpus. Inutile de vouloir tout couvrir en une fois. Les règles de base étant posées, chaque corpus d’objet dispose de ses propres particularités. Définir des règles de saisie par type d’objet évite de se disperser et permet de stabiliser la charte. Une fois les règles définies pour un corpus faites une impression d’une notice complète et joignez-la à la charte comme référence.
- Penser sa stratégie sur le long terme.
Il faut autant réfléchir en termes de saisie que de recherche pour identifier les problématiques à indiquer dans la charte. Garder également à l’esprit les besoins liés à la publication des collections. Ce qui vous semble clair en usage interne le sera-t-il toujours une fois mis en ligne ? - La charte n’est pas figée elle évolue avec le temps et les besoins.
- La charte est un outil fédérateur, elle permet un usage de la base de données optimisé pour toutes et tous.
Pour toujours avoir sous la main ces quelques conseils voici un petit aide-mémoire (consultable également de manière dynamique).
N’oubliez pas de consulter notre page regroupant nos ressources pour le travail à distance
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